最佳實務 - 組織單位

什麼是 Adobe Workfront「最佳實務」？

最佳實務是代表有效果、有效率之行動方針的準則；您和公司的使用者可以輕鬆採用；並且可以成功複製到整個組織。

當您檢閱這些建議時，請記住，有一些 Workfront 最佳實務是通用的，而其他做法可能針對特定主題。將這些最佳實務視為框架，作為設定和使用 Workfront 系統時的指引。

導覽此頁面

當您捲動瀏覽此頁面時，您會先找到該主題所有最佳實務的高層次清單。這樣您便可以檢視建議而無需深入瞭解詳細的「原因」。

「為什麼這些是最佳實務？」區域，位在高層次清單之後，詳細說明一部分的最佳實務，以及為什麼這些實務被認定為您的 Workfront 執行個體應該考慮執行的流程、工具等。

組織單位最佳實務

為什麼這些是最佳實務？

最佳實務

在 Workfront 中設定組織單位之前先確認主要報告類別和需求。

原因說明

瞭解您需要哪些量度以及想要收集 Workfront 內關於使用者及其從事工作的哪些資訊，便能夠專注於建置可滿足這些需求的組織單位。

最佳實務

定期評估現有的 Workfront 組織結構，以確保能滿足您的需求。

原因說明

隨著您的組織發展，或者隨著 Workfront 在組織內的擴展，您將找到新的、不同的方法來提高流程效率以及改善使用者與工作的關係。因此，定期評估組織單位的結構，便有機會瞭解該結構是否仍然有效或是否需要更新。

最佳實務

每季度或至少每六個月一次，稽核您的使用者群。

原因說明

隨著貴組織長期使用 Workfront 並增加工具的使用率，系統中的資訊也會不斷累積。這包括使用者數量、所使用的授權數量、已建立的公司、群組或團隊數量等。

隨著時間過去，您的組織也可能會發生變化。例如，也許上個季度進行了部門重組。或者也許有些員工決定另謀高就。這意味著 Workfront 中有使用者佔用授權，而且團隊或群組中可能存在差距並可能因此影響資源估算或工作指派。

對 Workfront 中的組織單位和使用者進行每季一次的稽核是保持系統運作順暢且有效率的關鍵。您也可以趁這個時候，確認 Workfront 的使用情況是否穩定或在成長中，亦確認員工使用 Workfront 而非電子郵件或試算表來進行持續的工作管理。

最佳實務

識別並培訓使用者成為群組管理員。

原因說明

挑選對 Adobe Workfront 及其群組如何使用系統擁有充分瞭解，而且有時間專門擔任群組管理員的人員。

群組管理員可以為其管理的群組和子群組設定狀態、修改專案偏好設定或建立時程表設定檔。他們亦可以管理群組的使用者、調整存取層級以及指派版面範本。

這樣一來，系統管理員便不需要處理 Workfront 的日常設定和維護工作。此外，每個群組對於本身的設定和操作偏好設定也有更大的控制權，並且不會干擾 Workfront 中其他群組。

最佳實務

您的內部使用者通常只需要一家公司。

原因說明

Workfront 公司應該適用於整個組織而非某個業務範圍。如果您將內部使用者拆分到不同的公司，在 Workfront 中工作的權限可能出現問題。Workfront 群組是組織內部使用者的首選方法。

最佳實務

對於您想要在 Workfront 執行個體中追蹤的，或是需要您的執行個體登入權限的外部客戶或供應商，請為他們建立公司。

原因說明

為外部供應商建立公司，一方面允許供應商進入 Workfront 來檢閱為他們打造的內容或產品之進度，另一方面則限制他們在系統內的存取權。

Workfront 存取權是指派給供應商公司之使用者的物件共用與存取層級組合。例如，您可以設定限制讓這些使用者僅可看見本身公司的人員，和/或授予某些項目的權限，例如請求佇列和請求，限定特定公司的使用者才可以看見這些項目。這樣，您保存在 Workfront 的資訊便能擁有隱私性。

最佳實務

盡量維持最少數量的 Workfront 群組，並將它們與組織的部門相關聯。

原因說明

在 Workfront 中管理工作的各個部門是最需要使用群組的人。例如，行銷部門可能需要自己的群組，但其他部門的使用者若僅在 Workfront 中請求工作，則可以放入預設群組。

最佳實務

使用群組來代表部門結構，並使用團隊來代表工作結構。

原因說明

主群組是使用者和專案的必填欄位。這是組織使用者並針對他們及其參與的高層級工作進行報告的好方法。

但是，若要對一組人員進行指派 (透過專案上的任務或透過請求佇列)，則只能對團隊進行指派。

最佳實務

利用群組管理員來協助系統管理員管理使用者和設定。

原因說明

系統管理員可以存取 Workfront 中所有內容，包括全域系統設定。群組管理員可以存取的設定，由系統管理員控制並且僅適用於該特定群組。

系統管理員可以把許多責任委派給群組管理員，讓自己可以專心處理格局更大的事情，而不是忙於 Workfront 的日常維護工作。群組管理員能夠更輕鬆掌握其群組的需求，進而為使用者提供更好的服務。

最佳實務

允許群組管理員建立自己的子群組。

原因說明

群組管理員可以建立和管理自己的子群組。儘管系統管理員可以建立子群組，但將此工作委派給群組管理員可以節省大量時間。這樣也可以改善群組成員使用 Workfront 的經驗，因為群組管理員對於群組和子群組的需求及工作流程更加熟悉。

最佳實務

將版面範本指派給主團隊。

原因說明

確保您的團隊在工作時達成共識非常重要。所以必須讓他們更容易存取相同的報告和工具。您可以利用版面範本建立那樣的環境，並增強或可能改善您的團隊原本使用的流程。

最佳實務

使用更大的組織單位與多個群體共用項目。

原因說明

在 Workfront 中共用項目例如專案、報告時使用更大的組織單位 (例如群組和團隊)，意味著您可以快速輕鬆地同時與特定一組人共用物件。將個別使用者的名稱新增到共用視窗可能極為麻煩又耗時。

這個做法也讓維護項目共用變得更簡單。當團隊成員在 Workfront 中更新時，項目的共用權限會自動更新，授予新團隊成員對該項目的存取權並移除前任團隊成員的存取權。