Bonne pratique - Feuilles de temps et enregistrement des heures

En quoi consiste une « bonne pratique » Adobe Workfront ?

Les bonnes pratiques sont des directives qui présentent une ligne de conduite efficace. Vous pouvez facilement les adopter, ainsi que les utilisateurs et utilisatrices de votre entreprise, et elles peuvent être reproduites avec succès dans toute votre organisation.

En examinant ces recommandations, gardez à l’esprit que certaines des bonnes pratiques de Workfront sont universelles, tandis que d’autres peuvent être plus spécifiques au sujet. Utilisez ces bonnes pratiques comme cadre pour vous aider à configurer et à utiliser le système Workfront.

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En parcourant cette page, vous trouverez d’abord une liste détaillée de toutes les bonnes pratiques pour ce sujet. Cela vous permet d’examiner les recommandations sans entrer dans les détails du « pourquoi ».

La zone « Pourquoi s’agit-il de bonnes pratiques ? » qui se trouve après la liste détaillée, fournit plus de détails sur certaines des bonnes pratiques et sur les raisons pour lesquelles elles sont considérées comme un processus, un outil, etc. que vous devriez envisager de mettre en place avec votre instance Workfront.

Feuilles de temps et bonnes pratiques en matière d’enregistrement des heures

Pourquoi s’agit-il des bonnes pratiques ?

Bonnes pratiques

Limitez le nombre de profils de feuilles de temps.

Voici pourquoi

Créez des profils de feuilles de temps en fonction des types d’heures nécessaires et des personnes chargées d’approuver les feuilles de temps. Il est recommandé d’utiliser l’option « Leur gestionnaire » pour les approbateurs et approbatrices, plutôt que « Personnes spécifiques », afin d’éviter d’avoir à créer plusieurs profils de feuilles de temps. (Assurez-vous que le champ Rapports à est rempli pour vos utilisateurs et utilisatrices, sinon Workfront ne reconnaîtra pas qu’ils ont un gestionnaire et la feuille de temps n’aura pas d’approbateur ou d’approbatrice assigné).

Bonne pratique

Maintenez au minimum le nombre de types d’heures.

Voici pourquoi

Un trop grand nombre de types d’heures, qu’elles soient facturables ou non, est source de confusion quant à l’enregistrement des heures. Travaillez avec le conseil de gouvernance/de surveillance Workfront de votre organisation pour déterminer quels types d’heures sont nécessaires et lesquels doivent faire l’objet d’un rapport.

Bonne pratique

Masquez le champ Heures supplémentaires dans les feuilles de temps si le suivi des heures supplémentaires n’est pas effectué dans votre entreprise.

Voici pourquoi

Le champ Heures supplémentaires étant rempli manuellement sur les feuilles de temps, il peut être source de confusion pour les utilisateurs et utilisatrices quant à la manière et au moment où ils sont censés l’utiliser. L’option permettant de masquer le champ Heures supplémentaires fait partie du profil de feuille de temps.

Bonne pratique

Exigez que les feuilles de temps soient soumises chaque semaine.

Voici pourquoi

Cela permet d’obtenir de meilleurs rapports en temps réel, en fournissant des résultats hebdomadaires plutôt que bihebdomadaires ou mensuels. Il est également plus facile de revenir en arrière et de régler les problèmes avant qu’ils ne soient trop anciens.

Bonne pratique

Enregistrez vos heures quotidiennement afin d’obtenir des entrées d’heures plus précises.

Voici pourquoi

Il est plus facile de se rappeler ce sur quoi on a travaillé dans la journée que plusieurs jours en arrière. Des saisies d’heures exactes contribuent à une planification plus précise du calendrier du projet, ce qui permet ensuite de :

Prévenir l’épuisement en s’assurant que les demandes de travail correspondent à la capacité des ressources.
Éliminer les goulets d’étranglement ou les surattributions de travail en aidant les utilisateurs et utilisatrices à planifier et à hiérarchiser leur travail hebdomadaire.
Justifier le comptage des effectifs supplémentaires afin que les objectifs stratégiques de l’organisation puissent être atteints.

L’enregistrement des heures de travail permet également aux responsables de reconnaître les efforts et les accomplissements de leur équipe.

Bonne pratique

Désactivez la possibilité d’enregistrer les heures au niveau du projet.

Voici pourquoi

Le temps enregistré au niveau du projet n’indique pas à quoi le temps a été réellement consacré. L’enregistrement des heures effectives au niveau des tâches et des problèmes permet de savoir combien de temps il a fallu pour mener à bien des tâches spécifiques. Ces informations peuvent être utiles pour ajuster les modèles de projet, car elles vous permettront de planifier avec plus de précision le calendrier du projet et les ressources humaines nécessaires. Cela signifie également que les rapports seront plus précis et donneront une meilleure idée de l’emploi du temps des collaborateurs et collaboratrices.