Warum sind das Best Practices?
Best Practice
Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Formular auf einem Whiteboard oder einem Blatt Papier, bevor Sie es in Adobe Workfront erstellen.
Das sind die Gründe
Vergewissern Sie sich, dass Sie Felder für alle erforderlichen Informationen haben und dass diese so angeordnet sind, dass die Benutzenden das Formular problemlos ausfüllen können. Ein Diagramm des Formulars kann Ihnen auch dabei helfen, festzustellen, ob einige Felder mithilfe der Anzeigelogik ein- oder ausgeblendet werden können.
Best Practice
Fügen Sie zu einer Projektvorlage benutzerdefinierte Formulare hinzu, wenn die mit dieser Vorlage erstellten Projekte immer bestimmte benutzerdefinierte Formulare als Anhang benötigen. Sie können sogar Felder vorab ausfüllen, die sich selten ändern oder spezifische Informationen erfordern.
Das sind die Gründe
Auf diese Weise ist das Formular bereits angehängt und einige der Informationen bereits eingegeben. Dies beschleunigt die Projekterstellung und stellt sicher, dass diese benutzerdefinierten Felder in allen relevanten Projekten korrekt und vollständig ausgefüllt sind.
Best Practice
Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Formular, um Informationen über externe Kunden oder Anbieter zu verfolgen, die Sie zu Ihrem Workfront-System als Firma hinzugefügt haben.
Das sind die Gründe
Verwenden Sie das benutzerdefinierte Formular, um die Adresse und den Namen des Hauptansprechpartners usw. zu erfassen, sodass diese Daten innerhalb von Workfront leicht zugänglich sind. Sie können diese benutzerdefinierten Formularinformationen auch in Berichten abrufen.
Best Practice
Erstellen Sie ein einziges „allgemeines“ oder „universelles“ benutzerdefiniertes Formular mit allgemeinen und berechneten Feldern, anstatt die einzelnen Felder auf mehrere Formulare aufzuteilen. Auf diese Weise können Sie unternehmensweite Informationen konsistent erfassen.
Das sind die Gründe
Ein „allgemeines“ Formular macht die Pflege dieser Felder einfacher, da sie alle an einem Ort untergebracht sind. Sie können ein einzelnes Formular aktualisieren, anstatt dass diese einzelnen Felder in verschiedenen Formularen vorliegen, die Sie dann einzeln aktualisieren müssen.
Best Practice
Fügen Sie zu einem benutzerdefinierten Formular Abschnittsumbrüche hinzu, um es übersichtlich und leicht verständlich zu halten.
Das sind die Gründe
Durch die Gruppierung verwandter Informationen in Abschnitte können Benutzende besser durch das Formular navigieren.
Best Practice
Halten Sie benutzerdefinierte Formulare kürzer, um sicherzustellen, dass sie vollständig ausgefüllt werden und Sie alle benötigten Informationen erhalten.
Das sind die Gründe
Lange Formulare können für Benutzende einschüchternd sein und führen oft dazu, dass das Formular nicht vollständig ausgefüllt wird. Dies führt wiederum zu unvollständigen Zuweisungsinformationen und ungenauen Daten für die Berichterstellung.
Wenn ein benutzerdefiniertes Formular viele Felder enthält, sollten Sie zusammengehörige Felder nach Möglichkeit nebeneinander platzieren, damit Benutzende weniger scrollen müssen. Sie können auch die „Überspringen“-Logik verwenden, um Felder auszublenden, die nicht ausgefüllt werden müssen, oder eine Anzeigelogik zum Anzeigen bestimmter Felder.
Best Practice
Verwenden Sie vordefinierte benutzerdefinierte Feldoptionen wie Optionsschaltflächen und Dropdown-Menüs, um die Antwortoptionen einzuschränken, indem Sie die Benutzenden dazu verpflichten, aus bestimmten Optionen auszuwählen.
Das sind die Gründe
Mit einem vordefinierten Feld können Benutzende einfach auf ein Feld klicken oder aus einem Menü auswählen, wodurch sichergestellt wird, dass alle Antworten auf diese Frage jeweils identisch sind.
Konsistente, genaue Daten sind für eine genaue Berichterstellung unerlässlich. Inkonsistente Daten führen zu ungenauen Berichten, die sich auf Entscheidungen von der individuellen Ebene aufwärts auswirken können. Darüber hinaus können Sie mit diesen konsistenten Daten Diagramme zu Berichten hinzufügen, um Ihre Daten visuell darzustellen. Offene Textfelder können nicht in Diagrammen verwendet werden.
Best Practice
Stellen Sie sicher, dass Feldbeschriftungen klar formuliert und aussagekräftig sind.
Das sind die Gründe
Auf diese Weise versteht die Person, die das benutzerdefinierte Formular ausfüllt, welche Informationen angefordert werden.
Best Practice
Fügen Sie im Feld „Anweisungen“ Informationen zu benutzerdefinierten Feldern hinzu, um anzugeben, welche Informationen eingegeben werden sollen.
