Práctica recomendada: unidades organizativas

¿Qué es una "práctica recomendada" de Adobe Workfront?

Las prácticas recomendadas son directrices que representan un procedimiento eficaz y efectivo, se adoptan fácilmente en la compañía y se pueden replicar correctamente en toda la organización.

Al revisar estas recomendaciones, hay que tener en cuenta que algunas prácticas recomendadas de Workfront son universales, mientras que otras pueden ser más específicas del tema. Utilice estas prácticas recomendadas como marco de ayuda para guiar la configuración y el uso del sistema Workfront.

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Al desplazarse por esta página, encontrará en primer lugar una lista de alto nivel de todas las prácticas recomendadas sobre el tema. Esto permite revisar las recomendaciones sin profundizar en los detalles de "por qué".

El punto "¿Por qué estas son prácticas recomendadas?" se encuentra después de la lista de alto nivel, proporciona mayores detalles sobre algunas de las prácticas recomendadas y por qué se consideran un proceso, una herramienta, etc., cuya implementación se debe considerar al trabajar con Workfront.

Prácticas recomendadas para las entidades organizativas

¿Por qué estas son prácticas recomendadas?

Práctica recomendada

Identifique las categorías y necesidades clave de la creación de informes antes de configurar las entidades organizativas en Workfront.

A continuación se explica por qué

Saber qué métricas está buscando y qué información le gustaría recopilar dentro de Workfront sobre los usuarios y el trabajo que hacen, le permite centrarse en la construcción de sus unidades organizativas para satisfacer esas necesidades.

Práctica recomendada

Evalúe periódicamente la estructura organizativa existente en Workfront para asegurarse de que se adapta a sus necesidades.

A continuación se explica por qué

A medida que su organización crezca, o conforme Workfront se expanda dentro de su organización, encontrará nuevas y diferentes formas de mejorar la eficiencia de los procesos y la forma en que los usuarios se relacionan con el trabajo. Así que evaluar periódicamente cómo se estructuran las entidades organizativas puede darle la oportunidad de saber si esa estructura aún funciona o si necesita actualizarse.

Práctica recomendada

Audite la base de usuarios trimestralmente o al menos cada seis meses.

A continuación se explica por qué

A medida que su organización emplea Workfront a lo largo del tiempo y aumenta el uso de la herramienta, la información se acumula en el sistema. Esto incluye el número de usuarios, el número de licencias utilizadas, cuántas empresas, grupos o equipos se han creado, etc.

Con el tiempo, su organización también puede experimentar cambios. Por ejemplo, tal vez el último trimestre hubo una reestructuración de departamentos. O quizá algunos empleados decidieron considerar otras oportunidades. Esto significa que tiene usuarios en Workfront que ocupan licencias y, posiblemente, deficiencias en los equipos o grupos que podrían afectar a las estimaciones de recursos o asignaciones de trabajos.

Llevar a cabo una auditoría trimestral de las entidades organizativas y de los usuarios en Workfront es clave para que su sistema funcione de forma fluida y eficaz. Este es también un buen momento para asegurarse de que la utilización de Workfront sea estable o esté en aumento y que los empleados están aprovechando Workfront para la administración del trabajo en curso, en lugar del correo electrónico o las hojas de cálculo.

Práctica recomendada

Identifique y forme a los usuarios para que sean administradores de grupos.

A continuación se explica por qué

Seleccione personas con una sólida comprensión de Adobe Workfront y de cómo sus grupos utilizan el sistema, y que tengan tiempo para dedicarse a ser administradores de grupos.

Los administradores del grupo pueden establecer los estados, modificar las preferencias del proyecto o crear perfiles de plantillas de horas para los grupos y subgrupos que gestionan. También pueden administrar usuarios para sus grupos, ajustar los niveles de acceso y asignar plantillas de diseño.

Esto libera al administrador del sistema de algunas de las configuraciones diarias y del mantenimiento de Workfront. También proporciona a cada grupo más control sobre su propia configuración y preferencias de operación, sin interferir con otros grupos en Workfront.

Práctica recomendada

Normalmente, solo se necesita una compañía para los usuarios internos.

A continuación se explica por qué

Una compañía de Workfront debería ser para toda la organización, no solo un área de la empresa. Si divide los usuarios internos en distintas empresas, podría causar problemas con los permisos para trabajar en Workfront. Un grupo de Workfront es el método preferido para organizar usuarios internos.

