最佳實務 - 自訂表單

什麼是 Adobe Workfront「最佳實務」？

最佳實務是代表有效果、有效率之行動方針的準則；您和公司的使用者可以輕鬆採用；並且可以成功複製到整個組織。

當您檢閱這些建議時，請記住，有一些 Workfront 最佳實務是通用的，而其他做法可能針對特定主題。將這些最佳實務視為框架，作為設定和使用 Workfront 系統時的指引。

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當您捲動瀏覽此頁面時，您會先找到該主題所有最佳實務的高層次清單。這樣您便可以檢視建議而無需深入瞭解詳細的「原因」。

「為什麼這些是最佳實務？」區域，位在高層次清單之後，詳細說明一部分的最佳實務，以及為什麼這些實務被認定為您的 Workfront 執行個體應該考慮執行的流程、工具等。

自訂表單最佳實務

為什麼這些是最佳實務？

最佳實務

在 Adobe Workfront 中建立自訂表單之前，先在白板或白紙上繪製其圖表。

原因說明

確保所有必要資訊均有可供填寫的欄位，而且欄位的排列方式能讓使用者輕鬆填寫表單。將表單繪製成圖表，亦有助於判斷某些欄位是否可以使用顯示邏輯來隱藏/顯示。

最佳實務

如果使用該範本建立的專案總是需要附加特定自訂表單，請把自訂表單附加到專案範本中。您甚至可以填寫很少變更或需要特定資訊的欄位。

原因說明

透過上述方式，我們已經附加表單而且已填入某些資訊，有助於加速建立專案，並確保在所有適用專案上均用正確且完整的方式填寫這些自訂欄位。

最佳實務

對於您已經新增到 Workfront 系統中作為一家公司的外部客戶和供應商，請建立自訂表單來追蹤其資訊。

原因說明

使用自訂表單來追蹤主要聯絡人的地址、姓名等，以便在 Workfront 中輕鬆存取。您也可以把這些自訂表單資訊提取到報告中使用。

最佳實務

建立一份包含通用欄位和計算欄位的「通用」或「萬用」自訂表單，而不是把個別欄位增補到多個表單上。這個方法能夠協助您以一致的方式收集整個企業的資訊。

原因說明

「通用」表單的欄位比較容易維護，因為它們全部放在同一個地方。您只需要更新單一表單，而不是把這些欄位存在多份不同的表單上，再逐一進行更新。

最佳實務

在自訂表單中新增分區符號，讓資料井然有序而且容易理解。

原因說明

將相關資訊組合成多個區段，方便使用者導覽表單。

最佳實務

自訂表單應維持簡短，確保完整填寫整份表單，而且您取得所需的全部資訊。

原因說明

冗長的表單可能讓使用者望之卻步，而且經常發生未能完整填寫表單資訊的情況。這樣的情況反而導致指派資訊不完整，供報告使用的資料亦不準確。

若自訂表單具有很多欄位，可能時請讓相關的欄位並列放置，讓使用者可以減少捲動次數。您也可以使用跳過邏輯來隱藏不需要填寫資訊的欄位，或用顯示邏輯來顯示特定欄位。

最佳實務

使用預先定義的自訂欄位選項來限制答案的選項，例如透過選項按鈕和下拉式選單，要求使用者從指定的選項中選取答案。

原因說明

藉由預先定義的欄位，使用者只需要點選方塊或是從選單中選取，確保該問題的所有答案均相同。

資料一致且準確，是報告內容準確的重要關鍵。資料不一致可能造成報告內容不準確，進而可能影響個人層級以上的決策。此外，您可以利用這些具有一致性的資料，在報告中新增圖表，用視覺化方式呈現資料。圖表無法使用開放填寫的文字欄位。

最佳實務

欄位標籤的用語必須明確且具有敘述性。

原因說明

這樣一來，填寫自訂表單的人員也能瞭解被要求提供哪些資訊。

最佳實務

在自訂欄位的「指示」欄位中新增資訊，指示人員必須在該欄位輸入什麼資訊。

原因說明

當游標懸停在自訂表單上某個欄位旁邊的 ? 圖示時，這些資訊會以快顯視窗的形式出現。包括應在欄位中輸入什麼資料，包含文字欄位的任何必要格式。

為使用者提供更多詳細資料，有助於減少額外的對話、電子郵件往來，或是令人覺得混亂的情形。資訊不完整或有所缺少，可能會使工作延遲完成。

最佳實務

當另一個欄位用特定方式填寫時，請使用顯示邏輯來顯示所需欄位。在自訂表單中使用跳過邏輯來隱藏與請求類型無關的欄位。

原因說明

僅顯示所需的欄位，或是隱藏不需要的欄位，會讓自訂表單變得更乾淨，使用者在填寫自訂表單時也比較不會感到混亂。此做法亦有助於讓表單整體變得更簡短，比較不會讓使用者有壓迫感，也能提高回應率。

