Perché queste sono best practice?
Best practice
Creare un diagramma di un modulo personalizzato su una lavagna o un foglio di carta prima di crearlo in Adobe Workfront.
Ecco perché
Assicurarsi di avere campi per tutte le informazioni richieste e che tali siano organizzati in modo da facilitare la compilazione del modulo da parte degli utenti. La creazione di diagrammi nel modulo consente inoltre di determinare se alcuni campi possono essere nascosti o visualizzati utilizzando la logica di visualizzazione.
Best practice
Allegare moduli personalizzati a un modello di progetto se i progetti realizzati con tale modello richiedono sempre determinati moduli personalizzati. È possibile anche compilare i campi che raramente cambiano o che richiedono informazioni specifiche.
Ecco perché
In questo modo, il modulo è già allegato e alcune informazioni sono già state compilate, consentendo di accelerare la creazione del progetto e garantendo che i campi personalizzati vengano compilati correttamente e completamente in tutti i progetti applicabili.
Best practice
Creare un modulo personalizzato per tenere traccia delle informazioni clienti o fornitori esterni aggiunti al sistema di Workfront come azienda.
Ecco perché
Utilizza il modulo personalizzato per tenere traccia di indirizzo, nome del contatto principale e così via, in modo che siano facilmente accessibili all’interno di Workfront. Potrai anche richiamare le informazioni di questo modulo personalizzato nei rapporti.
Best practice
Creare un singolo modulo personalizzato “generale“ o “universale” che contenga campi comuni e campi calcolati, anziché inserire i singoli campi in più moduli. In questo modo è possibile raccogliere le informazioni a livello aziendale in modo coerente.
Ecco perché
Un modulo “generale” semplifica la gestione di questi campi, poiché risiedono tutti nello stesso posto. Sarà possibile aggiornare un singolo modulo, anziché avere singoli campi in più moduli diversi, da aggiornare singolarmente.
Best practice
Aggiungere interruzioni di sezione a un modulo personalizzato per mantenerlo organizzato e facile da comprendere.
Ecco perché
Se le informazioni correlate sono raggruppate in sezioni, per gli utenti sarà più facile navigare nel modulo.
Best practice
Mantenere i moduli personalizzati più brevi per assicurarsi che siano compilati completamente e che si possano ottenere tutte le informazioni necessarie.
Ecco perché
I moduli lunghi possono spaventare gli utenti e potrebbero venir compilati solo in parte. Questo, a sua volta, può portare a informazioni di assegnazione incomplete e a dati imprecisi nei rapporti.
Se un modulo personalizzato ha molti campi, posiziona i campi correlati uno accanto all’altro, ove possibile, in modo da ridurre lo scorrimento per l’utente. Puoi anche utilizzare la logica di salto per nascondere i campi che non devono essere compilati oppure la logica di visualizzazione per mostrare campi specifici.
Best practice
Utilizzare opzioni preimpostate per campi personalizzati, ad esempio per pulsanti di scelta e menu a discesa, in modo da limitare le opzioni di risposta; gli utenti potranno selezionare tra opzioni specifiche.
Ecco perché
Con un campo preimpostato, gli utenti dovranno semplicemente fare clic su una casella o selezionare una voce di menu; tutte le risposte saranno quindi identiche.
Dati coerenti e accurati sono fondamentali per ottenre un rapporto accurato. Dati incoerenti danno luogo a rapporti imprecisi, che possono influenzare le decisioni dal livello individuale in su. Inoltre, se i dati sono coerenti, è possibile aggiungere grafici ai rapporti per avere una rappresentazione visiva dei dati. I campi di testo in cui è possibile immettere qualsiasi risposta non possono essere utilizzati nei grafici.
Best practice
Assicurarsi che le etichette dei campi siano chiaramente formulate e descrittive.
Ecco perché
In questo modo la persona che compila il modulo personalizzato capisce quali informazioni vengono richieste.
