Encargarse de una instancia de Adobe Workfront existente
Lo maravilloso de Workfront es que se puede personalizar. Y justamente eso es también lo desafiante de Workfront. Si es un nuevo administrador del sistema o del grupo que toma el control de una instancia de Workfront existente, puede resultar abrumador averiguar cómo se configuró originalmente.
Sin embargo, a través de nuestra lista de comprobación de instancias heredadas, puede aprender todo lo que necesita saber sobre su instancia.
En esta lista de comprobación de instancias heredadas, podrá revisar un conjunto completo de preguntas, recursos y vínculos para comprender claramente cómo se ha configurado.
La lista de comprobación se ha creado como modelo de Workfront y como hoja de cálculo de Excel descargable. Recomendamos utilizar el modelo para administrar y documentar su trabajo directamente en Workfront.
Tanto el modelo como la hoja de cálculo están organizadas por tema, no por cronología, de modo que puede avanzar de la manera que mejor se adapte a usted y a su organización. Las duraciones proporcionadas son solo un ejemplo y debe ajustarlas para adaptarlas a sus necesidades específicas. ¡No es necesario hacer todo esto de una vez!
Siempre que sea posible, le recomendamos que trabaje con otras personas de su organización para revisar y documentar estos elementos, y que mantenga esta documentación actualizada si hay algún cambio importante. Los futuros administradores de su instancia se lo agradecerán.
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Para descargar el modelo, vaya al menú principal en su propia instancia de Workfront y seleccione Modelos. Busque el modelo titulado “Conceptos básicos de instancias heredadas | Lista de comprobación” y haga clic en Instalar. Elija el entorno de producción o de zona protegida y continúe con la configuración. Puede encontrar más información sobre la instalación y configuración de modelos aquí.
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Para descargar la lista de comprobación de Excel, haga clic aquí.
Tanto si utiliza el modelo como la lista de comprobación de Excel, puede considerar este proceso en tres fases clave: Detección, Auditoría y Documentación. A continuación figuran las descripciones y los resultados ideales.
Fase 1: Aprendizaje y descubrimiento
Lapso de tiempo sugerido: cuatro semanas
Lo primero que debe hacer es comprender cómo se configura actualmente su instancia de Workfront.
Esto implica realizar entrevistas con las partes interesadas y revisar cualquier documentación existente para comprender cómo varios grupos dentro de su organización están aprovechando Workfront.
Si no está familiarizado con Workfront desde un punto de vista tecnológico, siga la formación del administrador del sistema. Esto proporciona la perspectiva necesaria sobre cómo funcionan y afectan a cada herramienta, y potencialmente a cada usuario, en Workfront.
Al final de esta fase, debe tener lo siguiente:
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Una clara comprensión del porqué del uso de Workfront por parte de su organización
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Un sentido general del estado de su instancia, incluidos los casos de uso clave
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Un documento en el que se describe lo que funciona bien, así como los desafíos y las brechas en los procesos y las necesidades de los usuarios
Fase 2: Auditoría del sistema
Lapso de tiempo sugerido: cuatro semanas
Después del descubrimiento inicial, se recomienda realizar una auditoría más técnica de la instancia. Esto significa que debe determinar los cambios o mejoras que puedan ser necesarios para garantizar que la configuración actual satisfaga los requisitos y necesidades de su empresa.
Al final de esta fase, debe tener lo siguiente:
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Una vista más profunda del estado actual de la instancia
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Se han identificado los cambios o mejoras que desea realizar en la instancia para satisfacer las necesidades comerciales.
Fase 3: Documentación y optimización
Lapso de tiempo sugerido: Inicial = dos semanas; actualización continua
Según lo aprendido en las fases 1 y 2, querrá crear, o actualizar, la documentación de su instancia y desarrollar hojas de ruta para abordar los desafíos estratégicos y de nivel de programa.
Mientras esta fase está en curso, debe tener lo siguiente:
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Documentación centralizada escrita que responde a preguntas en las pestañas de este documento
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Diagrama visual de los flujos de trabajo, automatizaciones e integraciones de mayor prioridad
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Un registro de asuntos pendientes o una hoja de ruta que documenta futuras mejoras para mejorar los desafíos organizativos y estratégicos
Al pasar por cada fase y con la ayuda de la lista de comprobación de instancias heredadas, usted, como nuevo administrador de sistemas o grupos, debería tener una mejor comprensión de cómo se configura su instancia de Workfront, qué ajustes o mejoras se deben realizar y consolidar la documentación para optimizar la experiencia de Workfront de su organización.
A continuación encontrará información adicional.