Das sind die Gründe
Diese Informationen werden in einem Popup-Fenster angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol „?“ bewegen. Symbol neben einem Feld in einem benutzerdefinierten Formular. Geben Sie an, welche Daten in das Feld eingegeben werden sollen, einschließlich der erforderlichen Formatierung für Textfelder.
Indem Sie den Benutzenden mehr Details zur Verfügung stellen, vermeiden Sie zusätzliche Gespräche, das Hin- und Herschicken von E-Mails und Verwirrung. Wenn Informationen unvollständig sind oder fehlen, kann dies die Durchführung der Arbeit verzögern.
Best Practice
Verwenden Sie die Anzeigelogik, um benötigte Felder nur dann anzuzeigen, wenn ein anderes Feld auf eine bestimmte Weise ausgefüllt wird. Verwenden Sie die Logik „Überspringen“ in benutzerdefinierten Formularen, um Felder auszublenden, die nicht mit dem Anforderungstyp in Verbindung stehen.
Das sind die Gründe
Wenn nur die benötigten Felder angezeigt oder nicht benötigte Felder ausgeblendet werden, entsteht ein übersichtlicheres benutzerdefiniertes Formular und weniger Verwirrung für die Benutzenden beim Ausfüllen benutzerdefinierter Formulare. Dies trägt auch zu einem insgesamt kürzeren Formular bei, das weniger einschüchternd für Benutzende ist und eine höhere Antwortrate fördert.
Die Verwendung der Anzeigelogik kann Ihnen auch dabei helfen, die Anzahl der benutzerdefinierten Formulare zu reduzieren, die Sie erstellen und pflegen müssen.
Best Practice
Reduzieren Sie die Anzahl der für ein benutzerdefiniertes Formular erforderlichen Berechnungen, indem Sie die berechneten Informationen aus einem anderen Formular übernehmen.
Das sind die Gründe
Sie haben z. B. ein berechnetes Feld mit der Bezeichnung „Anzahl der Assets“ in einem Problemformular, das die Anzahl der Probleme berechnet, die dem Element zugeordnet sind. Dies wird bei einer Anfrage-Warteschlange verwendet. Diese Informationen müssen in das Projekt übernommen werden, wenn die Anfrage konvertiert wird. Erstellen Sie eine Kopie des Problemformulars und speichern Sie es als Projektformular. Fügen Sie dann den Namen des berechneten Feldes für das Problem in das Berechnungsfeld des Projektformulars ein. In diesem Beispiel geben Sie in das berechnete Feld des Projektformulars mit der Bezeichnung „Anzahl der Assets“ wörtlich „Anzahl der Assets“ ein. Dies verhindert, dass Workfront versucht, diese Berechnung für das Projekt erneut auszuführen, sondern stattdessen wird der Wert aus dem benutzerdefinierten Formular für das Problem verwendet.
Best Practice
Verwenden Sie ggf. vorhandene Felder aus der Feldbibliothek, die demselben Zweck dienen.
Dies sind die Gründe
Zwei Felder in Workfront können nicht denselben Namen haben. Wenn das Feld einen gängigen Namen hat, besteht die Möglichkeit, dass das Feld bereits existiert. Überprüfen Sie die Feldbibliothek, bevor Sie neue Felder erstellen, um festzustellen, ob das Feld bereits vorhanden ist.
Wenn Sie Felder verwenden, die Sie nicht selbst erstellt haben, denken Sie daran, dass sich Änderungen an diesem Feld auf ALLE benutzerdefinierten Formulare auswirken, zu denen das Feld gehört. Wenn Sie eine Formel oder den Feldtyp ändern müssen (z. B. Text- in Optionsfelder), müssen Sie ein neues Feld erstellen und ihm einen anderen Namen geben. (Beachten Sie, dass mehrere Felder mit ähnlichen Namen für Benutzende verwirrend sein können.)
Best Practice
Verwenden Sie Pflichtfelder, um sicherzustellen, dass für Ihren Prozess oder Ihr Unternehmen wichtige Informationen erfasst werden.
Dies sind die Gründe
Unvollständige Daten in einem benutzerdefinierten Formular können die Arbeit verzögern und die Berichterstellung beeinträchtigen. Der erforderliche Feldindikator (ein rotes * neben dem Feldnamen) erinnert Benutzende daran, dass bestimmte Informationen erforderlich sind, bevor sie das benutzerdefinierte Formular bearbeiten und speichern oder eine Anfrage offiziell senden können.
Pflichtfelder sollten jedoch sparsam und sorgfältig verwendet werden. Wenn jedes Feld obligatorisch ist, kann dies die Benutzenden davon abhalten, sie mit nützlichen und vollständigen Informationen auszufüllen. Bei der Bearbeitung eines benutzerdefinierten Formulars verhindert ein unvollständig ausgefülltes Pflichtfeld im Bereich „Details“ des Objekts, dass das benutzerdefinierte Formular gespeichert werden kann.
