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Programar libros de trabajo

Last update: Mon May 05 2025 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
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Una vez guardado el libro y completado el análisis, puede compartirlo con otros miembros de su equipo mediante la función de programación. La función de programación permite crear una programación que actualice automáticamente los datos del libro. Y envía por correo electrónico el archivo del libro de Excel como archivo adjunto a la audiencia especificada en una fecha y hora específicas. La configuración de una programación proporciona a los destinatarios actualizaciones regulares automáticamente. También puede utilizar la función de programación para enviar el libro una vez sin programar actualizaciones automáticas.

Puede crear varias programaciones para un solo libro. Por ejemplo, se crean dos programaciones para enviar un libro de trabajo al equipo diariamente y al administrador una vez a la semana.

La función de programación también permite configurar la protección con contraseña de un libro y editar los libros programados anteriormente.

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Vea VideoCheckedOut Programar libros para ver un vídeo de demostración.

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Programar un libro

Para programar un libro:

  1. Seleccione Programar en Report Builder hub para crear una programación de modo que pueda distribuir automáticamente un archivo de Excel de libro (.xlsx) a un individuo o grupo.

    Seleccione el botón Programar para crear una programación. {modal="regular"}

  2. Seleccione Programar libro o Agregar para crear un nuevo libro programado.

    Ventana Programar libros. {modal="regular"}

    El panel de programación muestra información predefinida sobre el libro, como el nombre del libro y la última fecha de modificación del libro.

Archivo

En la sección Archivo, proporciona detalles del tipo de archivo, el nombre y una contraseña para proteger el archivo.

Panel de programación. {modal="regular"}

  1. Use TableSelect para seleccionar el libro actual, si no está seleccionado.

  2. (Opcional) Escriba un nombre de archivo.

    El nombre de archivo predeterminado del libro es el nombre del libro, pero puede cambiarlo si lo desea.

  3. Seleccione un tipo de archivo.

    • Excel
    • PDF
    • CSV

    Cuando seleccione CSV, tenga en cuenta que el libro programado se enviará como archivo adjunto zip. Algunas administraciones de correo electrónico corporativas pueden bloquear el correo electrónico con archivos adjuntos zip. Verá una advertencia en consecuencia.

  4. (Opcional) Seleccione Adjuntar marca temporal al nombre del archivo.

    Puede adjuntar una marca temporal al nombre del archivo para identificar la fecha en que se actualizó el libro. Una marca de tiempo es útil para ver qué versión de un libro se envió en una fecha específica. Al seleccionarlo, puede elegir entre:

    • Formato de fecha ISO, que hace que YYYY-MM-DD se anexe al nombre de archivo.
    • Formato de fecha ISO + marca de hora, lo que hace que YYYY-MM-DD_HH-MM-SS se anexe al nombre de archivo.

  5. Escriba una contraseña en Proteger el libro con contraseña. Una contraseña válida requiere al menos 8 caracteres, un número y un carácter especial. Seleccione VisibilityOff para mostrar la contraseña y Visibility para ocultarla (valor predeterminado).

Correo electrónico

En la sección Correo electrónico, debe proporcionar los destinatarios, el asunto y la descripción del correo electrónico.

Programar configuración de correo electrónico {modal="regular"}

  1. Introduzca los Destinatarios. Puede introducir el nombre de una persona reconocida en su organización. O bien, puede introducir una dirección de correo electrónico de una persona que esté fuera de su organización.

  2. Introduzca el Asunto del correo electrónico y una descripción para sus destinatarios. El asunto adopta como valor predeterminado el nombre de archivo del libro, pero puede modificarlo si es necesario. Puede agregar detalles en la sección de descripción.

  3. Si lo desea, puede escribir una descripción en el área de texto Descripción.

Programación

En la sección Programar, puede definir la programación para enviar los correos electrónicos con el libro de trabajo a los destinatarios.

Definición de horario {modal="regular"}

  1. Seleccione Mostrar opciones de horario para definir una programación.

  2. Escriba una fecha de inicio en A partir del. Como alternativa, seleccione Calendario para elegir una fecha de inicio del calendario.

  3. Escriba una fecha de finalización en Que termine el. Como alternativa, seleccione Calendario para elegir una fecha de finalización del calendario.

  4. Seleccione una frecuencia. Según la frecuencia seleccionada, tiene opciones adicionales. Consulte la tabla siguiente.

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 7-row-2
    Frecuencia Opciones
    Enviar por hora Escriba un valor para Enviar cada número de horas.
    Enviar diariamente Seleccione una Frecuencia diaria: Enviar todos los días, Enviar todos los días de la semana o Frecuencia personalizada.
    Si selecciona Frecuencia personalizada, escriba un valor para Enviar cada número de días.
    Enviar semanalmente Escriba un valor para Enviar cada número de semanas. Y selecciona Día de la semana.
    Enviar mensualmente por día de la semana Seleccione un Día de la semana y una Semana del mes.
    Enviar mensualmente por día del mes Seleccione un valor de Enviar en este día del mes.
    Enviar anualmente por día del mes Seleccione un Día de la semana, una Semana del mes y un Mes del año.
    Enviar anualmente por fecha específica Seleccione un Mes del año y elija un valor entre Enviar en este día del mes.

Enviar

Para enviar el libro:

  • Si no ha definido una programación con Mostrar opciones de programación, seleccione Enviar ahora para enviar el libro por correo electrónico inmediatamente.
  • Si ha definido una programación con Mostrar opciones de programación, seleccione Enviar según lo programado para enviar el libro por correo electrónico según la programación que haya definido.

En ambos casos, verá un mensaje de confirmación en la parte inferior de Report Builder hub.

Para cancelar el envío del libro, seleccione Cancelar.

Ver y administrar libros programados

Puede ver y administrar todos los libros programados en la ficha Libros.

  1. Seleccione Horario en Report Builder Hub

  2. Seleccione la ficha Libros. Verá una lista de todos los libros programados.

    Libro programado {modal="regular"}

    Puede pasar el ratón sobre el icono para ver el estado de un libro programado.

    Use Buscar para buscar libros programados específicos.
    Use ColumnSetting para definir qué columnas mostrar.

  3. Seleccione uno o varios libros.

    Programar libros seleccionados {modal="regular"}

    Las opciones disponibles son las siguientes:

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2
    Opción Descripción
    Editar Editar la programación de un libro seleccionado.
    Historial Muestra el historial de los libros seleccionados.
    Pausa Pausar la programación de los libros seleccionados.
    Reproducir Reanudar la programación de los libros seleccionados.
    Descargar Descargue el libro seleccionado en un nuevo libro.
    Eliminar Eliminar la programación de los libros seleccionados.

Historial y estado de los libros programados

Puede ver el historial y el estado de los libros programados en la ficha Historial.

  1. Seleccione Horario en Report Builder Hub.

  2. Seleccione la ficha Historial. Verá una lista de todos los libros programados.

    Historial programado {modal="regular"}

    Use Buscar para buscar libros específicos en la lista.
    Use ColumnSetting para definir qué columnas mostrar.

    La ficha Historial le permite revisar el estado de cada tarea programada. Una fila independiente documenta el cambio de estado de cada tarea programada.

    • Un CheckmarkCircleGreen indica que el libro se envió correctamente.
    • Un AlertRed indica que se produjo un error.

También puede seleccionar Historial para uno o más libros seleccionados en la ficha Libros. Esta acción muestra la ficha Historial con una lista filtrada por su selección. Seleccione CrossSize75 para quitar un filtro.

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