Quand et comment désactiver ou supprimer des utilisateurs et utilisatrices ?

Lorsqu’un utilisateur ou une utilisatrice quitte l’organisation ou n’utilise plus Workfront, vous devez désactiver son identifiant de connexion. La suppression d’un profil d’un utilisateur ou d’une utilisatrice ne doit être effectuée que dans des situations spécifiques.

Désactiver

La désactivation d’un utilisateur ou d’une utilisatrice supprime la licence du profil de l’utilisateur ou de l’utilisatrice, qui ne peut donc plus se connecter ou accéder à Workfront. Leur licence est ensuite libre d’être attribuée à un autre utilisateur ou une autre utilisatrice.

Un utilisateur ou une utilisatrice désactivé ne peut pas être affecté sur de nouveaux travaux, mais reste affecté aux travaux déjà existants.

Par exemple, le travail d’un ou d’une freelance est terminé pour un projet particulier : vous souhaitez donc désactiver son identifiant de connexion jusqu’à ce que ses services soient de nouveau nécessaires.

Supprimer

Dans de rares cas, comme une entrée accidentelle ou un utilisateur ou utilisatrice de test, il peut être nécessaire de supprimer l’identifiant de connexion d’un utilisateur ou d’une utilisatrice dans Workfront. La suppression d’un utilisateur ou d’une utilisatrice supprime son association avec les éléments dans Workfront : affectations, notes, heures, documents, objets créés, etc.

L’unique occasion où Workfront recommande de supprimer un utilisateur ou utilisatrice, c'est lorsque ceux-ci n’ont jamais été affectés à un travail ou qu’ils ne disposent d’absolument aucun historique en lien avec des éléments Workfront.

Workfront recommande fortement de désactiver un utilisateur ou utilisatrice plutôt que de le ou la supprimer. La désactivation conserve les informations de l’utilisateur ou de l’utilisatrice dans Workfront, qui peuvent être nécessaires pour l’exactitude de l’établissement des rapports, la gestion de projets, etc. Si vous avez des questions sur la désactivation ou la suppression d’un utilisateur ou d’une utilisatrice, adressez-vous à votre consultant ou consultante Workfront ou à l’assistance clientèle de Workfront.