Comprendre les bonnes pratiques relatives aux métadonnées et aux mots-clés
Bonnes pratiques relatives aux métadonnées
Les métadonnées sont l’ensemble des données utilisées pour décrire une ressource. Les champs de métadonnées portent un nom et les utilisateurs et utilisatrices peuvent modifier les informations contenues dans un grand nombre de ces champs. Certains champs de métadonnées sont renseignés par l’application ou le périphérique d’où provient la ressource et ne peuvent pas être modifiés.
L’utilisation de métadonnées cohérentes améliore la recherche de ressources de votre organisation. De plus, les ressources téléchargées à partir de Workfront DAM conservent leurs métadonnées, ce qui fournit une couche de protection supplémentaire à vos ressources si elles sortent de Workfront DAM.
Voici quelques bonnes pratiques pour faciliter les travaux sur les métadonnées de votre organisation :
- Ajoutez toujours des informations de propriété ou de source à vos ressources pour les identifier en dehors de Workfront DAM.
- Ajoutez des termes d’utilisation pour les ressources gérées avec des droits afin d’éviter tout abus.
- Ajoutez des métadonnées à vos ressources dès que vous les chargez.
- Incluez des menus déroulants prédéfinis pour les données fréquemment utilisées afin d’éviter des incohérences.
- Informez les contributeurs et contributrices chargés d’ajouter des métadonnées de la stratégie de votre organisation en matière de métadonnées.
- Communiquez vos exigences en matière de métadonnées aux fournisseurs externes (par exemple, les photos doivent être envoyées avec les conditions d’utilisation, la source et les métadonnées de lieu déjà ajoutées).
- Effectuez régulièrement des audits pour vous assurer que les métadonnées sont correctement ajoutées.
Stratégie en matière de métadonnées
Votre organisation a probablement déjà élaboré une stratégie en matière de métadonnées. Si vous importez des ressources vers Workfront DAM, veillez à prendre connaissance des procédures de votre entreprise concernant :
- Les personnes responsables de l’ajout des métadonnées.
- Les métadonnées requises.
- Quand ajouter les métadonnées.
- À quelle fréquence les métadonnées des ressources seront vérifiées.
- Les personnes responsables des vérifications des métadonnées.
Bonnes pratiques relatives aux mots-clés
Les mots-clés sont un sous-ensemble de métadonnées. Les mots-clés ont tendance à être des termes génériques et descriptifs du contenu de la ressource. Ces informations sont ajoutées à la ressource, souvent manuellement après son chargement. Tous les mots-clés sont placés dans un seul champ (étiqueté « Mots-clés »). Par exemple, une photo de la Tour Eiffel à Paris peut avoir des mots-clés tels que : monument, tourisme ou lumières.
Les mots-clés peuvent faire l’objet de recherches. Il est donc important que les mots-clés soient saisis pour les ressources de manière cohérente.
Votre entreprise peut établir une taxonomie des mots-clés, qui est une liste contrôlée de mots-clés parmi lesquels vous pouvez choisir lors de la modification d’une ressource dans Workfront DAM.
Si votre entreprise ne vous permet pas de saisir des mots-clés manuellement, gardez ces conseils à l’esprit.
- Faites preuve de cohérence avec les acronymes et les abréviations. N’utilisez pas le mot-clé « AZ » avec une ressource et le mot-clé « Arizona » avec une autre.
- Faites preuve de cohérence avec le pluriel et le singulier. Choisissez un format ou utilisez toujours les deux. Par exemple, utilisez « pieds » et « mains » ou « pied, pieds » et « main, mains ».
- Faites preuve de cohérence dans la manière dont vous décrivez une action ou une activité, par exemple, utilisez « course » et « natation » ou « courir » et « nager ».
- Ne soyez pas trop spécifique. « Keokuk, IA » peut constituer un mot-clé trop spécifique et être complètement méconnaissable pour les utilisateurs et les utilisatrices. « L’Iowa du sud-est » serait préférable.
- Ne soyez pas trop vague. Le terme « Université » peut ne pas convenir, surtout si tout ce qui se trouve dans votre système est lié à une université. Déterminez ce qui distingue les ressources, par exemple le nom d’une université spécifique.
- Faites attention à la pertinence. Ce n’est pas parce que chaque ressource a un code de projet qu’elle sera utile aux utilisateurs et aux utilisatrices qui se basent sur des mots-clés pour trouver des ressources. Si ces informations doivent rester avec la ressource, envisagez de l’ajouter à un autre champ de métadonnées.
- N’utilisez pas un nombre trop réduit de mots-clés, sinon ils n’aideront pas à limiter les résultats de la recherche.
- Ne vous fiez pas aux mots-clés pour chaque donnée. Utilisez des champs de métadonnées pour obtenir des informations telles que le nom ou l’emplacement de la personne à l’origine de la photographie.