Modificare un processo di approvazione

Mantieni questa opzione attivata se desideri che altri utenti possano allegare il processo di approvazione ai progetti, alle attività e ai problemi creati.

Questa opzione è attivata per impostazione predefinita.

Suggerimento: contrassegnare un processo di approvazione come inattivo è utile quando l’organizzazione non deve più utilizzarlo, ma desideri conservare le informazioni storiche sul suo utilizzo.

Se desideri che il processo di approvazione sia disponibile per progetti, attività, problemi e modelli appartenenti solo a un determinato gruppo, inizia a digitare il nome del gruppo, quindi, quando viene visualizzato, seleziona il nome:

• Se si è un amministratore di sistema o si dispone dell'accesso amministrativo ai processi di approvazione, è possibile visualizzare qualsiasi gruppo del sistema quando si digita il relativo nome. Tutti i gruppi è selezionato per impostazione predefinita.
• Se si è un amministratore di gruppo senza accesso amministrativo ai processi di approvazione, è possibile assegnare il processo di approvazione a qualsiasi gruppo gestito quando si digita il relativo nome. Il Tutti i gruppi non è disponibile.

Questa opzione non è disponibile per i processi di approvazione a utente singolo.

AVVISO: quando si apportano modifiche al processo di approvazione specifico del gruppo, i processi di approvazione esistenti già associati agli elementi di lavoro potrebbero cambiare. Per informazioni su queste modifiche, consulta Effetti delle modifiche al gruppo e al processo di approvazione sui processi di approvazione assegnati.

Per informazioni sull'elenco e sulla gestione dei processi di approvazione del gruppo dalla pagina del gruppo, vedere Processi di approvazione a livello di gruppo.

Per informazioni sull’accesso amministrativo ai processi di approvazione, consulta Concedere agli utenti l'accesso amministrativo a determinate aree.

Selezionare lo stato che attiverà il processo di approvazione sugli elementi di lavoro. Quando un utente aggiorna un elemento di lavoro con questo stato, inizia il relativo processo di approvazione.

Impossibile selezionare lo stesso stato per più percorsi del processo di approvazione.

Gli stati disponibili si basano su quanto selezionato nell’opzione Questa approvazione può essere utilizzata da (illustrato nella tabella precedente):

• Se Tutti i gruppi è selezionato, sono disponibili solo gli stati bloccati a livello di sistema.

• Se è selezionato un gruppo specifico, sono disponibili solo gli stati disponibili per tale gruppo

Per informazioni sul funzionamento del processo di approvazione con gli stati, consulta la sezione Come i processi di approvazione si basano sugli stati nell’articolo Panoramica del processo di approvazione.

Iniziare a digitare il nome dell'utente, del team o della mansione che si desidera designare come approvatore per questa fase, quindi fare clic sul nome quando viene visualizzato nell'elenco a discesa. Puoi aggiungere solo utenti attivi, ruoli e team.

SUGGERIMENTO:

Quando aggiungi un utente come approvatore, osserva l’avatar, il Ruolo principale dell’utente o il suo indirizzo e-mail per distinguere gli utenti con nomi identici. Gli utenti devono essere associati ad almeno una mansione per visualizzarla quando vengono aggiunti.

Per consentire agli utenti di visualizzare le e-mail degli utenti, nel proprio livello di accesso deve essere abilitata l’impostazione Visualizza informazioni di contatto. Per informazioni, consulta Concedere l’accesso agli utenti

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NOTA:

L'aggiunta di un utente, un team o un ruolo come approvatore non concede automaticamente le autorizzazioni per l'oggetto associato a tale approvazione. Ricevono le autorizzazioni per l’oggetto quando viene attivato il passaggio di approvazione. In caso contrario, gli oggetti devono essere condivisi con loro prima di poter prendere una decisione di approvazione.

È inoltre possibile designare una persona come approvatore specificandone il ruolo. È ad esempio possibile assegnare un Proprietario progetto, uno Sponsor progetto, un Proprietario Portfolio, un Proprietario programma o un Manager come approvatore. Queste opzioni vengono visualizzate automaticamente quando si inizia a digitare.

