瞭解中繼資料和關鍵字最佳實務
中繼資料最佳實務
中繼資料是用來描述一項資產的所有資料。中繼資料欄位均有名稱，而使用者可以編輯或變更那些許多欄位當中的資訊。有些中繼資料欄位是由應用程式或提供資產的裝置填入，因此無法編輯。
使用一致的中繼資料能夠提高組織資產的可搜尋性。此外，從 Workfront DAM 下載的資產會保留其中繼資料，萬一這些資產離開 Workfront DAM，便能擁有多一層保護。
以下是有助於貴組織利用中繼資料的一些最佳實務：
- 您的資產一律加上所有權或版權資訊，以便在 Workfront DAM 以外亦可識別。
- 條件式授權的資產必須新增使用條款以避免濫用。
- 上傳資產後馬上新增中繼資料。
- 常用資料採用預先定義的下拉式選單，以避免內容不一致。
- 教育負責新增中繼資料的貢獻者，讓他們瞭解組織的中繼資料策略。
- 與外部供應商溝通您的中繼資料要求 (例如所提交的照片必須附有使用條款、版權資料和定位中繼資料)。
- 定期進行稽核，確保使用正確方式新增中繼資料。
中繼資料策略
您的組織可能已經制定中繼資料策略。如果您要將資產上傳到 Workfront DAM，請務必瞭解貴組織以下流程：
- 誰負責新增中繼資料。
- 哪些是必要的中繼資料。
- 什麼時候新增中繼資料。
- 資產多久檢查一次以確認中繼資料無誤。
- 誰負責檢查中繼資料。
關鍵字最佳實務
關鍵字是中繼資料的子集合。關鍵字通常是說明資產內容的通用的描述性詞語。這些資訊通常是在上傳後手動新增到資產中。所有關鍵字都存入一個欄位 (標籤為「關鍵字」)。例如，巴黎鐵塔的照片可能包含地標、旅遊或燈光等關鍵字。
關鍵字是可搜尋的元素，因此資產必須輸入一致的關鍵字。
您的組織可能會實施關鍵字分類法，這是您在 Workfront DAM 中編輯資產時可以從中選取關鍵字的受控制關鍵字清單。
如果您的組織允許您手動輸入關鍵字，請記住這些技巧。
- 採用一致的縮寫和簡寫。請勿將一個資產的關鍵字設為「AZ」，而另一資產的關鍵字設為「Arizona」。
- 使用一致的複數詞或單數詞。選擇其中一種格式或一律使用者兩種格式。例如，使用「feet」與「hands」，或是「foot, feet」和「hand, hands」。
- 用一致的方式描述一個動作或活動，例如，使用「running」和「swimming」，或是「run」和「swim」。
- 不宜過度狹小。「Keokuk, IA」作為關鍵字可能範圍太小，且使用者完全無法識別。「Southeast Iowa」會是更合適的關鍵字
- 不宜過於廣泛。如果您的系統中所有資料均與一家大學相關，則「大學」可能不是有效的關鍵字。決定資產用什麼方式區別，例如特定大學名稱。
- 請注意相關性。雖然每個資產都有專案代碼，但是不代表這個代碼對顧於倚賴關鍵字來尋找資產的使用者有幫助。若此資訊必須保留在資產中，請考慮把資訊新增到另一個中繼資料欄位。
- 使用的關鍵字不宜過少，否則無法縮小搜尋結果的範圍。
- 請勿倚賴關鍵字去尋找每一項資料。使用中繼資料欄位儲存比如攝影師名稱或位置一類資訊。
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