Envoyer et partager des rapports
Dans cette vidéo, vous apprendrez :
- Envoyer des rapports aux utilisateurs, aux utilisatrices, aux équipes ou à toute adresse e-mail
- Partager des rapports avec n’importe qui
- Ce que les destinataires peuvenconsulter et faire avec un rapport Workfront
Points clés à retenir
- Envoi de rapports à des personnes externes : vous pouvez envoyer des rapports à des personnes externes à Workfront en saisissant leurs adresses e-mail, afin de faciliter le partage de données en dehors de votre organisation.
- Visibilité du contrôle des droits d’accès : l’affichage pour la personne destinataire du rapport dépend des droits d’accès que vous avez définis, garantissant ainsi la sécurité des données et la visibilité appropriée.
- Diffusion répétée pour les instantanés : les diffusions planifiées fournissent des instantanés figés des données à des moments spécifiques, ce qui est utile pour suivre les tendances et conserver un historique des données du projet.
- Partage de rapports avec des équipes : les rapports peuvent être partagés avec des personnes, des équipes ou des fonctions, avec l’obtention de droits d’affichage ou de gestion. Les rapports partagés apparaissent dans la section « Partagés avec moi » de la personne.
- Partage public et à l’échelle du système : les rapports peuvent être partagés par le biais de liens publics pour les personnes externes ou rendus visibles à l’échelle du système pour toutes les personnes utilisant Workfront, ce qui offre une certaine flexibilité dans le partage de données.
Activités Envoyer et partager des rapports
Activité 1 : envoyer un rapport
Envoyez-vous un rapport tous les lundis à 5 heures du matin dans une feuille de calcul Excel. Il s’agit d’un excellent moyen de collecter automatiquement les rapports hebdomadaires que vous pourrez ensuite utiliser pour déterminer les tendances.
Réponse 1
- Affichez le rapport que vous avez créé, puis choisissez Envoyer le rapport dans le menu Actions de rapport.
- Cliquez sur l’onglet Diffusions répétées.
- Saisissez votre adresse e-mail dans le champ Envoyer à.
- Indiquez l’objet de l’e-mail.
- Remplacez le format par Excel.
- Définissez Répéter sur Hebdomadaire.
- Définissez Heure sur 5 heures du matin.
- Définissez Répéter le sur lundi.
- Cliquer sur Enregistrer.
NOTE
Vous verrez votre nouvelle diffusion répétée dans le panneau Diffusions répétées à droite. Vous pouvez configurer plusieurs diffusions pour un rapport. Toutes les diffusions s’affichent ici.
SUPPRIMER UNE DIFFUSION
Sélectionnez la diffusion que vous venez de créer et cliquez sur Supprimer (en regard de l’option Enregistrer).
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