Best Practice
Gehen Sie beim Ändern der Feldnamen in einem benutzerdefinierten Formular vorsichtig vor, da dies berechnete Felder betreffen kann, die dieses Feld aufrufen.
Dies sind die Gründe
Wenn Sie den Namen eines Feldes ändern, muss er dort aktualisiert werden, wo er entweder in einem berechneten benutzerdefinierten Feld in einem benutzerdefinierten Formular oder in einer in den Textmodus integrierten Formel verwendet wird. Das Ändern eines Feldnamens kann Berechnungen beeinträchtigen und zu ungenauen Informationen führen.
Best Practice
Prüfen Sie benutzerdefinierte Formulare und Felder regelmäßig, z. B. einmal pro Quartal, im Rahmen Ihrer regulären Workfront-Systemwartung.
Dies sind die Gründe
Benutzerdefinierte Formulare und Felder sind nutzlos, wenn sie nicht die Daten erfassen, die Ihr Unternehmen benötigt, um die Arbeit zu erledigen.
Achten Sie bei Aktualisierungen darauf, wie sich diese Änderungen auf andere Aspekte in Workfront auswirken. Die Änderung eines Feldnamens kann zum Beispiel eine Formel, die dieses Feld verwendet, beeinträchtigen. Eine Änderung der Beschriftung oder des Namens eines Formulars kann dazu führen, dass ein Bericht die erforderlichen Informationen nicht anzeigt oder dass eine Integration mit einem anderen System nicht ausgeführt wird.
Neben der Aktualisierung von benutzerdefinierten Formularen sollten Sie auch Formulare identifizieren, die wenig oder gar nicht genutzt werden. Können Formulare, die nicht häufig verwendet werden, mit einem anderen Formular kombiniert werden? Oder vielleicht ist es an der Zeit, dieses Formular nicht mehr zu unterstützen, da Ihre Teams die Informationen, die dieses Formular erfasst, nicht mehr benötigen.
Bevor Sie mit diesen unnötigen Formularen Aktionen durchführen, lesen Sie mehr über den Unterschied zwischen Deaktivieren und Löschen von benutzerdefinierten Formularen und Feldern.
Best Practice
Deaktivieren Sie nicht benötigte benutzerdefinierte Formulare, anstatt sie zu löschen.
Dies sind die Gründe
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Formular löschen, löschen Sie damit alle benutzerdefinierten Daten, die über dieses benutzerdefinierte Formular eingegeben wurden.
Bei der Deaktivierung eines benutzerdefinierten Formulars bleiben alle zugehörigen historischen Daten erhalten. Dies bedeutet, dass Sie diese Informationen weiterhin in Berichten nutzen können.
Die Deaktivierung verhindert auch, dass das Formular in Dropdown-Menüs angezeigt wird, in denen Benutzende ein benutzerdefiniertes Formular auswählen. Das Formular wird jedoch weiterhin für alle Objekte angezeigt, an die es bereits angehängt ist.
Best Practice
Blenden Sie benutzerdefinierte Felder, die in einem benutzerdefinierten Formular nicht mehr benötigt werden, unter einem Abschnittsumbruch aus. Machen Sie dann diesen Abschnitt nur für Systemadmins sichtbar.
Dies sind die Gründe
Durch das Löschen eines vorhandenen benutzerdefinierten Feldes wird dieses nicht nur aus einem benutzerdefinierten Formular entfernt, sondern es werden auch alle in diesem Feld enthaltenen Daten gelöscht, unabhängig davon, wo dieses benutzerdefinierte Feld verwendet wird. Dadurch werden historische Daten, die möglicherweise für Berichte benötigt werden, gelöscht.
Um Datenverluste zu vermeiden, blenden Sie das nicht benötigte Feld im benutzerdefinierten Formular selbst aus. Durch Abschnittsumbrüche in benutzerdefinierten Formularen können Sie die Felder, die Teil dieses Abschnitts sind, ein- oder ausblenden, je nachdem, ob die Person berechtigt ist, darauf zuzugreifen oder das Workfront-Objekt, mit dem es verknüpft ist, anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu verwalten. Für einen Abschnitt kann auch „Nur Admin“ festgelegt werden, sodass nur Benutzende mit einer Zugriffsebene als Systemadmins den gesamten Abschnitt des Formulars sehen können.
Best Practice
Legen Sie fest, wer benutzerdefinierte Formulare in Ihrer Workfront-Instanz erstellen kann.
Das sind die Gründe
Die Festlegung einer ausgewählten Gruppe von Personen, die benutzerdefinierte Formulare erstellen können, erleichtert die Kontrolle über die Anzahl der benutzerdefinierten Formulare, die in Ihrer Workfront-Instanz erstellt wurden.
Darüber erleichtert es die Arbeit der Systemadmins, wenn andere Benutzende Formulare erstellen können und so jede Gruppe die Aktualisierungen der von ihnen verwendeten benutzerdefinierten Formulare regelmäßig steuern kann.
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