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Arbeitsmappen durch Freigabe per E-Mail planen

Last update: Mon Jun 23 2025 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
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Nachdem Sie Ihre Arbeitsmappe gespeichert und Ihre Analyse abgeschlossen haben, können Sie Ihre Arbeitsmappe mithilfe der Zeitplanfunktion für andere in Ihrem Team freigeben. Mit der Zeitplanfunktion können Sie einen Zeitplan erstellen, der die Daten in der Arbeitsmappe automatisch aktualisiert. Senden Sie die Excel-Arbeitsmappendatei per E-Mail als Anhang an Ihre angegebene Zielgruppe zu einem bestimmten Zeitpunkt. Durch die Einrichtung eines Zeitplans erhalten die Empfänger und Empfängerinnen automatisch regelmäßige Aktualisierungen. Sie können die Zeitplanfunktion auch verwenden, um die Arbeitsmappe nur einmal zu senden, ohne automatische Aktualisierungen festzulegen.

Für eine Arbeitsmappe können mehrere Zeitpläne erstellt werden. Sie erstellen beispielsweise zwei Zeitpläne, um einmal wöchentlich eine Arbeitsmappe an Ihr Team und Ihren Vorgesetzten zu senden.

Mit der Zeitplanfunktion können Sie auch einen Passwortschutz für eine Arbeitsmappe einrichten und zuvor geplante Arbeitsmappen bearbeiten.

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Siehe VideoCheckedOut Arbeitsmappen planen für ein Demovideo.

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Festlegen eines Zeitplans für eine Arbeitsmappe

So planen Sie eine Arbeitsmappe:

  1. Wählen Sie Zeitplan im Report Builder-Hub aus, um einen Zeitplan zu erstellen, damit Sie automatisch eine Excel-Arbeitsmappe (.xlsx) an eine Einzelperson oder eine Gruppe verteilen können.

    Wählen Sie die Schaltfläche „Zeitplan“, um einen Zeitplan zu erstellen. {modal="regular"}

  2. Wählen Sie Arbeitsmappe planen oder Hinzufügen , um eine neue geplante Arbeitsmappe zu erstellen.

    Das Fenster „Arbeitsmappen planen“. {modal="regular"}

    Im Zeitplanfenster werden einige vordefinierte Informationen zur Arbeitsmappe angezeigt, z. B. der Arbeitsmappenname und das Datum der letzten Änderung der Arbeitsmappe.

Datei

Im Abschnitt Datei geben Sie Details zum Dateityp, zum Dateinamen und zu einem Kennwort zum Schutz der Datei an.

Der Zeitplanbereich. {modal="regular"}

  1. Verwenden TableSelect , um die aktuelle Arbeitsmappe auszuwählen, falls noch nicht ausgewählt.

  2. (Optional) Geben Sie einen Dateinamen ein.

    Der Dateiname der Arbeitsmappe entspricht standardmäßig dem Namen der Arbeitsmappe. Sie können den Dateinamen jedoch bei Bedarf ändern.

  3. Wählen Sie einen Dateityp aus.

    • Excel
    • PDF
    • CSV

    Beachten Sie bei Auswahl CSV, dass die geplante Arbeitsmappe als ZIP-Anlage gesendet wird. Einige E-Mail-Administratoren im Unternehmen blockieren möglicherweise E-Mails mit ZIP-Anhängen. Dementsprechend wird eine Warnung angezeigt.

  4. (Optional) Wählen Sie Zeitstempel an Dateinamen anhängen.

    Sie können einen Zeitstempel an den Dateinamen anhängen, um das Datum der Aktualisierung der Arbeitsmappe anzugeben. Ein Zeitstempel ist hilfreich, um zu sehen, welche Version einer Arbeitsmappe an einem bestimmten Datum gesendet wurde. Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie zwischen folgenden Optionen wählen:

    • ISO-Datumsformat, was dazu führt, dass YYYY-MM-DD an den Dateinamen angehängt wird.
    • ISO-Datumsformat + Zeitstempel was dazu führt, dass YYYY-MM-DD_HH-MM-SS an den Dateinamen angehängt wird.

