Planification de classeurs par partage via e-mail
Une fois le classeur enregistré et l’analyse terminée, vous pouvez le partager avec d’autres membres de l’équipe à l’aide de la fonction de planification. La fonction de planification vous permet de créer une planification qui actualise automatiquement les données du classeur. Et envoie par e-mail le fichier de classeur Excel en tant que pièce jointe à une audience spécifiée à une date et une heure spécifiques. La configuration d’une planification permet aux destinataires de recevoir automatiquement des mises à jour régulières. Vous pouvez également utiliser la fonction de planification pour envoyer le classeur une seule fois sans planifier de mises à jour automatiques.
Vous pouvez créer plusieurs planifications pour un seul classeur. Par exemple, vous créez deux planifications pour envoyer un classeur à votre équipe tous les jours et à votre responsable une fois par semaine.
La fonction de planification vous permet également de configurer la protection par mot de passe d’un classeur et de modifier les classeurs planifiés précédemment.
Voir
Planifier un classeur
Pour planifier un classeur :
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Sélectionnez Planification dans le hub Report Builder pour créer une planification afin de pouvoir distribuer automatiquement un fichier Excel de classeur (.xlsx) à un individu ou à un groupe.
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Sélectionnez Planifier le classeur ou
Le volet de planification affiche des informations prédéfinies sur le classeur, telles que le nom du classeur et la date de la dernière modification.
Fichier
Dans la section Fichier, vous fournissez des détails sur le type de fichier, le nom et un mot de passe pour protéger le fichier.
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Utilisez
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(Facultatif) Saisissez un Nom de fichier.
Par défaut, le nom de fichier du classeur correspond au nom du classeur, mais vous pouvez le modifier si vous le souhaitez.
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Sélectionnez un Type de fichier.
- Excel
- CSV
Lorsque vous sélectionnez CSV, sachez que le classeur planifié est envoyé en tant que pièce jointe. Certaines administrations de messagerie d'entreprise peuvent bloquer les e-mails contenant des pièces jointes au format zip. Un avertissement s’affiche en conséquence.
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(Facultatif) Sélectionnez Ajouter un horodatage au nom du fichier.
Vous pouvez ajouter un horodatage au nom du fichier pour indiquer la date à laquelle le classeur a été mis à jour. Un horodatage est utile pour savoir quelle version d’un classeur a été envoyée à une date spécifique. Lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez choisir entre :
- Format de date ISO, ce qui entraîne l’ajout de
YYYY-MM-DDau nom de fichier. - Format de date ISO + horodatage, ce qui entraîne l’ajout de
YYYY-MM-DD_HH-MM-SSau nom de fichier.
- Format de date ISO, ce qui entraîne l’ajout de
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Saisissez un mot de passe dans Protéger le classeur par mot de passe. Un mot de passe valide nécessite au moins 8 caractères, un nombre et un caractère spécial. Sélectionnez
Adresse électronique
Dans la section E-mail, indiquez les destinataires, l’objet et la description de l’e-mail.
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Saisissez les Destinataires. Vous pouvez saisir le nom d'une personne reconnue dans votre organisation. Vous pouvez également saisir l’adresse e-mail d’une personne extérieure à votre entreprise.
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Saisissez l’Objet de l’e-mail et une description pour vos destinataires. Par défaut, l’objet correspond au nom de fichier du classeur, mais vous pouvez modifier l’objet si nécessaire. Vous pouvez ajouter des détails dans la section de description.
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Vous pouvez éventuellement saisir une description dans la zone de texte Description.
Planifier
Dans la section Planifier, vous pouvez définir la planification pour envoyer les e-mails avec le classeur à vos destinataires.
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Sélectionnez Afficher les options de planification pour définir une planification.
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Saisissez une date de début dans À partir du. Vous pouvez également sélectionner
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Saisissez une date de fin dans Se terminant le. Vous pouvez également sélectionner
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Sélectionnez une Fréquence. Selon la fréquence sélectionnée, vous disposez d’options supplémentaires. Voir le tableau ci-dessous.
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 7-row-2 Fréquence Options Envoyer par heure Saisissez une valeur pour Envoyer toutes les heures. Envoyer quotidiennement Sélectionnez une Fréquence quotidienne : Envoyer tous les jours, Envoyer tous les jours de la semaine ou Fréquence personnalisée.
Si vous sélectionnez Fréquence personnalisée, saisissez une valeur pour Envoyer tous les jours.Envoyer une fois par semaine Saisissez une valeur pour Envoyer toutes les semaines. Sélectionnez ensuite un Jour de la semaine. Envoyer mensuellement par jour de la semaine Sélectionnez un Jour de la semaine et un Semaine du mois. Envoyer mensuellement par jour du mois Sélectionnez une valeur dans Envoyer ce jour du mois. Envoyer annuellement par jour du mois Sélectionnez un Jour de la semaine, une Semaine du mois et une Mensuel de l’année. Envoyer annuellement par date spécifique Sélectionnez un Mois de l’année et sélectionnez une valeur dans Envoyer ce jour du mois.
Envoyer
Pour envoyer le classeur :
- Si vous n’avez pas défini de planning à l’aide de l’option Afficher les options de planification, sélectionnez Envoyer maintenant pour envoyer immédiatement le classeur par e-mail.
- Si vous avez défini une planification à l’aide de l’option Afficher les options de planification, sélectionnez Envoyer selon le calendrier pour envoyer le classeur par e-mail à l’aide de la planification que vous avez définie.
Dans les deux cas, un toast de confirmation s’affiche au bas du hub Report Builder.
Pour annuler l’envoi du classeur, sélectionnez Annuler.
Gestion des classeurs planifiés
Pour plus d’informations sur la gestion des classeurs déjà planifiés, voir Gérer les classeurs planifiés.