Bonne pratique - Unités organisationnelles

En quoi consiste une « bonne pratique » Adobe Workfront ?

Les bonnes pratiques sont des directives qui présentent une ligne de conduite efficace. Vous pouvez facilement les adopter, ainsi que les utilisateurs et utilisatrices de votre entreprise, et elles peuvent être reproduites avec succès dans toute votre organisation.

En examinant ces recommandations, gardez à l’esprit que certaines des bonnes pratiques de Workfront sont universelles, tandis que d’autres peuvent être plus spécifiques au sujet. Utilisez ces bonnes pratiques comme cadre pour vous aider à configurer et à utiliser le système Workfront.

Naviguer sur cette page

En parcourant cette page, vous trouverez d’abord une liste détaillée de toutes les bonnes pratiques pour ce sujet. Cela vous permet d’examiner les recommandations sans entrer dans les détails du « pourquoi ».

La zone « Pourquoi s’agit-il de bonnes pratiques ? » qui se trouve après la liste détaillée, fournit plus de détails sur certaines des bonnes pratiques et sur les raisons pour lesquelles elles sont considérées comme un processus, un outil, etc. que vous devriez envisager de mettre en place avec votre instance Workfront.

Bonnes pratiques relatives aux unités organisationnelles

Pourquoi s’agit-il des bonnes pratiques ?

Bonnes pratiques

Avant de configurer les unités organisationnelles dans Workfront, identifiez les principales catégories de rapports et les besoins essentiels.

Voici pourquoi

Connaître les mesures que vous recherchez et les informations que vous souhaitez recueillir dans Workfront sur les utilisateurs ou les utilisatrices et le travail qu’ils ou elles effectuent vous permet de vous concentrer sur la création de vos unités organisationnelles pour répondre à ces besoins.

Bonne pratique

Évaluez régulièrement votre structure organisationnelle Workfront existante pour vous assurer qu’elle répond à vos besoins.

Voici pourquoi

Au fur et à mesure que votre organisation se développe, ou que Workfront s’étend au sein de votre organisation, vous trouverez des moyens nouveaux et différents d’améliorer l’efficacité des processus et le rapport des utilisateurs et utilisatrices au travail. Ainsi, l’évaluation périodique de la structure des unités organisationnelles peut vous donner la possibilité de savoir si cette structure fonctionne encore ou si elle doit être mise à jour.

Bonne pratique

Contrôlez votre base d’utilisateurs et d’utilisatrices chaque trimestre, ou au moins une fois tous les six mois.

Voici pourquoi

Au fur et à mesure que votre organisation utilise Workfront et accroît l’utilisation de l’outil, les informations s’accumulent dans le système. Cela inclut le nombre d’utilisateurs et utilisatrices, le nombre de licences utilisées, le nombre d’entreprises, de groupes ou d’équipes créés, etc.

Au fil du temps, votre organisation peut également connaître des changements. Par exemple, au cours du dernier trimestre, un service a pu être restructuré. Ou peut-être que certains employés ou certaines employées ont décidé de saisir d’autres opportunités. Cela signifie que des utilisateurs et utilisatrices de Workfront peuvent prendre des licences et éventuellement que des lacunes au sein des équipes ou des groupes pourraient nuire aux estimations de ressources ou aux affectations de travail.

La réalisation d’un audit trimestriel des unités organisationnelles et des utilisateurs et utilisatrices de Workfront est essentielle pour assurer le bon fonctionnement et l’efficacité de votre système. C’est également le bon moment pour s’assurer que l’utilisation de Workfront est stable ou en croissance et que les équipes utilisent Workfront pour la gestion continue du travail, plutôt que pour les e-mails ou les feuilles de calcul.

Bonne pratique

Identifiez les utilisateurs et utilisatrices et formez-les pour devenir des administrateurs et administratrices de groupe.

Voici pourquoi

Sélectionnez les personnes ayant une bonne compréhension d’Adobe Workfront et de la manière dont leurs groupes utilisent le système, et qui ont le temps de se consacrer à l’administration d’un groupe.

Les équipes d’administration de groupes peuvent définir les statuts, modifier les préférences de projet ou créer des profils de feuilles de temps pour les groupes et sous-groupes qu’elles gèrent. Elles peuvent également gérer les utilisateurs et utilisatrices de leurs groupes, ajuster les niveaux d’accès et affecter des modèles de disposition.

L’équipe d’administration système est ainsi libérée d’une partie des tâches quotidiennes de configuration et de maintenance de Workfront. Chaque groupe profite également de plus de contrôle sur ses propres paramètres et préférences de fonctionnement, sans interférer avec d’autres groupes dans Workfront.

Bonne pratique

En règle générale, une seule entreprise est nécessaire pour vos utilisateurs et utilisatrices internes.

Voici pourquoi

Une entreprise Workfront doit concerner l’ensemble de l’organisation, et pas seulement un secteur de l’activité. Si vous répartissez vos utilisateurs ou utilisatrices internes dans différentes entreprises, cela peut poser des problèmes au niveau des autorisations de travail dans Workfront. Un groupe Workfront est la méthode la plus adaptée pour organiser les utilisateurs et utilisatrices internes.

