Prácticas recomendadas de metadatos y palabras clave
Prácticas recomendadas de metadatos
Los metadatos son todos los datos utilizados para describir un recurso. Los campos de metadatos tienen un nombre y los usuarios pueden editar o cambiar la información de muchos de esos campos. Algunos campos de metadatos se rellenan con la aplicación o el dispositivo de donde proviene el recurso y no se pueden editar.
El uso de metadatos coherentes aumenta la capacidad de búsqueda de los recursos de su organización. Además, los recursos descargados de DAM de Workfront conservan sus metadatos, lo que proporciona otra capa de protección para los recursos si se retiran de DAM de Workfront.
Estas son algunas prácticas recomendadas para ayudarle con los esfuerzos de metadatos de su organización:
- Agregue siempre información de propiedad o crédito a sus recursos para su identificación fuera del DAM de Workfront.
- Agregue términos de uso para los recursos administrados por derechos para evitar el uso indebido.
- Añada metadatos a los recursos en cuanto los cargue.
- Implemente menús desplegables predefinidos para los datos más utilizados con el fin de evitar incoherencias.
- Eduque a los colaboradores responsables de añadir metadatos sobre la estrategia de metadatos de su organización.
- Comunicar los requisitos de metadatos a proveedores externos (por ejemplo, las fotos deben enviarse con los términos de uso, el crédito y los metadatos de ubicación ya agregados).
- Realice auditorías periódicas para asegurarse de que los metadatos se añadan correctamente.
Estrategia de metadatos
Es probable que su organización haya desarrollado una estrategia de metadatos. Si está cargando recursos en DAM de Workfront, asegúrese de conocer el proceso de su organización con respecto a lo siguiente:
- Quién es el responsable de añadir metadatos.
- Qué metadatos son necesarios.
- Cuándo se agregan los metadatos.
- La frecuencia con la que se comprobarán los recursos para buscar los metadatos adecuados.
- Quién es el responsable de las comprobaciones de los metadatos.
Prácticas recomendadas de palabras clave
Las palabras clave son un subconjunto de metadatos. Las palabras clave suelen ser términos genéricos y descriptivos sobre el contenido del recurso. Esta información se agrega al recurso, a menudo de forma manual después de la carga. Todas las palabras clave van a un campo (palabras clave etiquetadas). Por ejemplo, una foto de la Torre Eiffel en París puede tener palabras clave como monumento, turismo o luces.
Las palabras clave se pueden buscar, por lo que es importante que se introduzcan en los recursos de forma coherente.
Su organización puede implementar una taxonomía de palabras clave, que es una lista controlada de palabras clave que puede elegir al editar un recurso en DAM de Workfront.
Si su organización no le permite introducir palabras clave manualmente, tenga en cuenta estas sugerencias.
- Sea coherente con las siglas y abreviaturas. No escriba la palabra clave “AZ” en un recurso y “Arizona” en otro.
- Sea coherente en plural frente al singular. Elija un formato o use siempre ambos. Por ejemplo, puede utilizar “pies” y “manos” o “pie, pies” y “mano, manos”.
- Sea coherente en la forma en que describe una acción o actividad, por ejemplo, utilice “corriendo” y “nadando” o “correr” y “nadar”.
- No se limite demasiado. “Keokuk, IA” puede ser demasiado restrictiva para una palabra clave y completamente irreconocible para los usuarios. “Sudeste Iowa”, por ejemplo, sería mejor.
- Tampoco se extienda demasiado. “Universidad” puede no funcionar, especialmente si todo en su sistema se relaciona con una universidad. Determine qué distinguirá los recursos, como un nombre de colegio específico.
- Tenga en cuenta la relevancia. Solo porque cada recurso tenga un código de proyecto no significa que sea útil para los usuarios que dependen de palabras clave para encontrar recursos. Si esta información debe permanecer con el recurso, considere la posibilidad de agregarla en otro campo de metadatos.
- No utilice pocas palabras clave; de lo contrario, no ayudarán a reducir los resultados de la búsqueda.
- No confíe en las palabras clave para cada fragmento de datos. Utilice campos de metadatos para obtener información como el nombre o la ubicación de un fotógrafo.