  5. Geben Sie in „Kennwort die Arbeitsmappe schützen“ ein ein. Ein gültiges Kennwort muss mindestens 8 Zeichen, eine Zahl und ein Sonderzeichen enthalten. Wählen Sie VisibilityOff aus, um das Kennwort anzuzeigen, und Visibility , um das Kennwort auszublenden (Standard).

E-Mail

Im Abschnitt E-Mail geben Sie die Empfänger, den Betreff und die Beschreibung der E-Mail an.

E-Mail-Einstellungen planen {modal="regular"}

  1. Eingeben der Empfänger und Empfängerinnen. Sie können den Namen einer in Ihrem Unternehmen bekannten Person eingeben. Sie können auch eine E-Mail-Adresse einer Person eingeben, die nicht zu Ihrem Unternehmen gehört.

  2. Geben Sie den Betreff Ihrer E-Mail und eine Beschreibung ein. Der Betreff verwendet standardmäßig den Namen der Arbeitsmappen-Datei. Sie können den Betreff jedoch bei Bedarf ändern. Im Beschreibungsabschnitt können Sie Informationen hinzufügen.

  3. Sie können optional eine Beschreibung im Textbereich Beschreibung eingeben.

Zeitplan

Im Abschnitt Zeitplan können Sie den Zeitplan definieren, nach dem die E-Mails mit der Arbeitsmappe an Ihre Empfänger gesendet werden sollen.

Zeitplandefinition {modal="regular"}

  1. Wählen Sie Planungsoptionen anzeigen, um einen Zeitplan zu definieren.

  2. Geben Sie in "am“ ein ein. Wählen Sie alternativ Kalender aus, um ein Startdatum aus dem Kalender auszuwählen.

  3. Geben Sie in „Endet am ein Enddatum. Wählen Sie alternativ Kalender aus, um ein Enddatum aus dem Kalender auszuwählen.

  4. Wählen Sie eine Häufigkeit aus. Je nach ausgewählter Häufigkeit stehen Ihnen zusätzliche Optionen zur Verfügung. Siehe Tabelle unten.

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    Häufigkeit Optionen
    Stündlich senden Geben Sie einen Wert für Alle Stunden senden ein.
    Täglich senden Wählen Sie eine Tägliche Häufigkeit aus: Täglich senden, Täglich senden oder Benutzerdefinierte Häufigkeit.
    Wenn Sie Benutzerdefinierte Häufigkeit auswählen, geben Sie einen Wert für Alle Tage senden ein.
    Wöchentlich senden Geben Sie einen Wert für Nach jeder Anzahl von Wochen senden ein. und wählen Sie einen Wochentag.
    Monatlich nach Wochentag senden Wählen Sie einen Wochentag und eine Woche des Monats aus.
    Monatlich nach Tag des Monats senden Wählen Sie einen Wert unter An diesem Tag des Monats senden aus.
    Jährlich nach Tag des Monats senden Wählen Sie einen Wochentag, eine Woche des Monats und einen Monatstag des Jahres aus.
    Jährlich nach bestimmtem Datum senden Wählen Sie einen Monat des Jahres und wählen Sie einen Wert aus An diesem Tag des Monats senden.

Senden

So senden Sie die Arbeitsmappe:

  • Wenn Sie keinen Zeitplan mit Planungsoptionen anzeigen definiert haben, wählen Sie Jetzt senden aus, um die Arbeitsmappe sofort per E-Mail zu senden.
  • Wenn Sie einen Zeitplan mit Planungsoptionen anzeigen definiert haben, wählen Sie Planmäßig senden aus, um die Arbeitsmappe mithilfe des von Ihnen definierten Zeitplans per E-Mail zu senden.

In beiden Fällen wird unten im Report Builder-Hub ein Bestätigungsfoast angezeigt.

Um den Versand der Arbeitsmappe abzubrechen, wählen Sie Abbrechen aus.

Geplante Arbeitsmappen verwalten

Informationen zum Verwalten von bereits geplanten Arbeitsmappen finden Sie unter Verwalten geplanter Arbeitsmappen.

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