Pianificare le cartelle di lavoro condividendo tramite e-mail
Dopo aver salvato la cartella di lavoro e completato l'analisi, è possibile condividerla con altri utenti del team utilizzando la funzionalità di pianificazione. La funzione di pianificazione consente di creare una pianificazione che aggiorna automaticamente i dati nella cartella di lavoro. E invia tramite e-mail il file della cartella di lavoro di Excel come allegato al pubblico specificato in una data e un’ora specifiche. L’impostazione di una pianificazione fornisce automaticamente ai destinatari aggiornamenti regolari. Puoi anche utilizzare la funzione di pianificazione per inviare la cartella di lavoro una volta senza pianificare gli aggiornamenti automatici.
Puoi creare più pianificazioni per una singola cartella di lavoro. Ad esempio, si creano due pianificazioni per inviare una cartella di lavoro al team ogni giorno e al manager una volta alla settimana.
La funzione di pianificazione consente inoltre di impostare la protezione tramite password per una cartella di lavoro e di modificare le cartelle di lavoro pianificate in precedenza.
Consulta
Pianificare una cartella di lavoro
Per pianificare una cartella di lavoro:
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Selezionare Schedule nell'hub di Report Builder per creare una pianificazione che consenta di distribuire automaticamente un file di Excel della cartella di lavoro (con estensione xlsx) a un singolo utente o a un gruppo.
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Selezionare Schedule Workbook o
Il riquadro di pianificazione mostra alcune informazioni predefinite sulla cartella di lavoro, ad esempio il nome e l’ultima data di modifica della cartella di lavoro.
File
Nella sezione File, è possibile fornire dettagli sul tipo di file, il nome e una password per proteggere il file.
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Utilizza
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(Facoltativo) Immetti File name.
Per impostazione predefinita, il nome del file della cartella di lavoro corrisponde al nome della cartella di lavoro, ma è possibile modificare il nome del file in base alle proprie esigenze.
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Seleziona File type.
- Excel
- CSV
Quando selezioni CSV, tieni presente che la cartella di lavoro pianificata viene inviata come allegato zip. Alcune amministrazioni e-mail aziendali potrebbero bloccare le e-mail con allegati zip. Di conseguenza viene visualizzato un avviso.
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(Facoltativo) Selezionare Append time-stamp to file name.
Puoi aggiungere una marca temporale al nome del file per identificare la data di aggiornamento della cartella di lavoro. Una marca temporale è utile per vedere quale versione di una cartella di lavoro è stata inviata in una data specifica. Se selezionata, puoi scegliere tra:
- ISO Date format, con conseguente aggiunta di
YYYY-MM-DDal nome file. - ISO Date format + time stamp, con conseguente aggiunta di
YYYY-MM-DD_HH-MM-SSal nome file.
- ISO Date format, con conseguente aggiunta di
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Immettere una password in Password protect the workbook. Una password valida richiede almeno 8 caratteri, un numero e un carattere speciale. Seleziona
Nella sezione Email, è possibile fornire i destinatari, l'oggetto e la descrizione dell'e-mail.
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Inserisci i destinatari in Recipients (Destinatari). È possibile immettere il nome di una persona riconosciuta nell'organizzazione. Oppure puoi immettere un indirizzo e-mail di una persona esterna alla tua organizzazione.
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Inserisci l’oggetto dell’e-mail in Subject (Oggetto) e una descrizione per i destinatari. L’oggetto viene impostato automaticamente sul nome del file della cartella di lavoro, ma puoi modificarlo se necessario. Puoi aggiungere i dettagli nella sezione della descrizione.
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Facoltativamente, è possibile immettere una descrizione nell'area di testo Description.
Pianificazione
Nella sezione Schedule è possibile definire la pianificazione per l'invio delle e-mail con la cartella di lavoro ai destinatari.
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Selezionare Show scheduling options per definire una pianificazione.
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Immettere una data di inizio in Starting on. In alternativa, selezionare
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Immettere una data di fine in Ending on. In alternativa, selezionare
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Seleziona una Frequency. A seconda della frequenza selezionata, sono disponibili opzioni aggiuntive. Vedi la tabella seguente.
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 7-row-2 Frequenza Opzioni Send hourly Immettere un valore per Send every number of hours. Send daily Selezionare un Daily frequency: Send every day, Send every weekday o Custom frequency.
Se si seleziona Custom frequency, immettere un valore per Send every number of days.Send weekly Immettere un valore per Send every number of weeks. E seleziona un Day of week. Send monthly by day of the week Selezionare Day of week e Week of month. Send monthly by day of the month Selezionare un valore da Send on this day of the month. Send yearly by day of the month Selezionare un Day of week, selezionare un Week of month e selezionare un Monthly of year. Send yearly by specific date Selezionare un Month of year e un valore da Send on this day of the month.
Invia
Per inviare la cartella di lavoro:
- Se non è stata definita una pianificazione utilizzando Show scheduling options, selezionare Send now per inviare immediatamente la cartella di lavoro tramite e-mail.
- Se è stata definita una pianificazione utilizzando Show scheduling options, selezionare Send on schedule per inviare la cartella di lavoro tramite e-mail utilizzando la pianificazione definita.
In entrambi i casi, nella parte inferiore dell’hub Report Builder viene visualizzato un avviso popup di conferma.
Per annullare l'invio della cartella di lavoro, selezionare Cancel.
Gestire le cartelle di lavoro pianificate
Per informazioni sulla gestione delle cartelle di lavoro già pianificate, vedere Gestione delle cartelle di lavoro pianificate.