最佳實務 - 時間表規劃和管理

什麼是 Adobe Workfront「最佳實務」？

最佳實務是代表有效果、有效率之行動方針的準則；您和公司的使用者可以輕鬆採用；並且可以成功複製到整個組織。

當您檢閱這些建議時，請記住，有一些 Workfront 最佳實務是通用的，而其他做法可能針對特定主題。將這些最佳實務視為框架，作為設定和使用 Workfront 系統時的指引。

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當您捲動瀏覽此頁面時，您會先找到該主題所有最佳實務的高層次清單。這樣您便可以檢視建議而無需深入瞭解詳細的「原因」。

「為什麼這些是最佳實務？」區域，位在高層次清單之後，詳細說明一部分的最佳實務，以及為什麼這些實務被認定為您的 Workfront 執行個體應該考慮執行的流程、工具等。

時間表規劃和管理最佳實務

為什麼這些是最佳實務？

最佳實務

所有已完成的專案都應具有反映專案已完成的狀態。

原因說明

確保所有已完成的專案都具有「完成」(或同等) 狀態，可以使您的 Workfront 執行個體保持乾淨和最新狀態。維持最新的專案狀態最新並結束這些專案，使用者便可以輕鬆掌握哪些工作已經完成，好讓他們專注於進行中的優先事項。狀態亦確保報告中關於專案、任務、資源等的資料均準確。

最佳實務

複製專案時，將新專案的狀態設定為「規劃」。

原因說明

「規劃」狀態 (或同等狀態) 可避免 Workfront 在專案準備就緒之前便發出關於指派、時間表變更等的通知。複製專案時會顯示提供專案選項的對話方塊，請在這裡變更狀態，同時調整其他選項，好讓資料不會從原始專案複製到複製版本。

最佳實務

要求使用者記錄執行任務所花費的實際時間，以便進行實際時數與規劃時數的比較。

原因說明

瞭解任務工作需要多長時間，您便可以更新專案範本並改善其準確性，以利日後的專案規劃。這也表示使用 Workfront 資源管理工具估算的資源數量會更加準確。

最佳實務

盡可能使用任務期間和前置任務來建立和更新專案時間表，而不是選取特定的開始和完成日期。

原因說明

設定期間和前置任務並搭配彈性的任務限制 (盡可能最早和盡可能最晚)，可以自動變更時間表日期，並「逐層傳遞」到整個專案計劃。例如，當某項任務的期間增加一天，任務的規劃完成日期也會發生變更，並使後續任務的完成日期有所變動。

為任務選取特定的開始和完成日期，會讓任務限制變成「鎖定」日期的限制 (「必須開始的日期」、「必須結束的日期」、「固定日期」)，表示您必須手動更新時間表日期。

最佳實務

要求使用者每天更新他們的任務狀態、完成百分比和實際時數 (或每週按指定排程進行)。

原因說明

Workfront 中報告的準確性取決於 Workfront 中輸入的資料。若是指示工作進度的資訊，例如狀態和完成百分比並未經常更新，則顯示工作進度的報告不會正確。每天更新可讓即時報告資料維持最佳的準確性。

使用者也可以藉由任務狀態知道之前的工作已經完成，而他們可以展開新任務。若任務狀態並未變更以反映工作項目的實際進度，則 Workfront 無法傳送適當的通知。

最佳實務

更新專案計劃時把專案狀態設定為「規劃」，避免在發生變更時自動傳送通知。

原因說明

專案計劃變更可能產生多項通知，因為任務指派、規劃起始日期和完成日期以及其他設定亦有變更。多項通知可能對使用者造成干擾，使他們對於正確的指派、截止期限等感到混亂。

「規劃」狀態告訴 Workfront 不要向專案團隊成員 (被指派任務/問題的使用者或可以存取專案的其他人) 傳送專案相關通知，因為專案計劃仍在擬定中或專案尚未準備好上線。變更完成後，專案狀態會變更為「目前」並會傳送通知。按照這個流程執行，可以盡量減少使用者收到的通知數量。

最佳實務

移除專案團隊中未指派任何專案工作的使用者。

原因說明

當您指派專案中某個任務或問題給某位人員時，在專案的「排程與人員」區段，該名使用者便會新增到專案團隊清單中。但是，即使您將他們從任務中移除，他們仍保留在專案團隊清單中。使用者可能會覺得混亂，因為作為專案團隊的一份子，他們會收到有關專案活動的通知，並會在「我擁有的專案」清單上看到該專案。

此外，專案團隊成員還可以獲得存取專案及其任務、問題和文件的權限。使用者可能因此擁有他們不需要或不應當擁有的 Workfront 項目存取權。

最佳實務

將「專案量度」放在左側面板選單的頂端，讓使用 Workfront 為主的使用者可以檢視資料。

原因說明

未管理專案或執行任務指派的大部分主管、高階管理層和其他使用者，都會希望在首次開啟專案時能夠看到這個程度的專案量度。使用版面範本把專案量度移動到專案頁面上左側面板選單的頂端，讓使用者更容易看見和存取。