Gérer les notifications d’événements dans l’application et par e-mail

Les e-mails font partie de la vie professionnelle quotidienne et, certains jours, la quantité d’e-mails que vous recevez est écrasante. Cependant, avec Workfront, les administrateurs et les administratrices système peuvent s’assurer que chaque personne reçoit des e-mails pertinents et utiles concernant le travail auquel elle participe.

Il existe plusieurs types de notifications que Workfront peut envoyer aux utilisateurs et aux utilisatrices. Certaines de ces notifications sont contrôlées au niveau du système et affectent tous les utilisateurs et utilisatrices. Certaines notifications peuvent être paramétrées pour générer des e-mails instantanément, sous forme d’une synthèse quotidienne. Vous pouvez également désactiver les e-mails pour ne générer que des notifications au sein de Workfront.

Notifications d'événements

Un événement peut être un changement de statut, un commentaire posté ou une tâche effectuée et peut déclencher une notification dans l’application sur Workfront.

Toutefois, vous pouvez déterminer les événements pour lesquels vous souhaitez recevoir des notifications par e-mail en sélectionnant ou en désélectionnant les options dans vos préférences.

Pour effectuer ces changements, cliquez sur votre nom dans le Menu principal.

Cliquez sur Modifier dans le menu Plus.

Cliquez sur Notifications dans la fenêtre pop-up Modifier la personne.

À partir de là, vous pouvez choisir les notifications que vous souhaitez recevoir instantanément, quotidiennement ou pas du tout. Les modifications que vous apportez ici vous sont propres et n’affectent pas les autres utilisateurs et utilisatrices de Workfront.

Chaque jour

Par défaut, les e-mails sont configurés pour être envoyés instantanément. Toutefois, vous pouvez modifier la fréquence des notifications par e-mail de Instantanément à Quotidiennement, ce qui vous permet d’obtenir les informations dont vous avez besoin au moment où vous le souhaitez.

L’option quotidienne envoie une synthèse des événements de la journée en un seul e-mail. Les utilisateurs et utilisatrices reçoivent un e-mail pour chaque regroupement qu’ils voient dans la section Notifications.

Par exemple, la section Informations sur les projets que je possède générera un e-mail quotidien, la section Action nécessaire générera un e-mail quotidien, etc.

E-mail

E-mail

En plus de sélectionner l’option quotidienne, définissez une heure pour l’envoi de ces e-mails. En fonction de ce qui fonctionne le mieux, les e-mails de synthèse peuvent être envoyés avant que vous n’arriviez au travail le matin ou juste avant que vous ne partiez pour la journée.

Menu déroulant

Pas du tout

La dernière option consiste à désactiver entièrement les notifications par e-mail.

Si vous décidez de le faire, sachez que même si vous ne recevez pas d’e-mails, le travail est toujours attribué, commenté et mis à jour sur Workfront. En désactivant toutes les notifications, il se peut que vous manquiez des informations importantes à connaître.

Dans quelques cas, Workfront a vu des utilisateurs et des utilisatrices désactiver les notifications par e-mail. Par exemple, si vous effectuez la majeure partie de votre travail via l’application mobile Workfront, vous pouvez désactiver vos notifications par e-mail et ne recevoir des notifications que via l’application.

Quel que soit le type des Notifications d’événement que vous décidez de recevoir, les notifications sont importantes pour la réussite du travail effectué dans le cadre des objectifs de votre organisation.

Recommandations

Il y a quelques notifications que Workfront recommande de laisser cochées, qu’il s’agisse d’un e-mail instantané ou d’une synthèse quotidienne.

Pour la plupart des utilisateurs et utilisatrices :

Pour les chefs de projet :