Analyser et planifier une stratégie de gestion des actifs numériques Workfront
Avant de commencer la configuration de Workfront DAM pour votre entreprise, il est essentiel que vous établissiez une stratégie organisationnelle et une stratégie de métadonnées/mot-clé.
Analysez soigneusement vos workflows afin d’atteindre vos objectifs DAM. Les ressources organisées et bien annotées sont la clé de la convivialité et de l’adoption de l’utilisation de Workfront DAM, mais aussi de votre réussite globale grâce à Workfront DAM.
Workfront suggère de passer en revue les éléments suivants :
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Identifiez vos objectifs : votre organisation doit savoir ce qu’elle souhaite réaliser avec Workfront DAM pour que les configurations soient effectuées correctement et que les utilisateurs et les utilisatrices adoptent la solution. Examinez vos processus actuels et identifiez les étapes nécessaires et celles qui doivent être modifiées.
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Structure des dossiers : la structure des dossiers permet d’organiser vos ressources dans DAM. Vos dossiers seront-ils organisés par projet, par service, par année ou par une autre catégorie ? Les dossiers permettent aux utilisateurs et aux utilisatrices d’accéder aux ressources. Il est donc important de les classer correctement. Une structure de dossiers bien organisée permet également de faciliter la recherche de ressources.
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Schéma de métadonnées : le schéma est un ensemble de champs de métadonnées qui est utilisé sur les ressources dans Workfront DAM. Ces champs peuvent inclure le copyright, le créateur ou la créatrice et le lieu. Si vous utilisez des applications tierces pour ajouter des métadonnées, envisagez de mapper ces champs dans Workfront DAM.
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Taxonomie des mots-clés : les mots-clés sont des mots descriptifs d’une ressource. Une taxonomie est une liste prédéfinie de termes que les utilisateurs et les utilisatrices peuvent sélectionner pour ajouter des mots-clés aux ressources. Une taxonomie est essentielle pour maintenir le contrôle et la cohérence de vos efforts en matière de mots-clés.
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Processus de workflow : une autre étape clé dans l’utilisation réussie de Workfront DAM est l’établissement de processus de workflow pour votre organisation. Il ne s’agit pas seulement de savoir qui charge les ressources. Quelques points à prendre en compte (cette liste n’est pas exhaustive) :
- Dans quels dossiers les ressources doivent-elles être chargées ?
- Quels champs de métadonnées sont requis pour chaque ressource ?
- Les métadonnées sont-elles ajoutées avant ou après le chargement ?
- Qui peut charger des ressources ?
- Qui peut ajouter des métadonnées ?
- Est-il nécessaire d’utiliser une taxonomie de mots-clés ? Les utilisateurs et les utilisatrices peuvent-ils ajouter d’autres mots-clés ?
- Quelles sont les bonnes pratiques pour ajouter des métadonnées ? Quel est le format des dates ? Indiquez-vous le nom de la société, du client ou de la cliente ?
- Comment les nouveaux utilisateurs et les nouvelles utilisatrices peuvent-ils obtenir un nom d’utilisateur pour Workfront DAM ?
Pour une réussite à long terme, il est essentiel de planifier la structure du système avant de commencer les configurations, de planifier le schéma de métadonnées, de planifier la formation de l’utilisateur ou de l’utilisatrice finale et de planifier la maintenance en cours.