IMPORTANTE:

• Quando si assegna un'approvazione allo sponsor del progetto e nessuno viene designato come sponsor di un progetto, l'approvazione viene riassegnata al proprietario del progetto. Se nessuno è designato come proprietario del progetto, l’approvazione viene assegnata all’amministratore di Workfront.

• Quando si assegna un'approvazione a un ruolo e all'opzione L'approvatore non deve necessariamente essere nel team di progetto è disabilitato, ma nessun ruolo nel team di progetto corrisponde al ruolo nell’approvazione; l’approvazione viene riassegnata al proprietario del progetto. Per informazioni sulle impostazioni di approvazione, consulta Configurare le impostazioni di approvazione globali.

• Quando si assegna un'approvazione al proprietario del progetto e nessuno viene designato come proprietario di un progetto, l'approvazione viene riassegnata all'amministratore principale di Workfront come indicato nella sezione Informazioni cliente nell'area Configura. Per informazioni, consulta Configurare le informazioni di base per il sistema.

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  Quando si assegnano mansioni come approvatori, tutti gli utenti associati a tale mansione che sono anche nel team del progetto possono prendere una decisione sull'approvazione.

  Quando si assegna un team come approvatore, qualsiasi utente del team può prendere una decisione in merito all'approvazione.

  Per ulteriori informazioni sul team del progetto, vedi Panoramica del team del progetto. Per ulteriori informazioni sull'approvazione del lavoro, vedere Approvazione del lavoro.

(Visualizza solo se si aggiungono più approvatori all'area di visualizzazione) Selezionare questa opzione se uno qualsiasi degli approvatori nell'area di visualizzazione può approvare o rifiutare l'elemento di lavoro in questa fase. Questa azione consente all'elemento di lavoro di uscire dall'area di visualizzazione.

Se questa opzione non è selezionata, tutti gli approvatori identificati devono approvare o rifiutare lo stadio (in qualsiasi ordine) prima che l'elemento lasci lo stadio. Se uno qualsiasi degli approvatori rifiuta la fase, il processo si interrompe e ricomincia in modo da poter apportare le modifiche necessarie. Quindi gli approvatori possono approvare o rifiutare di nuovo la fase.

Quando un team viene designato come approvatore, qualsiasi membro del team può concedere o rifiutare una fase.

Selezionare l'azione che si desidera eseguire se l'elemento di lavoro viene rifiutato in una qualsiasi fase del percorso:

• Segnalare un problema: (Disponibile solo per i processi di approvazione dei progetti e delle attività) Viene creato un problema nel progetto o nell’attività in cui è in esecuzione il processo di approvazione. La risorsa assegnata predefinita all'attività, o il proprietario del progetto, è assegnato al problema. Per impostazione predefinita, il nome del problema creato è Approvazione rifiutata (nome progetto o attività). Si tratta di un problema di rifiuto, immesso sotto l’attività o il progetto, a seconda del processo di approvazione in cui si è verificato il rifiuto.

• Imposta stato su: scegli una delle seguenti opzioni:

  • Stato precedente: il progetto, l’attività o il problema rifiutato torna allo stato precedente allo stato che attiva il processo di approvazione.

  • Qualsiasi altro stato nell’elenco: l’oggetto rifiutato si sposta sullo stato scelto, ad esempio In sospeso. È possibile scegliere uno degli stati predefiniti o uno degli stati personalizzati aggiunti al sistema Workfront.

    Se si seleziona uno stato associato a un processo di approvazione come stato di rifiuto per un percorso di approvazione, l’oggetto rifiutato si sposta sullo stato selezionato e verrà contrassegnato come “In attesa di approvazione”.

    Ad esempio, selezionando In sospeso con lo stato In sospeso associato a un processo di approvazione, l’oggetto rifiutato passa allo stato “In sospeso - In attesa di approvazione” e richiede l’approvazione.

    Per un processo di approvazione a livello di sistema, sono disponibili solo gli stati a livello di sistema.

    Per un processo di approvazione specifico del gruppo, sono disponibili tutti gli stati del gruppo. Sono inclusi tutti gli stati personalizzati creati specificatamente per il gruppo dall’amministratore del gruppo e tutti gli stati a livello di sistema.

    Per informazioni sul funzionamento del processo di approvazione con gli stati, consulta la sezione Come i processi di approvazione si basano sugli stati nell’articolo Panoramica del processo di approvazione.