Práctica recomendada

Cree compañías para clientes o proveedores externos a los que desee realizar un seguimiento en su instancia de Workfront o que necesiten derechos de acceso a su instancia.

A continuación se explica por qué

La creación de una compañía con proveedores externos le permite darles acceso a Workfront para revisar el progreso del contenido o producto que están generando, al mismo tiempo que restringe su acceso en el sistema.

El acceso a Workfront se concede con una combinación de niveles de acceso y uso compartido de objetos asignados a los usuarios de la compañía del proveedor. Por ejemplo, puede establecer restricciones para que solo puedan ver a las personas de su propia compañía o conceder permisos a ciertos elementos, como colas de solicitudes y solicitudes, de modo que solo puedan visualizarlos los usuarios de una determinada compañía. Esto ayuda a establecer la privacidad de la información que guarda en Workfront.

Práctica recomendada

Mantenga los grupos de Workfront en un mínimo y relaciónelos con los departamentos de su organización.

A continuación se explica por qué

Los grupos los necesitan principalmente los departamentos que administran su trabajo en Workfront. Por ejemplo, es posible que el departamento de marketing necesite su propio grupo, pero los usuarios de otros departamentos que solo están en Workfront para solicitar trabajo podrían colocarse en el grupo predeterminado.

Práctica recomendada

Utilice grupos para representar la estructura del departamento y los equipos, la estructura de trabajo.

A continuación se explica por qué

Un grupo local es un campo obligatorio tanto para usuarios como para proyectos. Esto crea una buena forma de organizar e informar sobre los usuarios y el trabajo de alto nivel en el que están involucrados.

Sin embargo, cuando se trata de encomendar una asignación (mediante una tarea en el proyecto o a través de una cola de solicitudes) a un conjunto de personas, esto solo puede lograrse con un equipo.

Práctica recomendada

Aproveche los administradores de grupos para ayudar a los administradores de sistemas a gestionar los usuarios y la configuración.

A continuación se explica por qué

Los administradores del sistema tienen acceso a todo lo que hay en Workfront, incluida la configuración global del sistema. La configuración a la que pueden acceder los administradores de grupos está controlada por el administrador del sistema y solo se aplica a ese grupo específico.

Tener administradores de grupos permite que los administradores del sistema deleguen muchas responsabilidades, lo que les permite centrarse en asuntos más importantes, en lugar del mantenimiento diario de Workfront. Los administradores de grupos pueden mantenerse más fácilmente en contacto con las necesidades de sus miembros, lo que proporciona un mejor servicio a los usuarios.

Práctica recomendada

Permita a los administradores de grupos crear sus propios subgrupos.

A continuación se explica por qué

Los administradores de grupos pueden crear y administrar sus propios subgrupos. Aunque un administrador del sistema puede crear subgrupos, delegarlos a un administrador de grupos puede ahorrar mucho tiempo. También puede mejorar la experiencia de Workfront para los miembros del grupo, ya que el administrador de grupos estará más familiarizado con las necesidades y los flujos de trabajo del grupo y del subgrupo.

Práctica recomendada

Asigne plantillas de diseño a los equipos locales.

A continuación se explica por qué

Es importante asegurarse de que sus equipos están en sintonía en lo que respecta al trabajo. Esto significa facilitarles el acceso a los mismos informes y herramientas. Las plantillas de diseño le permiten generar ese entorno y potenciar, y posiblemente mejorar, los procesos que su equipo ya tiene en marcha.

Práctica recomendada

Use unidades organizativas más grandes para compartir elementos con conjuntos de personas.

A continuación se explica por qué

Usar una entidad organizativa más grande, como grupos y equipos, al compartir elementos en Workfront (proyectos, informes, etc.)significa que puede compartir el objeto de forma rápida y sencilla con un conjunto selecto de personas al mismo tiempo. Añadir los nombres de los usuarios individuales a la ventana de uso compartido puede resultar engorroso y llevar mucho tiempo.

Esto también facilita mantener el uso compartido en un elemento. A medida que los integrantes del equipo se actualizan en Workfront, los permisos de uso compartido de un elemento se actualizan automáticamente, lo que concede a los nuevos integrantes acceso al elemento y elimina el de los antiguos miembros.