Assuma o controle de uma instância existente do Adobe Workfront
O aspecto mais incrível do Workfront é o quanto ele é personalizável. O aspecto mais desafiador do Workfront é o quanto ele é personalizável. E, se você for um novo administrador de sistema ou grupo que está assumindo o controle de uma instância existente do Workfront, pode ser difícil descobrir como ela foi configurada e definida originalmente.
No entanto, por meio da nossa lista de verificação de instâncias herdadas, você pode aprender tudo o que precisa saber sobre a sua instância.
Na lista de verificação de instâncias herdadas, você analisará um conjunto abrangente de perguntas, recursos e links para ter uma compreensão clara de como ela foi configurada.
A lista de verificação foi criada como um blueprint do Workfront e como uma planilha do Excel para download. Recomendamos usar o blueprint para gerenciar e documentar o seu trabalho diretamente no Workfront.
Tanto o blueprint quanto a planilha são organizados por tópico, não por cronograma, para que você possa progredir da maneira que fizer mais sentido para você e a sua organização. As durações fornecidas são apenas um exemplo, sendo necessário ajustá-las para suprir as suas necessidades específicas. Isso não precisa ser feito de uma vez!
Sempre que possível, recomendamos trabalhar com outras pessoas da sua organização para revisar e documentar esses elementos, e manter a sua documentação atualizada, caso haja alguma alteração importante. Os futuros administradores da sua instância agradecerão!
-
Para baixar o blueprint, navegue até o menu principal na sua própria instância do Workfront e selecione “Blueprints”. Encontre o blueprint intitulado “Noções básicas de instâncias herdadas | Lista de verificação” e clique em “Instalar”. Escolha o seu ambiente de produção ou sandbox, e continue configurando. Mais informações sobre como instalar e configurar blueprints podem ser encontradas aqui.
-
Para baixar lista de verificação do Excel, clique aqui.
Seja usando o blueprint ou a lista de verificação do Excel, você pode pensar no processo em três fases principais: descoberta, auditoria e documentação. As descrições e os resultados ideais estão listados abaixo.
Fase 1: aprendizagem e descoberta
Período sugerido: quatro semanas
A primeira coisa a fazer é entender como a sua instância do Workfront está configurada hoje.
Isso envolve a realização de entrevistas com as partes interessadas e a revisão de qualquer documentação existente para entender como vários grupos dentro da sua organização estão utilizando o Workfront.
Caso não conheça o Workfront do ponto de vista tecnológico, faça o treinamento para administradores de sistemas. Isso fornece os insights necessários sobre como diferentes configurações funcionam e afetam cada ferramenta e, potencialmente, cada usuário do Workfront.
No fim desta fase, você deverá ter:
-
Uma compreensão clara do PORQUÊ por trás do uso do Workfront pela sua organização;
-
Uma noção geral da integridade da sua instância, incluindo os principais casos de uso;
-
Um documento descrevendo o que está funcionando bem, bem como os desafios e/ou lacunas entre processos e necessidades dos usuários
Fase 2: auditoria do sistema
Período sugerido: quatro semanas
Após a descoberta inicial, é recomendável fazer uma auditoria mais técnica da sua instância. Isso significa que você precisa determinar as alterações ou melhorias que podem ser necessárias para garantir que a sua instalação e configuração atuais satisfaçam os seus requisitos e necessidades comerciais.
No fim desta fase, você deverá ter:
-
Uma visão mais aprofundada do estado atual da sua instância
-
Alterações ou melhorias identificadas que você gostaria de fazer na sua instância para suprir as necessidades comerciais.
Fase 3: documentação e otimização
Prazo sugerido: inicial = duas semanas; atualização contínua
Com base no que você aprendeu nas fases 1 e 2, você poderá criar ou atualizar a documentação da sua instância, bem como desenvolver roteiros para enfrentar desafios estratégicos e no âmbito dos programas.
Enquanto essa fase estiver em andamento, você deverá ter:
-
Documentação centralizada escrita que responda a perguntas nas guias deste documento
-
Um diagrama visual dos fluxos de trabalho, automações e integrações de maior prioridade;
-
Um backlog ou roteiro que documente melhorias futuras para ajudar a encarar os desafios organizacionais e estratégicos
Informações adicionais podem ser encontradas abaixo: