Práctica recomendada: formularios personalizados

¿Qué es una "práctica recomendada" de Adobe Workfront?

Las prácticas recomendadas son directrices que representan un procedimiento eficaz y efectivo, se adoptan fácilmente en la compañía y se pueden replicar correctamente en toda la organización.

Al revisar estas recomendaciones, hay que tener en cuenta que algunas prácticas recomendadas de Workfront son universales, mientras que otras pueden ser más específicas del tema. Utilice estas prácticas recomendadas como marco de ayuda para guiar la configuración y el uso del sistema Workfront.

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Al desplazarse por esta página, encontrará en primer lugar una lista de alto nivel de todas las prácticas recomendadas sobre el tema. Esto permite revisar las recomendaciones sin profundizar en los detalles de "por qué".

El punto "¿Por qué estas son prácticas recomendadas?" se encuentra después de la lista de alto nivel, proporciona mayores detalles sobre algunas de las prácticas recomendadas y por qué se consideran un proceso, una herramienta, etc., cuya implementación se debe considerar al trabajar con Workfront.

Prácticas recomendadas de formularios personalizados

¿Por qué estas son prácticas recomendadas?

Práctica recomendada

Diagrama de un formulario personalizado (en una pizarra o papel) antes de crearlo en Adobe Workfront.

A continuación se explica por qué

Asegúrese de que tiene campos para toda la información requerida y que los campos están organizados de manera que los usuarios puedan rellenar el formulario fácilmente. Si modifica el formulario, también podrá ayudarle a determinar si algunos campos se pueden ocultar o mostrar mediante la lógica de visualización.

Práctica recomendada

Adjunte formularios personalizados a una plantilla de proyecto si los proyectos realizados con esa plantilla siempre necesitan ciertos formularios personalizados adjuntos. Incluso puede rellenar los campos que cambian con poca frecuencia o que requieren información específica.

A continuación se explica por qué

De este modo, el formulario ya está adjunto y parte de la información ya se ha rellenado, lo que ayuda a acelerar la creación del proyecto y garantiza que esos campos personalizados se rellenen correctamente y por completo en todos los proyectos aplicables.

Práctica recomendada

Cree un formulario personalizado para realizar un seguimiento de la información sobre clientes o proveedores externos que haya añadido al sistema de Workfront como empresa.

A continuación se explica por qué

Utilice el formulario personalizado para realizar un seguimiento de la dirección, el nombre del contacto principal, etc., para que sea fácilmente accesible desde Workfront. También podrá extraer esta información de formulario personalizada en los informes.

Práctica recomendada

Cree un único formulario personalizado “general” o “universal” que contenga campos comunes y campos calculados, en lugar de rastrear los campos individuales en varios formularios. Esto le ayuda a recopilar información para toda la empresa de forma coherente.

A continuación se explica por qué

Un formulario “general” facilita el mantenimiento de estos campos, ya que todos viven en un solo lugar. Podrá actualizar un solo formulario, en lugar de tener estos campos individuales viviendo en varios formularios diferentes, que luego tendría que actualizar de manera individual.

Práctica recomendada

Agregue saltos de sección a un formulario personalizado para mantenerlo organizado y fácil de entender.

A continuación se explica por qué

Agrupar información relacionada en secciones ayuda a los usuarios a navegar por el formulario.

Práctica recomendada

Mantenga los formularios personalizados más cortos para asegurarse de que el formulario está completamente rellenado y de que obtiene toda la información que necesita.

A continuación se explica por qué

Los formularios largos pueden ser intimidantes para los usuarios y a menudo llevan a que el formulario no se rellene completamente. Esto, a su vez, da como resultado información de asignación incompleta y datos inexactos para la presentación de informes.

Si un formulario personalizado tiene muchos campos, coloque los campos relacionados en paralelo, siempre que sea posible, de modo que el usuario tenga menos desplazamiento. También puede utilizar la lógica de omisión para ocultar campos que no necesitan rellenarse o mostrar lógica para mostrar campos específicos.

Práctica recomendada

Utilice opciones de campo personalizadas y predefinidas (como botones de opción y menús desplegables) para limitar las opciones de respuesta al requerir que los usuarios seleccionen entre opciones específicas.

He aquí por qué

Con un campo predefinido, los usuarios solo harán clic en una casilla o seleccionarán de un menú, asegurándose de que todas las respuestas a esa pregunta sean idénticas.

Para que los informes sean precisos, es fundamental contar con datos coherentes y precisos. Los datos incoherentes dan lugar a informes inexactos, lo que puede afectar a las decisiones a nivel individual. Además, estos datos coherentes le permiten agregar gráficos a los informes para una representación visual de sus datos. Los campos de texto sin fin no se pueden usar en gráficos.

Práctica recomendada

Asegúrese de que las etiquetas de campo estén claramente redactadas y sean descriptivas.

He aquí por qué

De este modo, la persona que rellena el formulario personalizado comprende qué información se solicita.

Práctica recomendada

Agregue información en el campo Instrucciones de los campos personalizados para indicar qué información debe introducir la persona que rellene el campo.

He aquí por qué

Esta información aparece como un elemento emergente al pasar el ratón por encima de ? Icono situado junto a un campo de un formulario personalizado. Incluya qué datos se deben introducir en el campo, incluido cualquier formato necesario para los campos de texto.

Proporcionar más detalles al usuario ayuda a reducir las conversaciones adicionales, los correos electrónicos de ida y vuelta o la confusión. Cuando la información está incompleta o falta, eso puede retrasar el trabajo realizado.

Práctica recomendada

Utilice la lógica de visualización para mostrar los campos necesarios cuando se rellene otro campo de una forma específica. Utilice la lógica de omisión en los formularios personalizados para ocultar campos no relacionados con el tipo de solicitud.

He aquí por qué

Al mostrar solo los campos necesarios u ocultar los que no lo son, se crea un formulario personalizado más limpio y menos confusión para los usuarios a medida que rellenan los formularios personalizados. Esto también contribuye a un formulario más corto, que es menos intimidante para los usuarios y promueve una mayor tasa de respuesta.

El uso de la lógica de visualización también puede ayudarle a reducir el número de formularios personalizados que debe crear y mantener.

Práctica recomendada

Reduzca el número de cálculos necesarios en un formulario personalizado extrayendo la información calculada de otro formulario.

He aquí por qué

Por ejemplo, tiene un campo calculado llamado “Número de activos” en un formulario de problemas que calcula el número de recursos adjuntos al elemento. Se utiliza en una cola de solicitudes. Necesita que esta información se traslade al proyecto cuando se convierta la solicitud. Realice una copia del formulario de problemas y guárdelo como un formulario de proyecto. A continuación, añada el nombre del campo calculado del problema a la casilla de cálculo del formulario del proyecto. En este ejemplo, en el campo calculado del formulario de proyecto llamado “Número de activos”, introduzca literalmente “Número de activos”. Esto evita que Workfront intente volver a ejecutar este cálculo en el proyecto y, en su lugar, utiliza el valor del formulario personalizado de problemas.

Práctica recomendada

Utilice campos existentes de la biblioteca de campos que tengan el mismo propósito, cuando corresponda.

He aquí por qué

Dos campos de Workfront no pueden tener el mismo nombre. Si el campo tiene un nombre común, es posible que el campo ya exista. Compruebe la biblioteca de campos antes de crear nuevos campos para ver si el campo ya existe.

Cuando utilice campos que no ha creado, recuerde que las modificaciones de este campo afectan a TODOS los formularios personalizados de los que el campo forma parte. Si necesita cambiar un cálculo o cambiar el tipo de campo (por ejemplo, texto para los botones de opción), debe crear un nuevo campo y darle un nombre diferente al original. (Tenga en cuenta que varios campos con nombres similares pueden resultar confusos para los usuarios).

Práctica recomendada

Utilice los campos obligatorios para asegurarse de que se capture la información esencial para su proceso u organización.

