Erstellen eines erweiterten Korrekturabzugs mit einem einfachen Workflow
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Mit einem einfachen Workflow können Sie mehrere Prüfer zu einem Korrekturabzug hinzufügen, sie sind jedoch nicht in Phasen unterteilt. Alle Reviewer, die Sie hinzufügen, können sofort nach der Erstellung auf den Korrekturabzug zugreifen.
Zugriffsanforderungen
Sie müssen über folgenden Zugriff verfügen, um die Schritte in diesem Artikel ausführen zu können:
Neu: Beliebig
Aktueller Plan: Pro oder höher
Legacy-Plan: Auswählen oder höher
Weitere Informationen zum Proofing-Zugriff für die verschiedenen Pläne finden Sie unter Zugriff auf die Proofing-Funktionalität in Workfront.
Neu: Standard
Aktuell: Arbeit oder Plan
Legacy-Plan: Beliebig (Proofing muss für den Benutzer aktiviert sein)
*Wenden Sie sich an Ihren Workfront- oder Workfront Proof-Administrator, um herauszufinden, über welchen Plan, welche Rolle oder welches Proof-Berechtigungsprofil Sie verfügen.
Erstellen eines erweiterten Korrekturabzugs mit einem einfachen Workflow
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Wechseln Sie zum Projekt, zur Aufgabe oder zum Problem, in dem bzw. dem Sie den Korrekturabzug anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Dokumente.
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Klicken Sie Neu hinzufügen > Testversand, laden Sie den Inhalt hoch und bearbeiten Sie dann die unten aufgeführten Abschnitte.
oder
Bewegen Sie den Mauszeiger über ein vorhandenes Dokument, klicken Sie dann auf Korrekturabzug erstellen > Erweiterter) und durchlaufen Sie die unten aufgeführten Abschnitte.
Konfigurieren des Workflows und Hinzufügen von Reviewern
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Wählen Sie im Abschnitt Workflow-Typ die Option Allgemein.
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Geben Sie die Benutzer an, die Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie dann die Rolle Testversand aus.
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In der folgenden Tabelle sind die einzelnen Rollen und die damit verbundenen Rechte aufgeführt.
Korrekturabzug anzeigenHinzufügen von MarkierungenKommentare hinzufügenEigene Kommentare bearbeiten, wenn keine Antworten vorhanden sindEntscheidung treffenLöschen von Kommentaren andererKommentare auflösenAktionen auf Kommentare anwendenBearbeiten des KorrekturabzugsKorrekturabzug für andere freigebenNeue Version erstellenAnzeigen von Genehmigungsanfragen im Bereich „Startseite“Neue Reviewer hinzufügenSchreibgeschützt✓✓✓Prüfer✓✓✓✓✓✓Genehmigende Person✓✓✓✓✓Prüfer und genehmigende Person✓✓✓✓✓✓✓✓author✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓Moderator✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓✓ -
Benutzende mit neuen Workfront-Plänen können allen Benutzenden im System Autoren- oder Moderatorrollen gewähren. Benutzer mit älteren Plänen können Autoren- oder Moderatorrollen an jeden Benutzer mit einer Proof-Lizenz im System vergeben.
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(Optional) Wählen Sie bei weiterhin geöffnetem Dropdown-Menü unten im Menü alle verfügbaren zusätzlichen Berechtigungen aus:
Auflösen von Kommentaren und Anwenden von AktionenErmöglicht dem Workfront-Benutzer Folgendes:
- Lösen Sie einen Kommentar nach der Adressierung auf, wie unter Korrekturabzugskommentare auflösen erläutert.
- Wenden Sie Aktionen auf Kommentare an, wie unter Verwenden von Aktionen für Korrekturabzugskommentare erläutert.
Korrekturabzug durch Taggen teilenErmöglicht dem Prüfer, dem Korrekturabzug beliebige Workfront-Benutzende hinzuzufügen, wie unter Freigeben eines Korrekturabzugs durch Benutzende von Tags beschrieben.
