Análisis y planificación de una estrategia de DAM de Workfront

Última actualización: 17 de julio de 2024

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Antes de comenzar a configurar DAM de Workfront para su organización, es fundamental que establezca una estrategia organizativa y una de metadatos/palabras clave.

Analice detenidamente los procesos de flujo de trabajo para que pueda lograr sus metas de DAM. Los recursos organizados y bien anotados son la clave para la facilidad de uso de DAM de Workfront, la adopción de los usuarios y su éxito general con DAM de Workfront.

Workfront le sugiere revisar lo siguiente:

  • Identificar las metas: su organización necesita saber qué desea lograr con DAM de Workfront para que las configuraciones se realicen correctamente y para que la adopción por parte de los usuarios sea exitosa. Observe sus procesos actuales e identifique qué pasos aún se necesitan y qué debe cambiar.

  • Estructura de carpetas: esta es la forma en que se organizarán sus recursos en DAM. ¿Las carpetas se organizarán por proyecto, departamento, año u otra clasificación? Las carpetas son la forma en que los usuarios tienen acceso a los recursos, así que conviene tenerlo en cuenta. Una estructura de carpetas bien organizada también puede facilitar la búsqueda de recursos.

  • Esquema de metadatos: el esquema es un conjunto de campos de metadatos que se utilizan en los recursos de DAM de Workfront. Estos campos pueden incluir copyright, creador y ubicación. Si utiliza aplicaciones de terceros para agregar metadatos, considere cómo desea que se asignen estos campos a DAM de Workfront.

  • Taxonomía de palabras clave: las palabras clave son palabras que describen un recurso. La taxonomía es una lista predefinida de términos que los usuarios pueden seleccionar para agregar palabras clave a los recursos. La taxonomía es clave para mantener el control y la coherencia en los esfuerzos de palabras clave.

  • Procesos de flujo de trabajo: otro paso clave para el uso exitoso de DAM de Workfront es establecer procesos de flujo de trabajo para su organización. Esto va más allá de quién carga los recursos. Algunas cosas que debe tener en cuenta (esta lista no es exhaustiva):

    • ¿A qué carpetas deben cargarse los recursos?
    • ¿Qué campos de metadatos son necesarios para cada recurso?
    • ¿Se añaden metadatos antes o después de la carga?
    • ¿Quién puede cargar recursos?
    • ¿Quién puede agregar metadatos?
    • ¿Se requiere el uso de una taxonomía de palabras clave? ¿O pueden los usuarios agregar palabras clave adicionales?
    • ¿Cuáles son las prácticas recomendadas para agregar metadatos? ¿Cómo se aplica el formato a las fechas? ¿Se introduce el nombre de la compañía o del cliente?
    • ¿Cómo obtienen los nuevos usuarios un inicio de sesión a DAM de Workfront?

Para el éxito a largo plazo, es fundamental planificar: planifique la estructura del sistema antes de comenzar la configuración, el esquema de metadatos, la formación del usuario final y el mantenimiento continuo.

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