Creación de un informe de tareas
Este vídeo contiene información sobre:
- Cómo crear un informe de tareas con un filtro complejo
- Cómo encontrar los informes que crea
Hemos recopilado los informes favoritos de los clientes y los hemos reunido en un libro de cocina fácil de digerir para que se lo lleve y lo pruebe en su propia cocina de Workfront.
Estos 10 informes proceden de clientes que son como usted. Repartidos por sectores, departamentos, equipos, cargos y todos en empresas diferentes, estamos muy agradecidos a los increíbles clientes que compartieron uno de sus informes favoritos. Algunos informes son simples (pero increíblemente útiles) y otros son más complejos para llevar los informes al siguiente nivel.
Actividad 1: Creación de un informe de notas con instrucciones
Cree un informe de Notas que pueda usar para buscar notas del usuario (es decir, comentarios o actualizaciones) o notas del sistema basadas en el contenido, el autor, la fecha de entrada, el nombre del proyecto o el tipo de auditoría. Asigne al informe el nombre “Búsqueda de notas”.
Cuando se utiliza la instrucción Texto de nota, este informe buscará dentro de los hilos de actualización para extraer rápidamente cualquiera que cumpla los criterios especificados. Al ejecutar el informe, no es necesario rellenar todas las instrucciones, solo las que le interesen. Las que están en blanco se ignoran automáticamente.
La vista debe incluir columnas para lo siguiente:
- Texto de nota
- Auditar texto
- Fecha de entrada
- Propietario: Nombre
- Tipo de auditoría
- Nombre de la tarea
- Nombre del problema
Deje la pestaña Filtro en blanco.
Grupo en Nombre del proyecto.
Incluya instrucciones para lo siguiente:
- Auditar texto
- Texto de nota
- Nombre del propietario
- Fecha de entrada
- Nombre del proyecto
- Tipo de auditoría
Respuesta de actividad 1
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Seleccione Informes desde el Menú principal.
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Haga clic en el menú Nuevo informe y seleccione Nota.
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En Columnas (Vista), configure las columnas para incluir lo siguiente:
- Nota > Texto de nota
- Nota > Texto de auditoría
- Nota > Fecha de entrada
- Propietario > Nombre
- Nota > Tipo de auditoría
- Tarea > Nombre
- Problema > Nombre
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Seleccione la columna Fecha de entrada y cambie a Orden de bajada.
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En la pestaña Agrupaciones, configure el informe para agruparlo por Proyecto > Nombre.
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Deje Filtros en blanco.
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Abra Configuración de los informes y asigne el nombre al informe “Búsqueda de notas”.
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En el campo Descripción, escriba algo como “Buscar notas del sistema o del usuario según el tipo de auditoría seleccionado y otras instrucciones. Las notas del sistema aparecen en la columna Texto de auditoría y las del usuario aparecen en la columna Texto de nota”.
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Seleccione la pestaña Detalles para que se muestre cuando se cargue el informe.
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Configure el informe para que muestre 200 elementos cuando se incluya en un tablero.
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Haga clic en Instrucciones del informe y añada lo siguiente:
- Nota > Texto de auditoría
- Nota > Texto de nota
- Propietario > Nombre
- Nota > Fecha de entrada
- Proyecto > Nombre
- Nota > Tipo de auditoría
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Marque la casilla de verificación Mostrar instrucciones en tableros.
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Guarde y cierre el informe.
Actividad 2: Crear un informe de comentarios del equipo de administración
Es un informe de problemas que muestra todos los problemas de una cola de solicitudes de comentarios creada para los administradores del sistema. Puede ver cómo crear esta cola de solicitudes en el tutorial Creación de una cola de solicitudes de comentarios de administrador del sistema.
Este informe también utiliza un formulario personalizado. Para aprender a crear un formulario personalizado, consulte el tutorial Crear y compartir un formulario personalizado.
Este formulario personalizado debe crearse de la siguiente manera:
Nombre: Comentarios del proceso de administración
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Tipo de proceso (campo desplegable)
- niveles de acceso
- proceso de aprobación (solo global)
- notificaciones por correo electrónico
- plantilla de diseño
- ruta de hitos
- plantilla de proyecto
- notificaciones de recordatorio
- cola de solicitudes
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Nombre del proceso (campo de texto de una sola línea)
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Grado del proceso (campo desplegable)
- 1 - totalmente inútil
- 2 - no es muy útil
- 3 - bueno, pero podría ser mejor
- 4 - excelente
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Problema o buenas noticias (campo de texto de párrafo)
Cree un informe de problemas denominado Informe de comentarios del equipo de administración.
La vista debe contener las columnas siguientes:
- Problema: Nombre
- Contacto principal: Nombre
- Problema: Tipo de proceso
- Problema: Nombre del proceso
- Problema: Grado del proceso
- Problema: Problema o buenas noticias
- Problema: Fecha de entrada
- Problema: Edad
- Problema: Asignaciones
- Problema: Estado
Grupo en tipo de proyecto.
Filtre por el ID del proyecto de la cola de solicitudes donde residen los problemas de comentarios.
Respuesta de actividad 2
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Seleccione Informes desde el Menú principal.
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Haga clic en el menú Nuevo informe y seleccione Problema.
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En Columnas (Vista), configure las columnas para incluir lo siguiente:
- Problema > Nombre
- Contacto principal > Nombre
- Nota: Aparece con “Owner:Name” como etiqueta de columna. Puede cambiarlo por “Notificado por” haciendo clic en Opciones avanzadas y escribiendo “Notificado por” en el campo Etiqueta de columna personalizada.
- Problema > Tipo de proceso
- Problema > Nombre del proceso
- Problema > Grado del proceso
- Problema > Problema o buenas noticias
- Problema > Fecha de entrada
- Problema > Edad
- Problema > Asignaciones
- Problema > Estado
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Seleccione la columna Fecha de entrada y cambie a Orden de bajada.
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En la pestaña Agrupaciones, configure el informe para agruparlo por Problema > Tipo de proceso.
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En la pestaña Filtros, añada un filtro para que Problema > ID de proyecto sea igual al proyecto de la cola de solicitudes donde residen los problemas de comentarios.
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Guarde y cierre el informe.