Hinweis:
Wenn diese beiden Optionen nicht verfügbar (abgeblendet) sind, verfügt der Benutzer bereits über ein Berechtigungsprofil, das das Auflösen von Kommentaren, das Anwenden von Aktionen auf Kommentare und das Tagging von Benutzern ermöglicht.
Wenn die Optionen nicht angezeigt werden, ist die hinzugefügte Person kein Workfront-Lizenzinhaber.
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Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 für alle anderen Benutzer, die Sie dem Korrekturabzug hinzugefügt haben.
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Wählen Sie für jeden Benutzer, den Sie freigeben, in der Dropdown-Liste E-Mail den E-Mail-Warnhinweistyp aus, den dieser Benutzer erhält, wenn Benutzer Kommentare zum Korrekturabzug eingeben und Entscheidungen treffen:
Alle AktivitätenWorkfront sendet jedes Mal eine E-Mail an den Prüfer, wenn eine Aktivität im Korrekturabzug stattfindet, z. B. ein neuer Kommentar, eine neue Antwort oder eine neue Entscheidung.
Dies ist eine hervorragende Option für die Person, die den Proofing-Prozess verwaltet, da sie die Aktivität direkt sehen kann.
Benutzende erhalten keine E-Mail-Benachrichtigung über ihre eigene Aktivität.
Antworten auf meine KommentareEine E-Mail wird nur dann an den Prüfer gesendet, wenn jemand explizit auf seinen Kommentar antwortet (dies schließt die eigenen Antworten auf seine eigenen Kommentare aus). Das bedeutet, dass, wenn jemand auf dem Korrekturabzug einen neuen Kommentar abgibt, der Prüfer nicht benachrichtigt wird.
Diese Einstellung wird für Ihre Kunden auf dem Korrekturabzug empfohlen, damit sie nicht über andere Kommentare zu dem Korrekturabzug benachrichtigt werden und nur über Antworten auf ihre eigenen Kommentare.
Reviewer mit dieser E-Mail-Warnhinweiseinstellung werden zwar nicht über andere neue Kommentare benachrichtigt, sie können jedoch alle Kommentare zum Korrekturabzug in der Proofing-Anzeige anzeigen.
Weitere Informationen zu Kommentaren finden Sie unter Kommentare zu Korrekturabzügen anzeigen und.
EntscheidungenWorkfront sendet eine E-Mail nur dann an den Validierungsverantwortlichen, wenn jemand eine Entscheidung trifft.
Dies kann für die Person nützlich sein, die den Genehmigungsprozess verwaltet (z. B. einen Projektmanager) und den Fortschritt beim Korrekturabzug überwachen muss, um zu sehen, welche Benutzer ihre Entscheidung getroffen haben.
Sie werden über Ihre eigene Entscheidung nur benachrichtigt, wenn Sie beim Senden Ihrer Entscheidung eine E-Mail-Bestätigungsoption auswählen.
Finale EntscheidungWorkfront sendet eine E-Mail, wenn die letzte genehmigende Person für den Korrekturabzug ihre Entscheidung getroffen hat.
Dieser Warnhinweis wird häufig vom Designer verwendet, der normalerweise nicht an der eigentlichen Überprüfungsdiskussion teilnehmen muss. Wenn die endgültige Entscheidung getroffen wird, wird der Designer benachrichtigt und kann dann die erforderlichen Änderungen vornehmen.
Dieser Warnhinweis kann auch für einen Abteilungsleiter nützlich sein, der erst benachrichtigt werden muss, wenn der Überprüfungsprozess abgeschlossen ist.
Stündliche ZusammenfassungWorkfront sendet stündlich eine E-Mail mit einer Zusammenfassung aller Kommentare, Antworten und Entscheidungen, die in dieser Stunde aufgetreten sind, an die validierungsverantwortlichen Personen.
Die E-Mail wird nur gesendet, wenn innerhalb der letzten Stunde eine andere Aktivität als die eigene stattgefunden hat.
