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通过电子邮件共享计划工作簿

Last update: Mon Jun 23 2025 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
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保存工作簿并完成分析后，可以使用计划功能与团队中的其他人共享工作簿。 利用计划功能，可创建自动刷新工作簿中数据的计划。 在特定日期和时间将Excel工作簿文件作为附件发送到指定的受众。 设置计划会自动为收件人提供定期更新。 您还可以使用计划功能将工作簿发送一次，而无需计划自动更新。

您可以为单个工作簿创建多个计划。例如，您创建了两个计划，每周向团队和经理发送一次工作簿。

使用计划功能，您还可以为工作簿设置密码保护并编辑以前计划的工作簿。

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请参阅 VideoCheckedOut 计划工作簿以观看演示视频。

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计划工作簿

要计划工作簿，请执行以下操作：

  1. 选择Report Builder中心中的​ 计划 ​以创建计划，以便您将工作簿Excel文件(.xlsx)自动分发给个人或组。

    选择“计划”按钮以创建计划。 {modal="regular"}

  2. 选择​ 计划工作簿 ​或 添加 以创建新的计划工作簿。

    计划工作簿窗口。 {modal="regular"}

    计划窗格显示有关工作簿的一些预定义信息，例如工作簿名称和修改工作簿的最后日期。

文件

在​ 文件 ​部分中，您提供了文件类型、名称和密码的详细信息以保护文件。

计划窗格。 {modal="regular"}

  1. 使用 TableSelect 选择当前工作簿（如果尚未选择）。

  2. （可选）输入​ 文件名。

    工作簿文件名默认为工作簿的名称，但您可以根据需要更改文件名。

  3. 选择​ 文件类型。

    • Excel
    • PDF
    • CSV

    选择​ CSV ​时，请注意，计划工作簿是作为zip附件发送的。 某些公司电子邮件管理部门可能会阻止包含zip附件的电子邮件。 您会看到相应的警告。

  4. （可选）选择​ 将时间戳附加到文件名。

    您可以将时间戳附加到文件名以标识工作簿的更新日期。时间戳有助于查看在特定日期发送的工作簿版本。 选中后，您可以选择以下选项：

    • ISO日期格式，这会导致YYYY-MM-DD被附加到文件名中。
    • ISO日期格式+时间戳，这会导致YYYY-MM-DD_HH-MM-SS被附加到文件名中。

  5. 在​ 密码保护工作簿 ​中输入密码。 有效密码至少需要8个字符、一个数字和一个特殊字符。 选择 VisibilityOff 以显示密码，选择 Visibility 隐藏密码（默认）。

电子邮件

在​ 电子邮件 ​部分中，提供电子邮件的收件人、主题和描述。

计划电子邮件设置 {modal="regular"}

  1. 输入收件人。您可以输入组织中可识别的人员的姓名。 或者，您可以输入组织外部人员的电子邮件地址。

  2. 输入电子邮件的​ 主题 ​和对收件人的描述。主题默认为工作簿文件名，但您可以根据需要修改主题。您可以在描述部分添加详细信息。

  3. 您可以选择在​ 描述 ​文本区域中输入描述。

计划

在​ 计划 ​部分中，您可以定义将带有工作簿的电子邮件发送给收件人的计划。

计划定义 {modal="regular"}

  1. 选择​ 显示计划选项 ​以定义计划。

  2. 输入从​ 开始的 ​开始日期。 或者，选择 日历 以从日历中选择开始日期。

  3. 在​ 结束日期 ​中输入结束日期。 或者，选择 日历 以从日历中选择结束日期。

  4. 选择​ 频率。 根据所选的频率，您还有其他选项。 请参阅下表。

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 7-row-2
    频率 选项
    每小时发送 为​ 发送间隔小时数 ​输入一个值。
    每日发送 选择​ 每日频率：每天发送、每个工作日发送 ​或​ 自定义频率。
    如果您选择​ 自定义频率，请为​ 发送间隔天数 ​输入一个值。
    每周发送 为​ 发送间隔周数 ​输入一个值。 并选择一周中的​ 天。
    按星期几发送月报表 选择​ 周中某天 ​和​ 月中某周。
    每月按月发送 从​ 发送日期 ​中选择一个值。
    按月份中的日期每年发送 选择​ 周中日，选择​ 月中周，然后选择​ 月中月。
    按特定日期每年发送 选择​ 月份 ​并从​ 发送日期 ​中选择一个值。

发送

要发送工作簿，请执行以下操作：

  • 如果您尚未使用​ 显示计划选项 ​定义计划，请选择​ 立即发送 ​以立即通过电子邮件发送工作簿。
  • 如果您使用​ 显示计划选项 ​定义了计划，请选择​ 按计划发送，以使用您定义的计划通过电子邮件发送工作簿。

在这两种情况下，您都会在Report Builder中心底部看到一个确认吐司。

若要取消发送工作簿，请选择​ 取消。

管理计划的工作簿

有关管理已计划工作簿的信息，请参阅管理计划的工作簿。

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