Bonne pratique

Créez des entreprises pour les clientes et clients ou fournisseurs et fournisseuses externes dont vous souhaitez effectuer le suivi dans votre instance Workfront ou qui ont besoin de droits de connexion à votre instance.

Voici pourquoi

La création d’une entreprise avec des fournisseurs et fournisseuses externes permet d’autoriser ces personnes à examiner, dans Workfront, l’état d’avancement du contenu ou du produit en cours de création pour elles, tout en limitant leur accès dans le système.

L’accès à Workfront est accordé avec une combinaison de partage d’objets et de niveaux d’accès attribués aux utilisateurs et utilisatrices de la société du fournisseur. Par exemple, vous pouvez définir des restrictions afin que ces utilisateurs et utilisatrices ne puissent voir que les personnes de leur propre entreprise et/ou accorder des autorisations à certains éléments, tels que les files d’attente de demandes et les demandes, afin que seuls les utilisateurs et utilisatrices d’une entreprise spécifique puissent les voir. Cela permet d’établir la confidentialité des informations que vous conservez dans Workfront.

Bonne pratique

Réduisez le nombre de vos groupes Workfront au minimum et associez-les avec les services de votre entreprise.

Voici pourquoi

Les groupes sont principalement utilisés par les services qui gèrent leur travail dans Workfront. Par exemple, le service marketing peut avoir besoin de son propre groupe, mais les utilisateurs et utilisatrices d’autres services qui se trouvent uniquement dans Workfront pour demander du travail peuvent être placés dans le groupe par défaut.

Bonne pratique

Utilisez les groupes pour représenter la structure du service et les équipes pour représenter la structure de travail.

Voici pourquoi

Le groupe d’accueil est un champ obligatoire pour les utilisateurs et les utilisatrices et les projets. Il permet d’organiser les utilisateurs et utilisatrices et le travail de haut niveau dans lequel ils sont impliqués, ainsi que de créer des rapports à ce sujet.

Cependant, lorsqu’il s’agit de réaliser une affectation (par le biais d’une tâche sur le projet ou d’une file d’attente de demandes) à un ensemble de personnes, cela ne peut être effectué que pour une équipe.

Bonne pratique

Tirez parti des équipes d’administration de groupe pour aider les administrateurs et administratrices système à gérer les utilisateurs et utilisatrices et les paramètres.

Voici pourquoi

Les équipes d’administration système ont accès à tout Workfront, y compris aux paramètres globaux du système. Les paramètres auxquels les équipes d’administration du groupe peuvent accéder sont contrôlés par l’administrateur ou l’administratrice système et s’appliquent uniquement à ce groupe spécifique.

Le fait d’avoir des équipes d’administration de groupe permet aux administrateurs et administratrices système de déléguer de nombreuses responsabilités, ce qui leur permet de se concentrer sur des éléments plus importants, plutôt que sur la maintenance quotidienne de Workfront. Les équipes d’administration de groupe peuvent plus facilement rester en contact avec les besoins de leurs groupes, ce qui offre un meilleur service aux utilisateurs et utilisatrices.

Bonne pratique

Autorisez les équipes d’administration de groupe à créer leurs propres sous-groupes.

Voici pourquoi

Les équipes d’administration de groupe peuvent créer et gérer leurs propres sous-groupes. Bien qu’un administrateur ou une administratrice système puisse créer des sous-groupes, déléguer cette tâche à une équipe d’administration de groupe peut faire gagner beaucoup de temps. Cela peut également offrir une meilleure expérience de Workfront aux membres du groupe, car l’équipe d’administration du groupe connaîtra mieux les besoins et les workflows du groupe et des sous-groupes.

Bonne pratique

Affectez des modèles de disposition aux équipes d’accueil.

Voici pourquoi

Il est important de s’assurer que vos équipes sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne le travail. Cela leur permet d’accéder plus facilement aux mêmes rapports et aux mêmes outils. Les modèles de disposition vous permettent de créer cet environnement et d’améliorer, voire d’optimiser, les processus déjà en place pour votre équipe.

Bonne pratique

Utilisez des unités organisationnelles plus importantes pour partager des éléments avec des groupes de personnes.

Voici pourquoi

Utiliser une entité organisationnelle plus grande, telle que des groupes et des équipes, lors du partage d’éléments dans Workfront : projets, rapports, etc.- permet de partager rapidement et facilement l’objet avec un groupe de personnes sélectionnées en même temps. L’ajout de noms d’utilisateurs ou d’utilisatrices individuels à la fenêtre de partage peut être fastidieux et chronophage.

Cela facilite également le maintien du partage d’un élément. À mesure que les membres de l’équipe sont mis à jour dans Workfront, les autorisations de partage d’un élément sont automatiquement mises à jour, ce qui accorde aux nouveaux membres de l’équipe l’accès à l’élément et supprime l’accès pour les anciens membres de l’équipe.