Déléguer des tâches, des problèmes et des approbations
La vidéo explique la façon de déléguer des tâches, des problèmes et des approbations. Pour activer la délégation, l’équipe d’administration système ou de groupes doit activer la fonctionnalité dans Configuration, dans les Préférences du projet. Une fois celle-ci activée, les utilisateurs et utilisatrices peuvent déléguer toutes leurs tâches et tous leurs problèmes à une autre personne pour une période spécifiée à l’aide du bouton « Déléguer » dans le widget Mes tâches. La délégation s’applique à la fois aux tâches et aux problèmes, qui doivent être attribués à la même personne. Les délégations peuvent être définies avec ou sans date de fin et les utilisateurs et utilisatrices peuvent les arrêter manuellement à tout moment.
Pour les approbations, les utilisateurs et utilisatrices peuvent les déléguer via le widget « En attente de mon approbation ». La délégation s’applique aux approbations existantes et aux nouvelles approbations au cours de la période spécifiée, mais uniquement pour les projets, tâches et problèmes, et non pour les documents, épreuves ou feuilles de temps. Les notifications pour les tâches, problèmes et approbations délégués peuvent être activées par l’équipe d’administration pour informer la personne à l’origine de la délégation et la personne destinataire de la délégation.
Les approbations déléguées sont marquées dans le système. La personne à l’origine de la délégation et la personne destinataire sont mentionnées. Les mises à jour relatives aux validations apparaissent dans l’onglet Mise à jour et l’activité du système peut être consultée dans l’onglet Activité du système.
Points clés à retenir
- Activer la délégation : la délégation de tâches, de problèmes et d’approbations doit d’abord être activée par l’équipe d’administration système ou de groupes dans Configuration, dans les Préférences du projet.
- Délégation des tâches et des problèmes : les utilisateurs et utilisatrices peuvent déléguer toutes leurs tâches et tous leurs problèmes ensemble (et non séparément) à une seule personne pour une période spécifiée via le bouton « Déléguer » du widget Mes tâches. Les délégations peuvent être définies avec ou sans date de fin et peuvent être arrêtées manuellement.
- Délégation des approbations : les approbations de projets, de tâches et de problèmes peuvent être déléguées à l’aide du bouton « Déléguer l’approbation » du widget En attente de mon approbation. Toutefois, les approbations de documents, d’épreuves ou de feuilles de temps ne peuvent pas être déléguées.
- Notifications : l’équipe d’administration peut activer les notifications par e-mail pour les tâches, les problèmes et les approbations délégués afin d’informer la personne à l’origine de la délégation et la personne destinataire lorsque les délégations sont affectées ou arrêtées.
- Suivi des délégations : les tâches et les approbations déléguées sont marquées dans le système, indiquant qui les a déléguées et pour quel destinataire. Les mises à jour relatives aux approbations apparaissent dans l’onglet Mise à jour et l’activité du système peut être consultée dans l’onglet Activité du système.