最佳實務 - 校訂

什麼是 Adobe Workfront「最佳實務」？

最佳實務是代表有效果、有效率之行動方針的準則；您和公司的使用者可以輕鬆採用；並且可以成功複製到整個組織。

當您檢閱這些建議時，請記住，有一些 Workfront 最佳實務是通用的，而其他做法可能針對特定主題。將這些最佳實務視為框架，作為設定和使用 Workfront 系統時的指引。

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當您捲動瀏覽此頁面時，您會先找到該主題所有最佳實務的高層次清單。這樣您便可以檢視建議而無需深入了解詳細的「原因」。

「為什麼這些是最佳實務？」區域，位在高層次清單之後，詳細說明一部分的最佳實務，以及為什麼這些實務被認定為您的 Workfront 執行個體應該考慮執行的流程、工具等。

Workfront 校訂功能最佳實務

為什麼這些是最佳實務？

最佳實務

請投入時間建立校訂工作流程範本。

原因說明

範本不但可以加速及簡化建立和指派校訂的過程，還能讓類型相似的資產在不同的校訂工作流程之間保持一致性。使用範本亦可確保每一位校訂收件者被指派正確的校訂角色和電子郵件警報，並且訂立截止期限。

最佳實務

在 Workfront 設定中停用「當有人在校訂中留下註解時，Workfront 將傳送電子郵件」設定。

原因說明

啟用這項設定後 (預設)，針對校訂上的每一個註解，使用者可能收到多個電子郵件通知，一則來自校訂功能，另一則來自 Workfront 本身。這些重複的通知會導致電子郵件通知中斷和混亂，而且通知會塞滿收件匣，最終可能導致使用者忽略所收到的校訂通知。而這樣反而會導致他們錯過截止期限。

備註：這項設定位在 Workfront 主選單 >「設定」>「電子郵件」>「檢閱和核准」。

最佳實務

對於 Workfront 中「開啟文件校訂的非收件者之角色」設定，請僅使用「唯讀」或「檢閱者」。

原因說明

這項設定的其他選項皆要求做出校訂決定，而這樣可能會破壞訂工作流程。一般而言，未加入校訂工作流程的人員只需要檢視校訂或留下註解，而不必實際核准校訂，因為「唯讀」或「檢閱者」選項是最佳選擇。

備註：這項設定位在 Workfront 主選單 >「設定」>「檢閱和核准」。

最佳實務

調整校訂後端設定，用 12 小時制向使用者顯示截止期限。

原因說明

預設為 24 小時時鐘格式，這可能會讓對此不熟悉的人感到困惑。若要變更格式，請前往 Workfront 主選單 > 校訂 > 帳戶設定 > 使用者。按兩下使用者以選取一個使用者，然後編輯「個人設定」區段中的「日期格式」欄位。您需要一次選取一個使用者來進行變更。

最佳實務

在系統設定中建立預設的校訂截止期限。

原因說明

設定預設的校訂期限 (上傳日期 + x 個營業日) 之後，若校訂建立者忘記要新增截止期限，Workfront 會對所上傳的每一份校訂自動套用這個截止期限。

備註：這項設定請至 Workfront 主選單 >「校訂」>「帳戶設定」>「設定」>「校訂預設值」>「截止期限 (+營業日)」欄位。

最佳實務

隱藏「不相關」的校訂決定選項。

原因說明

這個決定選項經常讓核准者覺得困惑，因為組織通常並未定義何時使用「不相關」選項。「不相關」選項通常表示校訂與校訂收件者不相關，所以他們不必做出核准或拒絕的決定。選取「不相關」即可讓校訂工作流程繼續。

大多數校訂工作流程不需要「不相關」選項。

備註：這項設定請至 Workfront 主選單 >「校訂」>「帳戶設定」>「決定」。

最佳實務

請勿重新排列校訂設定中的校訂決定選項。

原因說明

每個校訂決定設定均有特定的值/權重，若是重新排列，可能會讓校訂設定產生混亂。我們在觸發校訂階段啟動以及報告中會使用決定順序和值/權重。

備註：這項設定請至 Workfront 主選單 >「校訂」>「帳戶設定」>「決定」。

最佳實務

設定使用者的校訂角色和電子郵件警報預設值。

原因說明

在指派校訂工作流程時，這些設定會自動填入，不但加速流程，亦有助於維持各個校訂工作流程之間的一致性。

備註：使用者預設設定請至 Workfront 主選單 >「校訂」>「帳戶設定」>「使用者」，並選取要設定預設值的使用者。

最佳實務

將校訂建立者的校訂角色設為「檢閱者」。

原因說明

「檢閱者」校訂角色確保校訂建立者可以留下註解以及存取其他人的註解。大多數時候，校訂建立者並不需要針對所上傳的校訂做出決定。「核准者」、「檢閱者和核准者」、「作者」或「仲裁者」校訂角色全都需要做出決定。若是校訂建立者被指派上述其中一個校訂角色，但是從未做出任何決定，這樣可能嚴重影響校訂期限。

最佳實務

避免使用「核准者」校訂角色。

原因說明

「校准者」校訂角色不允許使用者對此校訂留下註解：這樣可能導致使用者未作任何解釋便拒絕該校訂，因為他們無法留下註解。請改用「檢閱者和核准者」校訂角色，以便使用者可以提供意見回饋。

最佳實務

避免使用「所有活動」校訂電子郵件警報選項。

原因說明

這個選項會在校訂發生任何事件時，包括有人留下註解、張貼回覆、做出決定等，隨時傳送校訂電子郵件通知。收件者基本上是看著校訂活動的發生過程。

對於校訂所有者和建立者而言，「決定」電子郵件警報最適合多階段校訂工作流程，而「最終決定」則適合單一階段工作流程。一般來說，其他人皆可把這個選項設為「停用」，除非他們想要因為其他人留下註解或做出決定而收到通知 (若是這種情況，其中一個摘要電子郵件選項可能適用。)