Criar um modelo de fluxo de trabalho automatizado
Neste vídeo, você aprenderá a:
- Criar um modelo de fluxo de trabalho automatizado de prova no Workfront
- Atribuir destinatários de prova
- Definir um prazo para o processo de revisão e aprovação
- Compartilhar o modelo de fluxo de trabalho automatizado com outras pessoas
Opções adicionais de ativação de estágio
Há duas opções que raramente (ou nunca) são usadas para determinar quando um estágio do fluxo de trabalho de revisão deve começar: as opções Data e hora e “Quando o prazo da etapa anterior expirar”.
Realisticamente, a segunda opção só funciona em cenários onde você tem um grande grupo de pessoas revisando e não quer esperar por todas elas. Seria como dizer: “Vou dar um tempo para você concluir sua revisão, mas se não o fizer, perderá sua chance”. Mas isso pode até mesmo retardar o processo de revisão.
Se você usar a opção “Quando o prazo do estágio anterior expirar”, é importante lembrar que é possível ativar manualmente um estágio a qualquer momento se não quiser esperar o prazo expirar.
Práticas recomendadas
Prática recomendada
Saiba por quê
Defina a função de prova do(a) criador(a) da revisão como “Revisor”.
A função de prova “Revisor” garante que o criador da prova possa fazer comentários e acessar comentários feitos por outras pessoas. Na maioria das vezes, o(a) criador(a) da revisão não tem a obrigação de tomar uma decisão sobre a revisão que carregou. As funções de prova “Aprovador”, “Revisor e Aprovador”, “Autor” ou “Moderador” exigem a tomada de uma decisão. Se o criador da prova receber uma dessas funções, mas não tomar nenhum decisão, isso poderá afetar negativamente os prazos das provas.
Evite usar a função de revisão “Aprovador”.
A função “Aprovador” não permite que o usuário faça comentários nesta prova. Isso poderia levar uma pessoa a rejeitar a revisão, sem qualquer explicação, pois não seria possível fazer comentários. Utilize a função de prova “Revisor e Aprovador” para que o usuário possa fornecer feedback.
Evite a opção de alerta por email de revisão “Todas as atividades”.
Esta opção envia uma notificação por email sobre a prova sempre que algo acontece, como quando um comentário é feito, uma resposta é postada, uma decisão é tomada etc. O recipient essencialmente vê a atividade da prova conforme ela acontece.
Para proprietários e criadores de revisões, o alerta de “Decisões” por email funciona melhor em fluxos de trabalho de revisão de vários estágios e a “Decisão final” funciona melhor para fluxos de trabalho de estágio único. Geralmente, todos os outros usuários podem ser definidos como Desabilitados, a menos que queiram ser notificados sobre comentários ou decisões de outras pessoas (nesse caso, uma das opções de resumo por email pode funcionar melhor).
Para proprietários e criadores de revisões, o alerta de “Decisões” por email funciona melhor em fluxos de trabalho de revisão de vários estágios e a “Decisão final” funciona melhor para fluxos de trabalho de estágio único. Geralmente, todos os outros usuários podem ser definidos como Desabilitados, a menos que queiram ser notificados sobre comentários ou decisões de outras pessoas (nesse caso, uma das opções de resumo por email pode funcionar melhor).
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