Configurer les notifications d’événement
Les administrateurs et administratrices système déterminent les notifications qui doivent être envoyées aux utilisateurs et utilisatrices Workfront.
Fenêtre
La liste Notifications d’événements est regroupée par type. Pour chaque notification d’événement de la liste, cinq informations s’affichent :
- Actif : la colonne Actif vous permet d’activer ou de désactiver une notification à l’échelle du système.
- Nom : nom de la notification dans Workfront.
- Description : la description fournit une brève explication de l’action qui a eu lieu pour déclencher une notification ou qui doit être effectuée en réponse à la réception de la notification.
- Objet de l’e-mail : ce qui s’affiche pour l’utilisateur ou l’utilisatrice dans la ligne d’objet lorsque l’e-mail est envoyé aux utilisateurs et utilisatrices.
- Accès au groupe : déverrouillez les notifications afin qu’elles puissent être gérées par les administrateurs et administratrices de groupe.
Activer les notifications
Pour gérer les notifications au niveau du système global, assurez-vous que la barre de recherche indique : Notifications d’événement système.
Activez une notification spécifique pour la rendre accessible à tous les utilisateurs et utilisatrices en cliquant sur le bouton (bascule) de manière à ce que le bleu apparaisse. Si le bleu est masqué, la notification est désactivée.
Colonne
Une fois qu’une notification d’événement est activée, les messages sont envoyés instantanément lorsque l’événement se produit.
Autoriser le contrôle administrateur de groupe
Les administrateurs et administratrices système peuvent octroyer aux administrateurs et administratrices de groupe l’autorisation de personnaliser davantage la liste de notifications en fonction du fonctionnement de leurs groupes et sous-groupes ainsi que de leurs workflows.
Colonne
Pour permettre aux administrateurs et administratrices de groupe de gérer les notifications de leurs groupes et sous-groupes, les notifications au niveau du système doivent être déverrouillées.
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Accédez à l’onglet Notification des événements de la page Notifications par e-mail.
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Assurez-vous que la barre de recherche indique Notifications d’événement système.
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Déverrouillez une seule notification pour tous les administrateurs et administratrices de groupe en cliquant sur le bouton (bascule) dans la colonne Accès au groupe pour que le bleu s’affiche.
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Déverrouillez plusieurs notifications à la fois en cochant la case à gauche de chaque notification et en cliquant sur l’icône de déverrouillage dans la barre d’outils située au-dessus de la liste.
Colonne
Verrouillez une notification déverrouillée en cliquant sur le bouton (bascule) pour que le gris s’affiche. Verrouillez plusieurs notifications en même temps en cochant les cases et en cliquant sur l’icône de déverrouillage dans la barre d’outils.
Colonne
Les notifications déverrouillées s’affichent pour que les administrateurs et administratrices de groupe de niveau supérieur puissent déterminer si ces notifications sont nécessaires pour leurs groupes et sous-groupes. Les sous-groupes héritent des configurations de notification de leur groupe parent de niveau supérieur.
Gérer les notifications de groupe
Une fois que l’administrateur ou administratrice système a déverrouillé les options de notification, les administrateurs et administratrices de groupe peuvent gérer les notifications d’un groupe à partir de la page du groupe en question, en cliquant sur Notifications d’événements dans le menu du panneau de gauche. Vous pouvez ensuite activer ou désactiver les options de notification.
Colonne
Si nécessaire, les administrateurs et administratrices système peuvent gérer les notifications d’un groupe à partir de la page Notifications en saisissant le nom du groupe dans la barre de recherche située en haut de la fenêtre.
Colonne
Conseils pro
Workfront recommande de mettre certaines notifications à la disposition de vos utilisateurs et utilisatrices.
Pour la plupart des utilisateurs et utilisatrices :
- Lorsqu'une tâche est terminée, envoyer un e-mail aux cessionnaires principaux de toute les tâches dépendantes
- Quelqu'un m'a inclus dans une mise à jour dirigée.
- Lorsque quelqu’un commente un élément de mon travail
- Lors de la modification de la date d’échéance d’une tâche qui m’est affectée
Pour les chefs de projet :
- Lorsqu’un projet sur lequel je travail devient actif
- Quand un projet passe d'un statut de progression positive (Dans les délais) à un statut de progression négative (En retard), envoyer un e-mail au propriétaire du projet
- Envoyer un e-mail au propriétaire du projet lorsqu'un événement est ajouté.
- Une tâche jalonnée est terminée dans un projet dont je suis propriétaire