Práctica recomendada: plantillas de diseño

¿Qué es una "práctica recomendada" de Adobe Workfront?

Las prácticas recomendadas son directrices que representan un procedimiento eficaz y efectivo, se adoptan fácilmente en la compañía y se pueden replicar correctamente en toda la organización.

Al revisar estas recomendaciones, hay que tener en cuenta que algunas prácticas recomendadas de Workfront son universales, mientras que otras pueden ser más específicas del tema. Utilice estas prácticas recomendadas como marco de ayuda para guiar la configuración y el uso del sistema Workfront.

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Al desplazarse por esta página, encontrará en primer lugar una lista de alto nivel de todas las prácticas recomendadas sobre el tema. Esto permite revisar las recomendaciones sin profundizar en los detalles de "por qué".

El punto "¿Por qué estas son prácticas recomendadas?" se encuentra después de la lista de alto nivel, proporciona mayores detalles sobre algunas de las prácticas recomendadas y por qué se consideran un proceso, una herramienta, etc., cuya implementación se debe considerar al trabajar con Workfront.

Prácticas recomendadas sobre las plantillas de diseño

¿Por qué estas son prácticas recomendadas?

Práctica recomendada

Simplifique al máximo las plantillas de diseño mediante la administración de opciones de menú.

A continuación se explica por qué

Menos es más cuando se trata de plantillas de diseño. Garantizar que las plantillas de diseño contengan únicamente las opciones necesarias del menú principal, las secciones del menú del panel izquierdo, los campos de detalle de objetos, las opciones de lista, etc., elimina el ruido innecesario y simplifica la navegación para los usuarios. Si los usuarios tienen demasiadas cosas en las que hacer clic, Workfront se convierte rápidamente en algo confuso para el usuario. Unas plantillas de diseño bien elaboradas pueden mejorar la eficiencia de un usuario y su capacidad para trabajar fácilmente en Workfront. Lo que, a su vez, conduce a la adopción por parte del usuario.

Tenga cuidado al ocultar las opciones, no oculte algo que el usuario necesita como parte de sus flujos de trabajo diarios.

A medida que su organización incrementa el uso de Workfront, asegúrese de que las funciones relevantes aparezcan en las plantillas de diseño para que los usuarios puedan aprovecharlas.

Práctica recomendada

Cree plantillas de diseño para conjuntos de usuarios, no para particulares.

A continuación se explica por qué

Cree diseños en torno a conjuntos de personas que realizan trabajos similares, que necesitan acceder a las mismas partes de Workfront, etc. Esto no solo garantiza que los usuarios tengan acceso a las partes de Workfront que necesitan para realizar su trabajo, sino que también implica que los administradores de sistemas y grupos deben crear y mantener menos plantillas de diseño.

Si los usuarios solicitan plantillas de diseño “especializadas”, enséñeles a utilizar pines en la barra de navegación y añada sus propias secciones personalizadas en los menús del panel izquierdo. Esto puede satisfacer sus necesidades sin tener que crear plantillas de diseño adicionales.

Práctica recomendada

Tenga en cuenta los flujos de trabajo y procesos al crear las plantillas de diseño.

A continuación se explica por qué

Asegúrese de que los usuarios puedan acceder a todo lo que necesiten para realizar su trabajo.

Opciones en el menú principal. Los elementos de menú más utilizados en una posición prominente (u organizar el menú principal alfabéticamente)
Secciones de menú del panel izquierdo, en un orden que facilite el flujo de trabajo
Campos estándar y personalizados visibles en Inicio, para permitir a los usuarios completar asignaciones sin tener que profundizar en las tareas o problemas para obtener la información necesaria

Después de crear la plantilla de diseño, utilice la función “iniciar sesión como” del área de configuración para probar la plantilla como alguien que la va a utilizar. Consulte cada paso del flujo de trabajo de esa persona para asegurarse de que tiene lo que necesita antes de asignar usuarios a la plantilla.

Práctica recomendada

Empiece por una plantilla de diseño “estándar” o “base”, luego copie y realice los cambios necesarios.

A continuación se explica por qué

La creación de plantillas de diseño es más rápida cuando copia una plantilla existente que contiene la configuración existente en todas las plantillas de diseño. A continuación, puede realizar los cambios necesarios para el conjunto de usuarios específico al que se asignará la plantilla. De este modo, no es necesario volver a crear configuraciones desde cero y puede evitar la duplicación de esfuerzos.

Práctica recomendada

Cree el menor número posible de plantillas de diseño.

A continuación se explica por qué

Al crear plantillas de diseño, intente hacerlas de forma que satisfagan las necesidades de la mayoría de las personas de un equipo, de un grupo, con la misma función de trabajo, etc., como sea posible. Una menor cantidad de plantillas de diseño significa que los administradores de sistemas y grupos necesitan menos mantenimiento.