Pianificare le cartelle di lavoro condividendo tramite e-mail
Dopo aver salvato la cartella di lavoro e completato l'analisi, è possibile condividerla con altri utenti del team utilizzando la funzionalità di pianificazione. La funzione di pianificazione consente di creare una pianificazione che aggiorna automaticamente i dati nella cartella di lavoro. E invia tramite e-mail il file della cartella di lavoro di Excel come allegato al pubblico specificato in una data e un’ora specifiche. L’impostazione di una pianificazione fornisce automaticamente ai destinatari aggiornamenti regolari. Puoi anche utilizzare la funzione di pianificazione per inviare la cartella di lavoro una volta senza pianificare gli aggiornamenti automatici.
Puoi creare più pianificazioni per una singola cartella di lavoro. Ad esempio, si creano due pianificazioni per inviare una cartella di lavoro al team ogni giorno e al manager una volta alla settimana.
La funzione di pianificazione consente inoltre di impostare la protezione tramite password per una cartella di lavoro e di modificare le cartelle di lavoro pianificate in precedenza.
Consulta
Pianificare una cartella di lavoro
Per pianificare una cartella di lavoro:
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Selezionare Pianifica nell'hub di Report Builder per creare una pianificazione in modo da poter distribuire automaticamente un file di Excel della cartella di lavoro (con estensione xlsx) a un singolo utente o a un gruppo.
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Seleziona Pianifica cartella di lavoro o
Il riquadro di pianificazione mostra alcune informazioni predefinite sulla cartella di lavoro, ad esempio il nome e l’ultima data di modifica della cartella di lavoro.
File
Nella sezione File sono disponibili i dettagli relativi al tipo di file, al nome e alla password per proteggere il file.
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Utilizza
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(Facoltativo) Immetti un nome file.
Per impostazione predefinita, il nome del file della cartella di lavoro corrisponde al nome della cartella di lavoro, ma è possibile modificare il nome del file in base alle proprie esigenze.
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Selezionare un tipo di file.
- Excel
- CSV
Quando selezioni CSV, tieni presente che la cartella di lavoro pianificata viene inviata come allegato zip. Alcune amministrazioni e-mail aziendali potrebbero bloccare le e-mail con allegati zip. Di conseguenza viene visualizzato un avviso.
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(Facoltativo) Seleziona Append time-stamp to file name (Aggiungi marca temporale al nome del file).
Puoi aggiungere una marca temporale al nome del file per identificare la data di aggiornamento della cartella di lavoro. Una marca temporale è utile per vedere quale versione di una cartella di lavoro è stata inviata in una data specifica. Se selezionata, puoi scegliere tra:
- Formato data ISO, che comporta l'aggiunta di
YYYY-MM-DDal nome file. - Formato data ISO + timestamp, che comporta l'aggiunta di
YYYY-MM-DD_HH-MM-SSal nome file.
- Formato data ISO, che comporta l'aggiunta di
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Immettere una password in Proteggere la cartella di lavoro tramite password. Una password valida richiede almeno 8 caratteri, un numero e un carattere speciale. Seleziona
Nella sezione E-mail, fornisci i destinatari, l'oggetto e la descrizione dell'e-mail.
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Inserisci i destinatari in Recipients (Destinatari). È possibile immettere il nome di una persona riconosciuta nell'organizzazione. Oppure puoi immettere un indirizzo e-mail di una persona esterna alla tua organizzazione.
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Inserisci l’oggetto dell’e-mail in Subject (Oggetto) e una descrizione per i destinatari. L’oggetto viene impostato automaticamente sul nome del file della cartella di lavoro, ma puoi modificarlo se necessario. Puoi aggiungere i dettagli nella sezione della descrizione.
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Facoltativamente, è possibile immettere una descrizione nell'area di testo Descrizione.
Pianificazione
Nella sezione Pianificazione è possibile definire la pianificazione per l'invio delle e-mail con la cartella di lavoro ai destinatari.
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Seleziona Mostra opzioni di pianificazione per definire una pianificazione.
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Immetti una data di inizio in A partire dal. In alternativa, selezionare
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Immetti una data di fine in Data di fine. In alternativa, selezionare
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Seleziona una frequenza. A seconda della frequenza selezionata, sono disponibili opzioni aggiuntive. Vedi la tabella seguente.
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 7-row-2 Frequenza Opzioni Invia ogni ora Immetti un valore per Invia ogni numero di ore. Invia ogni giorno Seleziona una frequenza giornaliera: Invia ogni giorno, Invia ogni giorno feriale o Frequenza personalizzata.
Se selezioni Frequenza personalizzata, inserisci un valore per Invia ogni numero di giorni.Invia ogni settimana Immetti un valore per Invia ogni numero di settimane. E seleziona un giorno della settimana. Invia mensilmente per giorno della settimana Seleziona un giorno della settimana e un settimana del mese. Invia mensilmente per giorno del mese Seleziona un valore da Invia in questo giorno del mese. Invia ogni anno per giorno del mese Seleziona un Giorno della settimana, scegli una Settimana del mese e scegli un Mensile dell'anno. Invia ogni anno per data specifica Seleziona un mese dell'anno e un valore tra Invia in questo giorno del mese.
Invia
Per inviare la cartella di lavoro:
- Se non hai definito una pianificazione utilizzando Mostra opzioni di pianificazione, seleziona Invia ora per inviare immediatamente la cartella di lavoro tramite e-mail.
- Se hai definito una pianificazione utilizzando Mostra opzioni di pianificazione, seleziona Invia secondo pianificazione per inviare la cartella di lavoro tramite e-mail utilizzando la pianificazione definita.
In entrambi i casi, nella parte inferiore dell’hub Report Builder viene visualizzato un avviso popup di conferma.
Per annullare l'invio della cartella di lavoro, selezionare Annulla.
Gestire le cartelle di lavoro pianificate
Per informazioni sulla gestione delle cartelle di lavoro già pianificate, vedere Gestione delle cartelle di lavoro pianificate.