使用顯示邏輯亦可以協助您減少需要建立和維護自訂表單數量。

最佳實務

從另一個表單提取計算資訊，減少自訂表單上必要的計算數量。

原因說明

例如，在計算附加在項目上的資產數量的問題表單上，有一個名為「資產數量」的計算欄位。這是用於請求佇列的表單。在轉換請求時，您需要把這個資訊移轉到專案上。複製問題表單並儲存成專案表單。接著把問題計算欄位的名稱新增到專案表單的計算方塊中。在這個範例中，在專案表單上稱為「資產數量」的計算欄位中，按照字面輸入「資產數量」。這樣可以避免 Workfront 在專案上重新執行這項計算，而是要使用取自問題自訂表單的值。

最佳實務

如果適用，請使用欄位資料庫中具有相同用途的現有欄位。

原因說明

Workfront 中的兩個欄位不能使用相同的名稱。如果欄位使用常見名稱，很可能該欄位已經存在。建立新欄位之前先檢查欄位資料庫，確認該欄位是否已經存在。

使用不是由您建立的欄位時，請注意，修改這個欄位將影響具有這個欄位的所有自訂表單。若您需要變更計算或變更欄位類型 (例如從文字變成選項按鈕)，則您必須建立新欄位，並使用與原本欄位不同的名稱。(請記住，多個欄位使用類似名稱會讓使用者覺得混亂。)

最佳實務

使用必要欄位，確保能夠擷取流程或組織的關鍵資訊。

原因說明

自訂表單上的資料不完整可能會延遲工作並影響報告。必填欄位標記 (欄位名稱旁邊紅色的 *) 提醒使用者必須填寫該特定資訊，然後才能編輯然後儲存該自訂表單或是正式提交請求。

但是，必填欄位應節制並謹慎地使用規定每個欄位均是必填，可能讓使用者不願意填寫有用且完整的資訊。此外，在物件的「詳細資料」區域編輯自訂表單時，若有未填寫完整的必要欄位，便無法儲存自訂表單。

最佳實務

變更自訂表單上的欄位名稱時請謹慎處理，因為這可能影響呼叫該欄位的計算欄位。

原因說明

當您變更欄位名稱時，在使用該欄位的地方都要更新名稱，無論是自訂表單上的計算自訂欄位或是在文字模式中建立的計算內容。變更欄位名稱可能讓計算中斷並導致資訊不準確。

最佳實務

作為 Workfront 系統定期維護的一部分，定期檢閱自訂表單和欄位，例如每季一次。

原因說明

自訂表單和欄位如果沒辦法收集您的組織完成相關工作所需的資料，便沒有任何用處。

進行更新時，請注意這些變更如何影響 Workfront 的其他方面。例如，變更欄位名稱可能讓使用該欄位的計算中斷。或者，變更表單的標籤或名稱可能導致報告無法顯示所需資訊，或無法與另一個系統進行整合。

除了更新自訂表單，也要找出使用率低或完全無人使用的表單。不常使用的表單可以與另一個表單合併嗎？也許可以考慮棄用該表單，因為您的團隊不再需要該表單收集的資訊。

對這些非必要的表單採取任何行動之前，請您閱讀停用與刪除自訂表單和自訂欄位的相關資訊。

最佳實務

停用而不是刪除不需要的自訂表單。

原因說明

刪除自訂表單時，您會刪除經由該自訂表單輸入的所有自訂資料。停用自訂表單會保留所有相關的歷史資料。這表示您可以繼續利用這些資訊製作報告。

停用的表單不會出現在使用者選取自訂表單的下拉式選單中。但是，在已經附加該表單的任何物件上，表單會繼續顯示。

最佳實務

將自訂表單上不再需要的自訂欄位隱藏在分區符號之下。只有系統管理員可以看到該區段。

原因說明

刪除現有自訂欄位，不但會把自訂表單上的欄位刪除，而且在使用該自訂欄位的任何地方，欄位中包含的所有資料也會一併刪除。這表示報告中可能需要使用的歷史資料也一起刪除。

要避免損失資料，請隱藏自訂表單上非必要的欄位。您可以使用自訂表單的分區符號，根據使用者對於表單所附加的 Workfront 物件擁有檢視、貢獻或管理存取權，來隱藏或顯示屬於該區段的欄位。或者可以把一個區段設為「僅限管理員」，唯有具有系統管理員存取權的使用者才能看到整個表單區段。

最佳實務

限制誰可以在您的 Workfront 執行個體中建立自訂表單。

原因說明

規定特定一組人員才能建立自訂表單，有助於控制在 Workfront 執行個體中建立的自訂表單數量。

此外，允許其他人建立表單可以減輕系統管理員的工作負擔，並讓每個群組可以控制他們經常使用的自訂表單內容更新。