Condividere un documento
L'amministratore di Workfront controlla chi può visualizzare o modificare i documenti nell'area Livelli di accesso nel programma di installazione. Per ulteriori informazioni, vedere Concedere accesso ai documenti.
Gli utenti possono anche condividere i documenti che hanno caricato o accesso, dando ad altri autorizzazione per visualizzarli o gestire loro.
- Le autorizzazioni si applicano ai singoli elementi e definiscono le azioni che un utente può intraprendere.
- La persona che carica un documento ottiene automaticamente il pieno controllo (Gestisci autorizzazioni).
- Per condividere un'intera cartella, vedere Condividere una cartella di documenti.
Requisiti di accesso
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|---|---|
| Pacchetto Adobe Workfront | Qualsiasi |
| Licenza Adobe Workfront |
Standard Work o successiva |
| Configurazioni a livello di accesso | Visualizza accesso o superiore agli oggetti che desideri condividere |
| Autorizzazioni oggetto | Visualizzare le autorizzazioni o versioni successive per gli oggetti da condividere |
Per ulteriori informazioni sulle informazioni contenute in questa tabella, vedere Requisiti di accesso nella documentazione di Workfront.
Condividere un documento
Il utente che carica un documento su Workfront dispone delle autorizzazioni di gestione per impostazione predefinita.
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Fai clic sull'icona Main Menu
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Nella pagina Documenti, passa il puntatore del mouse sul documento da condividere e fai clic sulla collegare Dettagli documento visualizzata. Viene visualizzata la pagina Dettagli documento.
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Fai clic sull'icona Altro a destra del nome del documento, quindi fai clic su Condividi
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Nel campo Grant Document accesso to, iniziare a digitare il nome del utente, team, ruolo, gruppo o società con cui si desidera condividere il documento, quindi fare clic sul nome visualizzato nell'elenco a discesa.
note tip TIP È possibile condividere un documento solo con utenti, team, ruoli o società attivi. -
(Facoltativo) Selezionare il menu a discesa Chi ha accesso e selezionare il livello di accesso del documento:
- Solo gli invitati possono accesso: solo gli utenti invitati al documento possono accesso tale documento (impostazione predefinita).
- Tutti gli utenti del sistema possono visualizzare: tutti gli utenti del sistema possono visualizzare il documento senza un invito.
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(Facoltativo) Per rendere pubblico il documento, fai clic sull'icona a forma
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Fare clic sull'elenco a discesa a destra del nome del utente e selezionarne il livello di autorizzazione per questo documento:
- Visualizza: l'utente può rivedere e condividere il documento.
- Gestisci: l'utente ha accesso completo al documento senza diritti amministrativi, che sono concessi a livello accesso (include anche tutte le autorizzazioni Visualizza).
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(Facoltativo) Fai clic sull'icona delle opzioni avanzate accanto al livello di autorizzazione che hai concesso per configurare autorizzazioni specifiche per il documento.
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(Facoltativo) Per disattivare le autorizzazioni ereditate per gli oggetti secondari del documento, fare clic su Disattiva in linea con le autorizzazioni ereditate.
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(Condizionale) Per copiare il collegare pubblico che consente di condividere il documento con utenti esterni, fare clic su Copia collegare pubblico.
note caution CAUTION Si consiglia di prestare attenzione quando si condivide un documento contenente informazioni riservate con utenti esterni. Ciò consente loro di visualizzare le informazioni senza essere un utente di Workfront o parte dell'organizzazione. -
Fai clic su Salva.
Condividere documenti in blocco
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Fai clic sull'icona Main Menu
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Nella scheda Tutti i documenti nella pagina Documenti , tieni premuto Comando (Mac) o Ctrl (Windows) sulla tastiera, quindi fai clic su ciascun documento che desideri condividere.
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Nella parte superiore della pagina, fai clic sull'icona Condividi
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Nel campo Grant document accesso to, iniziare a digitare il nome del utente, team, ruolo, gruppo o società con cui si desidera condividere i documenti, quindi fare clic sul nome visualizzato nell'elenco a discesa.
note tip TIP È possibile condividere documenti solo con utenti, team, ruoli o società attivi. -
(Facoltativo) Seleziona il menu a discesa Chi ha accesso e seleziona il livello di accesso dei documenti:
- Solo le persone invitate possono accesso: solo gli utenti invitati ai documenti possono accesso tale documento (impostazione predefinita).