Best practice
Aggiungere informazioni nel campo Istruzioni sui campi personalizzati per indicare le informazioni che la persona che compila il campo deve immettere.
Ecco perché
Queste informazioni vengono visualizzate come popup quando passi il mouse sopra il pulsante con l’icona ? che si trova accanto a un campo in un modulo personalizzato. Includi i dati da immettere nel campo, compresa l’eventuale formattazione richiesta per specifici campi di testo.
Fornire maggiori dettagli all'utente aiuta a ridurre ulteriori conversazioni, scambi di e-mail o confusione. Informazioni incomplete o mancanti possono ritardare il lavoro in corso.
Best practice
Utilizzare la logica di visualizzazione per mostrare i campi necessari quando un altro campo viene compilato in un modo specifico. Utilizzare la logica di salto nei moduli personalizzati per nascondere i campi non correlati al tipo di richiesta.
Ecco perché
Visualizzare solo i campi necessari o nascondere quelli che non lo sono crea un modulo personalizzato più pulito e meno confusione per gli utenti durante la compilazione dei moduli personalizzati. Questo contribuisce anche a un modulo complessivamente più breve, e quindi più accessibile e che avrà un tasso di risposta più elevato.
L’utilizzo della logica di visualizzazione consente inoltre di ridurre il numero di moduli personalizzati da creare e gestire.
Best practice
Ridurre il numero di calcoli necessari in un modulo personalizzato estraendo le informazioni calcolate da un altro modulo.
Ecco perché
Supponiamo che, in un modulo per problemi, vi sia un campo calcolato “Numero di risorse” che calcola il numero di risorse allegate all’elemento. Viene utilizzato su una coda di richieste. Queste informazioni devono essere trasferite al progetto quando la richiesta viene convertita. Crea una copia del modulo di emissione e salvala come modulo di progetto. Quindi aggiungi il nome del campo di emissione calcolato alla casella di calcolo del modulo di progetto. In questo esempio, nel campo calcolato del modulo del progetto denominato “Numero di risorse”, immetti letteralmente “Numero di risorse”. Questo impedisce a Workfront di provare a eseguire nuovamente questo calcolo sul progetto e utilizzare invece il valore del modulo personalizzato del problema.
Best practice
Se applicabile, utilizzare i campi esistenti della libreria di campi che hanno lo stesso scopo.
Ecco perché
In Workfront due campi non possono avere lo stesso nome. Se il campo ha un nome comune, è possibile che esista già. Controlla la libreria dei campi prima di creare nuovi campi per verificare se il campo esiste già.
Quando utilizzi campi non creati, ricorda che le modifiche a questo campo interessano TUTTI i moduli personalizzati di cui il campo fa parte. Se devi modificare un calcolo o cambiare il tipo di campo, ad esempio da testo a pulsanti di scelta, è necessario creare un nuovo campo e assegnargli un nome diverso rispetto all’originale. (Tieni presente che più campi con nomi simili possono confondere gli utenti.)
Best practice
Utilizzare i campi obbligatori per garantire l’acquisizione delle informazioni critiche per il processo o l’organizzazione.
Ecco perché
I dati incompleti in un modulo personalizzato possono ritardare il lavoro e influire sui rapporti. L’indicatore del campo obbligatorio (un * rosso accanto al nome del campo) ricorda agli utenti che sono necessarie informazioni specifiche prima di modificare e salvare il modulo personalizzato o di inviare ufficialmente una richiesta.
Tuttavia, i campi obbligatori devono essere utilizzati con moderazione e attenzione. Disporre di ogni campo obbligatorio può scoraggiare gli utenti dal compilare i campi con informazioni utili e complete. Inoltre, durante la modifica di un modulo personalizzato nell’area Dettagli di un oggetto, un campo obbligatorio incompleto impedisce il salvataggio di un modulo personalizzato.