Dieser Warnhinweis bietet eine gute Möglichkeit, einen Überblick über das Projekt zu erhalten.
Ein Anwendungsbeispiel für diese Zusammenfassung ist ein leitender Prüfer, der einen Überblick über das Projekt benötigt, aber nicht sofort über alle Aktivitäten im Korrekturabzug benachrichtigt werden muss.
Tägliche ZusammenfassungWorkfront sendet eine E-Mail mit allen Kommentaren, Antworten und Entscheidungen nur an Tagen, an denen außer Ihrer eigenen Aktivität eine andere Aktivität stattfindet.
Dieser Warnhinweis bietet eine gute Möglichkeit, eine Zusammenfassung des Projekts anzuzeigen, ohne im Laufe des Tages durch mehrere Updates überfordert zu werden.
Ein Anwendungsbeispiel für diese Zusammenfassung ist ein Abteilungsleiter, der den Gesamtfortschritt des Projekts überwachen möchte.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Benachrichtigungen für Kommentare und Entscheidungen zu Korrekturabzügen.
Keine E-MailWorkfront sendet keine E-Mail-Warnungen.
Dies ist für Personen nützlich, die einem Korrekturabzug nur zu Referenzzwecken hinzugefügt werden und nicht über Änderungen benachrichtigt werden müssen.Der Systemstandard lautet „Tägliche Zusammenfassung“ (wird auch als „Nicht festgelegt“ angezeigt). Wenn Sie oder Ihre Prüfer keine anderen Änderungen vornehmen, haben alle Ihre Korrekturabzüge diese Einstellung.
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Fahren Sie mit E-Mail-Einstellungen für den Korrekturabzug konfigurieren unten fort.
E-Mail-Einstellungen für den Testversand konfigurieren
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Wählen Sie im Abschnitt E-Mail Benachrichtigung) aus, ob Sie E-Mail-Benachrichtigungen und eine benutzerdefinierte Nachricht an die Benutzerinnen und Benutzer senden möchten, die Sie zuvor in Erstellen eines erweiterten Korrekturabzugs mit einem einfachen Workflow in diesem Artikel ausgewählt haben:
Empfänger über diesen Korrekturabzug benachrichtigenWählen Sie diese Option, um Benutzern eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden. Wenn Einfache Freigabe im Abschnitt Workflow ausgewählt ist, wird bei der Erstellung des Korrekturabzugs eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet. Wenn Automatisierter Workflow im Abschnitt Workflow ausgewählt ist, wird eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet, wenn der Korrekturabzug in den Schritt des automatisierten Workflows eintritt, mit dem der Benutzer verknüpft ist.Benutzerdefinierte Nachricht hinzufügenWählen Sie diese Option, um eine benutzerdefinierte Nachricht in die Benachrichtigung aufzunehmen. Sie können einen Betreff und einen Nachrichtentext angeben. Der Nachrichtentext kann Rich-Text-Formatierungen wie fett, Aufzählungszeichen und Hyperlinks enthalten. -
Fahren Sie mit Testversandeinstellungen konfigurieren unten fort.
Konfigurieren der Einstellungen für Korrekturabzüge
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Wählen Sie Abschnitt Korrekturabzugseinstellungen“ eine der folgenden Optionen aus:
Anmeldung verlangen - Korrekturabzug kann nur für andere Benutzer freigegeben werdenWenn diese Option deaktiviert ist (Standard), kann jeder Benutzer mit der URL den Korrekturabzug anzeigen.
Wenn diese Option ausgewählt ist:- Nur Workfront Proof-Benutzende können den Korrekturabzug anzeigen.
- Benutzende können sich nur dann beim Korrekturabzug anmelden, wenn sie zum Korrekturabzug hinzugefügt wurden.
- Abonnements können nicht aktiviert werden.
Für diesen Korrekturabzug ist nur eine Entscheidung erforderlichWenn diese Option ausgewählt ist, wird die Überprüfung abgeschlossen, nachdem einer der Entscheidungsträger seine Entscheidung getroffen hat.
Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.Entscheidungen müssen elektronisch signiert werdenBenutzer müssen ihren Benutzernamen und ihr Kennwort angeben, wenn sie sich für einen Korrekturabzug entscheiden.Korrekturabzug sperren, wenn alle erforderlichen Entscheidungen getroffen werdenWenn diese Einstellung aktiviert ist, wird der Status des Korrekturabzugs gesperrt, nachdem alle Entscheidungen getroffen wurden. Der Status wird automatisch von entsperrt in gesperrt geändert, wenn die endgültige genehmigende Person ihre Entscheidung trifft.
Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.Originaldatei herunterladenWenn diese Option ausgewählt ist, können Prüfer die Originaldatei, aus der der Korrekturabzug erstellt wurde, herunterladen.
Wenn diese Option deaktiviert ist, ist das Download-Symbol nicht mehr sichtbar.
Diese Option ist standardmäßig aktiviert.Korrekturabzug über öffentliche URL oder eingebetteten Code freigebenWenn diese Option ausgewählt ist, kann der Korrekturabzug über eine öffentliche URL oder einen Einbettungs-Code freigegeben werden.Testversand über öffentliche URL oder Einbettungs-Code abonnierenWenn diese Option ausgewählt ist, können Personen, die dem Korrekturabzug nicht explizit hinzugefügt wurden, den Korrekturabzug abonnieren. Der Person, die den Korrekturabzug abonniert, wird die Rolle und die E-Mail-Adresse zugewiesen, die Sie in den folgenden Einstellungen definieren:
- Abonnentenrolle Die Standardrolle für den Korrekturabzug, die allen Reviewern zugewiesen ist, die den Korrekturabzug abonnieren.
- E-Mail-Warnhinweiseinstellungen für Abonnenten: Der E-Mail-Warnhinweis, der standardmäßig allen Reviewern zugewiesen wird, die den Testversand abonniert haben.
- Zugriff auf Korrekturabzug über einen E-Mail-Link erforderlich für Konfigurieren Sie, ob der Abonnent eine E-Mail mit einem Link zum Korrekturabzug erhält. Sie können zwischen Keine E-Mail (für den Zugriff auf den Korrekturabzug ist kein E-Mail-Link erforderlich), Nur E-Mail-Benachrichtigung über den Korrekturabzug (der Abonnent erhält einen Link zum Korrekturabzug per E-Mail ohne Bestätigung) oder E-Mails zur Validierung und des Korrekturabzugs (der Abonnent erhält einen Link zum Korrekturabzug per E-Mail und muss auf den Link klicken, um auf den Korrekturabzug zuzugreifen. Diese Option dient dazu, sicherzustellen, dass die Person eine korrekte E-Mail-Adresse eingegeben hat, auf die er Zugriff hat).
Hinweis: Wenn an die Korrekturabzüge ein automatisierter Workflow angehängt ist, generieren alle Abonnements Bestätigungs-E-Mails an die Verantwortlichen des Korrekturabzugs, damit sie entscheiden können, zu welchem Schritt die Person hinzugefügt werden soll.
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Klicken Sie Korrekturabzug erstellen.
Workfront erstellt nun einen Korrekturabzug für die ausgewählten Dokumente oder Websites. Je nach Dateigröße und -typ kann die Verzögerungszeit beim Hochladen eines Dokuments variieren. Seien Sie geduldig, da die Generierung größerer Dateien länger dauert. Wenn Sie die Seite verlassen, erstellt Workfront weiterhin die Datei. Die maximale Größe des Datei-Uploads beträgt 4 GB.
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Klicken Sie nach der Erstellung des Korrekturabzugs auf Korrekturabzug öffnen, um die Korrekturabzugsansicht zu starten.
Benutzer, für die das Proofing nicht aktiviert ist, können weiterhin das Dokument anzeigen und Kommentare zum Korrekturabzug abgeben.