Bonnes pratiques : fonctions

En quoi consiste une « bonne pratique » Adobe Workfront ?

Les bonnes pratiques sont des directives qui présentent une ligne de conduite efficace. Vous pouvez facilement les adopter, ainsi que les utilisateurs et utilisatrices de votre entreprise, et elles peuvent être reproduites avec succès dans toute votre organisation.

En examinant ces recommandations, gardez à l’esprit que certaines des bonnes pratiques de Workfront sont universelles, tandis que d’autres peuvent être plus spécifiques au sujet. Utilisez ces bonnes pratiques comme cadre pour vous aider à configurer et à utiliser le système Workfront.

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En parcourant cette page, vous trouverez d’abord une liste détaillée de toutes les bonnes pratiques pour ce sujet. Cela vous permet d’examiner les recommandations sans entrer dans les détails du « pourquoi ».

La zone « Pourquoi s’agit-il de bonnes pratiques ? » qui se trouve après la liste détaillée, fournit plus de détails sur certaines des bonnes pratiques et sur les raisons pour lesquelles elles sont considérées comme un processus, un outil, etc. que vous devriez envisager de mettre en place avec votre instance Workfront.

Bonnes pratiques en matière de fonctions

Pourquoi s’agit-il des bonnes pratiques ?

Bonnes pratiques

Utilisez des conventions de dénomination pour les fonctions utilisées dans l’ensemble de l’organisation.

Voici pourquoi

Les fonctions sont globales.  Si vous souhaitez différencier et gérer des fonctions portant le même nom dans différents groupes au sein de votre organisation, les conventions de dénomination constituent la meilleure méthode. Utilisez une convention de dénomination adaptée à vos besoins, mais n’oubliez pas de rester simple.

Bonne pratique

Affectez des tâches à des fonctions lors de la création de modèles de projet.

Voici pourquoi

Lorsque des utilisateurs et utilisatrices individuels sont affectés à des tâches dans des modèles de projet, cela peut entraîner des problèmes de gestion de personnel lorsqu’un utilisateur ou une utilisatrice change de fonction ou quitte l’organisation. Cela rend la maintenance du modèle et du projet plus fastidieuse.

De plus, l’affectation de fonctions aux tâches vous permet de prévoir vos besoins en ressources et d’affecter le travail à l’aide des outils de gestion des ressources de Workfront.

Bonne pratique

Ne créez pas de fonctions selon les noms de postes.

Voici pourquoi

Les fonctions représentent l’ensemble des compétences qu’un utilisateur ou une utilisatrice possède pour accomplir une tâche. Les noms des postes ne reflètent pas toujours les compétences de l’utilisateur ou de l’utilisatrice ou le type de travail qu’ils effectuent.

Bonne pratique

Lorsque vous créez des fonctions, veillez à ne pas les rendre trop granulaires.

Voici pourquoi

Vous pouvez associer un utilisateur ou une utilisatrice à plusieurs fonctions, mais il se peut que vous n’ayez pas besoin d’une fonction pour chaque compétence d’un utilisateur ou d’une utilisatrice donnés. Les fonctions sont déterminées en fonction de vos besoins en matière d’affectation des tâches et du niveau de détail souhaité dans les rapports de gestion des ressources.

Bonne pratique

Ne créez des fonctions similaires que lorsqu’une distinction claire est nécessaire.

Voici pourquoi

Dans la plupart des cas, il n’est pas nécessaire que plusieurs fonctions représentent le même ensemble de compétences. Cependant, vous aurez besoin de plusieurs fonctions si :

Le taux de facturation est différent. Par exemple, il est possible qu’un graphiste senior soit facturé à un taux différent de celui d’un graphiste standard.
Les affectations de travail nécessitent un type de fonction spécifique. Par exemple, une tâche devant être effectuée par un chef de projet mais pas par un coordinateur.
Vous devez gérer les ressources selon les fonctions. Par exemple, vous pouvez avoir 600 heures de conception graphique à votre actif mais seulement 200 heures de direction artistique senior.

Si vous créez des fonctions similaires, utilisez le champ de description pour chacun d’eux afin d’indiquer les différences entre les fonctions, quand et comment elles sont utilisées, etc.