Práctica recomendada: plantillas de horas y tiempo de registro

¿Qué es una "práctica recomendada" de Adobe Workfront?

Las prácticas recomendadas son directrices que representan un procedimiento eficaz y efectivo, se adoptan fácilmente en la compañía y se pueden replicar correctamente en toda la organización.

Al revisar estas recomendaciones, hay que tener en cuenta que algunas prácticas recomendadas de Workfront son universales, mientras que otras pueden ser más específicas del tema. Utilice estas prácticas recomendadas como marco de ayuda para guiar la configuración y el uso del sistema Workfront.

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Al desplazarse por esta página, encontrará en primer lugar una lista de alto nivel de todas las prácticas recomendadas sobre el tema. Esto permite revisar las recomendaciones sin profundizar en los detalles de "por qué".

El punto "¿Por qué estas son prácticas recomendadas?" se encuentra después de la lista de alto nivel, proporciona mayores detalles sobre algunas de las prácticas recomendadas y por qué se consideran un proceso, una herramienta, etc., cuya implementación se debe considerar al trabajar con Workfront.

Prácticas recomendadas sobre las plantillas de horas y hora de registro

¿Por qué estas son prácticas recomendadas?

Práctica recomendada

Limite el número de perfiles de plantillas de horas.

A continuación se explica por qué

Cree perfiles de plantillas de horas en función de los tipos de hora generales que se necesitan y quién debe aprobar las plantillas de horas. Se recomienda utilizar la opción “Su administrador” para los aprobadores, en lugar de “Personas específicas”, para no tener que utilizar varios perfiles de plantillas de horas. (Asegúrese de que el campo “Informes para” esté rellenado para sus usuarios, o Workfront no reconocerá que tienen un administrador y la plantilla de horas no tendrá un aprobador asignado).

Práctica recomendada

Reduzca al mínimo el número de tipos de hora.

A continuación se explica por qué

Demasiados tipos de hora (para tiempo facturable y no facturable) causan confusión sobre cómo se debe registrar el tiempo. Póngase en contacto con el comité de control/supervisión de Workfront de su organización para determinar qué tipos de horas se requieren y sobre cuáles es necesario informar.

Práctica recomendada

Oculte el campo Tiempo extra de las plantillas de horas extra si no se realiza un seguimiento de las horas extra en su organización.

A continuación se explica por qué

Dado que el campo Horas extras se rellena manualmente en las plantillas de horas, puede crear confusión entre los usuarios sobre cómo y cuándo deben utilizarlo. La opción para ocultar el campo Horas extra forma parte del Perfil de plantilla de horas.

Práctica recomendada

Requiere que las plantillas de horas se envíen semanalmente.

A continuación se explica por qué

Esto proporcionará una mejor creación de informes en tiempo real, proporcionando resultados en incrementos semanales en lugar de en forma quincenal o mensual. También facilita volver y solucionar problemas antes de que se extiendan demasiado en el pasado.

Práctica recomendada

Registre el tiempo diariamente para obtener las entradas de tiempo más precisas.

A continuación se explica por qué

Es más fácil recordar en qué trabajó en un solo día que intentar recordar varios días atrás. Las entradas de tiempo precisas contribuyen a una planificación más precisa de la cronología del proyecto, para poder lograr lo siguiente:

Evitar la agonía asegurándose de que las solicitudes de trabajo se ajusten a la capacidad de los recursos.
Eliminar los cuellos de botella o la asignación excesiva del trabajo, ayudando a los usuarios a planificar y priorizar su trabajo semanal.
Justificar un número de personas adicionales para que se puedan alcanzar las metas estratégicas de la organización.

El registro del tiempo también ayuda al liderazgo a reconocer los esfuerzos y logros de su equipo.

Práctica recomendada

Desactive la capacidad de registrar el tiempo en el nivel de proyecto.

A continuación se explica por qué

El tiempo registrado en el nivel de proyecto no muestra a qué se dedicó realmente el tiempo de trabajo. El registro de las horas reales trabajadas en los niveles de tareas y problemas muestra cuánto tardaron en completarse elementos de trabajo específicos. Esta información puede resultar útil a la hora de ajustar plantillas de proyecto, ya que podrá planificar con mayor precisión la cronología del proyecto y planificar los recursos de personal necesarios. También significa que los informes serán más precisos y ofrecerán mejores datos sobre cómo se destina el tiempo de los trabajadores.