最佳實務 - 請求佇列

什麼是 Adobe Workfront「最佳實務」？

最佳實務是代表有效果、有效率之行動方針的準則；您和公司的使用者可以輕鬆採用；並且可以成功複製到整個組織。

當您檢閱這些建議時，請記住，有一些 Workfront 最佳實務是通用的，而其他做法可能針對特定主題。將這些最佳實務視為框架，作為設定和使用 Workfront 系統時的指引。

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當您捲動瀏覽此頁面時，您會先找到該主題所有最佳實務的高層次清單。這樣您便可以檢視建議而無需深入瞭解詳細的「原因」。

「為什麼這些是最佳實務？」區域，位在高層次清單之後，詳細說明一部分的最佳實務，以及為什麼這些實務被認定為您的 Workfront 執行個體應該考慮執行的流程、工具等。

請求佇列最佳實務

為什麼這些是最佳實務？

最佳實務

加入請求佇列各個元素包括請求佇列專案、主題群組、佇列主題和路由規則的說明。

原因說明

群組管理員、未來的系統管理員或其他維護請求佇列的人，可藉由「說明」清楚知道每一個請求佇列的作用。

當您把游標懸停在新請求視窗的欄位上的資訊圖示時，也會顯示說明資訊。

說明不需太長，只要針對元素的用途或使用方式提供簡短的註解即可。

最佳實務

建立名為「請求佇列」或「操作」的等同於「目前」的專案狀態，以便區別其他專案的請求佇列專案。

原因說明

請求佇列在專案中「活動」，而且必須處於等於「目前」的狀態，才會是使用中的佇列。

為了區別請求與具有「目前」狀態之實際工作專案，請建立一個僅供請求佇列使用的狀態，稱為「請求佇列」或「操作」。然後，您可以在編寫報告時使用此狀態來排除或包含請求佇列專案。

最佳實務

在使用問題核准時建立名稱「已拒絕」的問題狀態，並把「若已拒絕」選項設為「已拒絕」狀態。

原因說明

使用「已拒絕」狀態能夠更清楚呈現已檢閱該請求並予以拒絕。

最佳實務

指派「通用」自訂表單到請求佇列，以盡量擷取全企業一致的資料。

原因說明

「通用」自訂表單收集請求所需的標準資訊，無論所提交是何種類型的請求。

使用「通用」自訂表單可以減少所需建立和維護的自訂表單數量。亦能確保所有請求都以相同的方式收集相同的資訊，使報告內容和資料分析能維持一致性。

最佳實務

避免與「所有人」共用請求佇列。設定佇列詳細資料設定，讓使用者只能看到與其需求相關的佇列。

原因說明

在大多數情況下，請求佇列只需要與特定一組人 (例如團隊、供應商、客戶等) 共用。當請求者在請求隊佇列清單中只會看到他們需要的內容時，就可以輕鬆尋找和導覽。

最佳實務

建置和指派含有請求佇列報告的儀表板，以便流量管理員、系統管理員或受指派的使用者可以直接處理問題。

原因說明

讓使用者可以快速、輕鬆存取收到的請求，表示不會在忙亂之中找不到工作內容。

最佳實務

對於不需要建立佇列的使用者，請使用版面範本移除專案的左側面板選單中請求佇列設定選項。

原因說明

這樣做可確保所有請求佇列均經過正確的建立流程 (例如由政府委員會審查) 而且由系統或群組管理員完成正確的設定。

此外，這樣做也能讓佇列清單保持整齊，並專注於您的組織需要的請求類型。

最佳實務

建立系統管理員請求佇列，供使用者提出與 Workfront 相關的問題、提出有關係統設定的請求、安排新使用者培訓時程等。

原因說明

提供一個集中位置讓使用者提交問題，並讓管理員收集、監視和回應 Workfront 相關問題。

此外，也可以利用這些資訊向管理員展示系統管理員角色的時間、工作付出與價值，並作為要求增加系統管理員的正當理由。

最佳實務

定期稽核請求佇列，以確認和取消共用未使用的佇列。

原因說明

定期稽核 Adobe Workfront 系統中的設定和專案可以消除系統雜亂的情況以及非必要的項目。若某個佇列無人使用或監視，請確保使用者無法存取該佇列，以避免工作請求變成無效。

最佳實務

使用主題群組來整理請求佇列中超過 10 個佇列主題，以建立更短、更容易管理的清單。

原因說明

主題群組減少眾多的初始選項，不但減少令人混亂的狀況，也能提高使用者接納使用的比例。這樣一來，使用者在提交請求時便可以輕鬆尋找他們想要的內容，而不必因為內容過多而不知所措。

此外，系統管理員和/或請求佇列管理員亦可藉此機會為使用者建立更流暢的導覽路徑，並用更好的方式組織和報告所提交的請求類型。

最佳實務

只要使用主題群組和佇列主題把請求佇列拆分成細項，而不是建立多個佇列，即可控制使用者可用的請求佇列總數。

原因說明

太多的請求佇列讓使用者無法找到他們需要的內容。

減少佇列數量可協助流量協調人員、系統管理員或其他管理佇列者，讓他們更快找到所需的資訊，而不必導覽多個請求佇列專案。

如果不同的請求佇列需要不同的存取權，或者合併佇列會讓使用者感到混亂，則請建立多個請求佇列。

最佳實務

為每個佇列主題設定路由規則。至少要設定一項預設路由規則。

原因說明

路由規則可確保一律將收到的請求指派給某個人，這樣工作就不會被遺漏。

最佳實務

需要選擇型路由時，可以利用主題群組和佇列主題。

原因說明

路由規則不能套用至自訂表單的欄位。因此，如果需要將不同類型的請求路由到不同的團隊/個人，則每種類型的請求皆要建立自己的主題群組/佇列主題，以利工作可以正確進行路由。

最佳實務

將請求路由給團隊，而不是個人。

原因說明

當請求傳送到團隊時，整個團隊均可看見該請求以及即將執行的工作。每個人都可以查看「團隊」頁面是否有新的項目，或是透過儀表板上的報告追蹤新增內容。

這個做法也能確保，當流量管理員或負責檢閱或指派收到的請求之其他人員無暇處理時，自然會有其他後備人員接手而且擁有該請求資訊的存取權。