Best practice
Prestare attenzione durante la modifica dei nomi dei campi in un modulo personalizzato, in quanto ciò può influire sui campi calcolati che chiamano quel campo.
Ecco perché
Quando modifichi il nome di un campo, il nome deve essere aggiornato laddove viene utilizzato in un campo personalizzato calcolato in un modulo personalizzato o in un calcolo integrato in modalità testo. La modifica del nome di un campo può interrompere i calcoli e generare informazioni imprecise.
Best practice
Rivedere i moduli e i campi personalizzati regolarmente, ad esempio una volta a trimestre, come parte della normale manutenzione del sistema di Workfront.
Ecco perché
I moduli e i campi personalizzati non sono utili se non raccolgono i dati di cui la tua organizzazione ha bisogno per svolgere il lavoro.
Quando effettui aggiornamenti, tieni presente come queste modifiche influiscono su altri aspetti di Workfront. Ad esempio, la modifica del nome di un campo può interrompere un calcolo che utilizza tale campo. In alternativa, la modifica dell’etichetta o del nome di un modulo può impedire la visualizzazione delle informazioni necessarie in un rapporto o la mancata esecuzione di un’integrazione con un altro sistema.
Oltre ad aggiornare i moduli personalizzati, identifica quelli poco utilizzati o quelli non utilizzati. I moduli non utilizzati di frequente possono essere combinati con un altro modulo? O forse è ora che quel modulo diventi obsoleto, perché i tuoi team non hanno più bisogno delle informazioni che il modulo sta raccogliendo.
Prima di intraprendere qualsiasi azione relativa a questi moduli non necessari, leggi la sezione sulla disattivazione e l’eliminazione di moduli e campi personalizzati.
Best practice
Disattivare i moduli personalizzati non necessari invece di eliminarli.
Ecco perché
Quando elimini un modulo personalizzato, elimini tutti i dati personalizzati immessi tramite tale modulo personalizzato.
La disattivazione di un modulo personalizzato conserva tutti i dati storici associati. Ciò significa che puoi continuare a generare rapporti su queste informazioni.
La disattivazione impedisce inoltre che il modulo venga visualizzato nei menu a discesa in cui gli utenti selezionano un modulo personalizzato. Tuttavia, il modulo viene ancora visualizzato su qualsiasi oggetto a cui è già associato.
Best practice
Nascondere i campi personalizzati che non sono più necessari in un modulo personalizzato da un’interruzione di sezione. Quindi rendere visibile la sezione solo agli amministratori di sistema.
Ecco perché
L’eliminazione di un campo personalizzato esistente non solo ne comporta la rimozione da un modulo personalizzato, ma comporta anche l’eliminazione di tutti i dati contenuti in tale campo, indipendentemente dalla posizione in cui viene utilizzato. Ciò significa che i dati storici, che potrebbero essere necessari per i rapporti, vengono eliminati.
Per evitare la perdita di dati, nascondi il campo non necessario nel modulo personalizzato stesso. Le interruzioni di sezione nei moduli personalizzati consentono di nascondere o esporre i campi che fanno parte di tale sezione a seconda che l’utente abbia accesso alla visualizzazione, al contributo o alla gestione dell’oggetto di Workfront a cui è associato. In alternativa, una sezione può essere impostata su Solo amministratore, in modo che solo gli utenti con un livello di accesso amministratore di sistema possano visualizzare l’intera sezione del modulo.
Best practice
Limitare gli utenti che possono creare moduli personalizzati nell’istanza di Workfront.
Ecco perché
Se si dispone di un gruppo selezionato di persone che possono creare moduli personalizzati, è possibile controllare il numero di moduli personalizzati creati nell’istanza di Workfront.
Inoltre, consentire ad altri utenti di creare moduli può semplificare il lavoro dell’amministratore di sistema e offre a ciascun gruppo il controllo sugli aggiornamenti dei moduli personalizzati utilizzati regolarmente.