He aquí por qué

Los datos incompletos de un formulario personalizado pueden retrasar el trabajo y afectar a la creación de informes. El indicador de campo requerido (un * rojo junto al nombre del campo) recuerda a los usuarios que se necesita información específica antes de editarlo y, a continuación, guardar ese formulario personalizado o enviar oficialmente una solicitud.

Sin embargo, los campos obligatorios deben utilizarse con moderación y cuidado. Tener todos los campos requeridos puede impedir que los usuarios rellenen los campos con información útil y completa. Además, al editar un formulario personalizado en el área Detalles de un objeto, un campo obligatorio incompleto evita que se guarde un formulario personalizado.

Práctica recomendada

Tenga cuidado al cambiar los nombres de campo en un formulario personalizado, ya que esto puede afectar a los campos calculados que invocan ese campo.

He aquí por qué

Al cambiar el nombre de un campo, es necesario actualizar el nombre cuando se utilice en un campo personalizado calculado en un formulario personalizado o en un cálculo integrado en el modo de texto. Si se cambia el nombre de un campo, pueden producirse errores en los cálculos y generar información inexacta.

Práctica recomendada

Revise los formularios personalizados y los campos de forma periódica (por ejemplo, una vez al trimestre) como parte del mantenimiento normal del sistema de Workfront.

A continuación se explica por qué

Los formularios personalizados y los campos no son útiles si no están recopilando los datos que su organización necesita para trabajar.

Cuando realice actualizaciones, tenga en cuenta cómo afectan estos cambios a otros aspectos de Workfront. Por ejemplo, si se cambia el nombre de un campo, se puede interrumpir un cálculo que utilice ese campo. O cambiar la etiqueta o el nombre de un formulario puede hacer que un informe no muestre la información necesaria o que una integración con otro sistema no se ejecute.

Además de actualizar los formularios personalizados, identifique los formularios que tengan poco uso o que no se estén utilizando. ¿Pueden combinarse los formularios que no se usan con frecuencia con otro formulario? O tal vez ha llegado el momento de eliminar ese formulario, porque sus equipos ya no necesitan la información que recoge.

Antes de realizar cualquier acción con estos formularios innecesarios, lea sobre la desactivación o eliminación de formularios personalizados y campos personalizados.

Práctica recomendada

Desactive los formularios personalizados innecesarios en lugar de eliminarlos.

He aquí por qué

Al eliminar un formulario personalizado, se eliminan todos los datos personalizados introducidos mediante dicho formulario.
Al desactivar un formulario personalizado se conservan todos los datos históricos asociados. Esto significa que puede seguir facilitando esta información.

Desactivar también impide que el formulario se muestre en los menús desplegables donde los usuarios seleccionan un formulario personalizado. Sin embargo, el formulario sigue mostrándose en cualquier objeto al que ya esté adjunto.

Práctica recomendada

Oculte los campos personalizados que ya no sean necesarios en un formulario personalizado en un salto de sección. A continuación, haga que esa sección solo sea visible para los administradores del sistema.

A continuación se explica por qué

Al eliminar un campo personalizado existente, no solo se quita de un formulario personalizado, sino que también se eliminan todos los datos contenidos en él dondequiera que se utilice. Esto significa que se eliminan los datos históricos, que podrían ser necesarios para los informes.

Para evitar la pérdida de datos, oculte el campo innecesario en el propio formulario personalizado. Los saltos de sección en los formularios personalizados permiten ocultar o exponer los campos que forman parte de esa sección en función de si el usuario tiene acceso de vista, contribución o administración del objeto de Workfront al que está adjunto. Una sección se puede establecer como Solo administrador, por lo que solo los usuarios con un nivel de acceso de administración al sistema pueden ver toda la sección del formulario.

Práctica recomendada

Limite quién puede crear formularios personalizados en la instancia de Workfront.

A continuación se explica por qué

Tener un grupo selecto de personas que puedan crear formularios personalizados ayuda a controlar el número generado en su instancia de Workfront.

Además, permitir que otros creen formularios puede aliviar el trabajo del administrador del sistema y ofrece un control sobre las actualizaciones de los formularios personalizados que utilizan los grupos con regularidad.