- Tutti gli utenti del sistema possono visualizzarli: tutti gli utenti del sistema possono visualizzare i documenti senza un invito.
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Fai clic sul menu a discesa a destra del nome del utente e seleziona il livello di autorizzazione per i documenti:
- Visualizza: l'utente può rivedere e condividere i documenti.
- Gestisci: l'utente ha accesso completa ai documenti senza diritti amministrativi, che sono concessi a livello accesso (include anche tutte le autorizzazioni Visualizza).
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(Facoltativo) Fai clic sull'icona delle opzioni avanzate accanto al livello di autorizzazione che hai concesso per configurare autorizzazioni specifiche per i documenti.
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Fai clic su Salva.
Condivisione dei documenti con Adobe Systems storage aziendale
Workfront sta passando alla soluzione di storage aziendale Adobe Systems per fornire una maggiore connettività con Adobe Creative Cloud prodotti. I clienti esistenti saranno spostati al nuovo modello in più fasi. Per ulteriori informazioni sui vantaggi dello storage Adobe Systems enterprise, visita Adobe Systems panoramica dello storage enterprise.
Se il istanza Workfront utilizza Adobe Systems storage aziendale, non è possibile condividere direttamente singoli documenti. È invece necessario concedere accesso a livello di progetto.
Autorizzazioni documento
Le autorizzazioni sono specifiche per un elemento in Workfront e definiscono quali azioni è possibile intraprendere su tale elemento. Per informazioni sulle autorizzazioni per gli oggetti, vedere Panoramica delle autorizzazioni di condivisione sugli oggetti.
Nella tabella seguente sono indicate le autorizzazioni che è possibile concedere agli utenti quando consentono loro di visualizzare o gestire documenti:
* L'azione è condivisa sia da Documenti che da Cartelle documenti.
** È necessario disporre di una licenza di correzione separata associata al account di Workfront per poter provare i documenti. Contatta il tuo responsabile account per informazioni sull'acquisizione di una licenza di correzione. Per ulteriori informazioni sulla verifica in Workfront, vedere Verifica.
Considerazioni sulla condivisione di documenti
Oltre alle considerazioni riportate di seguito, vedere anche Panoramica sulle autorizzazioni di condivisione per gli oggetti.
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La condivisione di un documento è simile alla condivisione di qualsiasi altro oggetto in Workfront. Per informazioni su come condividere documenti in Workfront, vedere Condividere un oggetto.
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È possibile concedere le seguenti autorizzazioni ai documenti:
- Visualizzazione
- Gestione
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È inoltre possibile condividere un documento pubblicamente o a livello di sistema.
note caution CAUTION È consigliabile prestare attenzione quando si condivide un oggetto contenente informazioni riservate con utenti esterni. Questo consente loro di visualizzare le informazioni senza essere utenti di Workfront o parte dell’organizzazione. -
È possibile condividere un documento con un utente che non dispone di un account Workfront aggiungendo il proprio indirizzo di posta elettronica nel campo Concedi accesso al documento.
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Quando si condivide un documento, gli utenti hanno lo stesso accesso a tutte le versioni del documento e a tutte le bozze del documento.
Per ulteriori informazioni sulla verifica in Workfront, vedere la sezione Verifica. -
È possibile ereditare le autorizzazioni per i documenti dagli oggetti a cui sono associati. L'amministratore di Workfront può limitare l'ereditarietà delle autorizzazioni per i documenti nel proprio livello di accesso.
Per ulteriori informazioni sulla limitazione delle autorizzazioni ereditate per i documenti, vedere Crea o modificare i livelli di accesso personalizzati.
È possibile rimuovere manualmente le autorizzazioni ereditate sui documenti. Per ulteriori informazioni, vedere Rimuovi autorizzazioni da oggetti
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Un documento allegato eredita le autorizzazioni solo dall'oggetto in cui è stato allegato. Se si crea una cartella sull'oggetto e si sposta il documento nella cartella, vengono ereditate le autorizzazioni della cartella. Tuttavia, se si crea una cartella su un oggetto padre o nonno e si sposta il documento in tale cartella, non eredita le autorizzazioni di tale cartella.