自動ワークフローテンプレートの作成

最終更新日： 2025年5月5日
  • トピック：

作成対象：

  • 中級
  • ユーザー
  • 管理者

このビデオでは、次の方法を学習します：

  • Workfront プルーフ用の自動ワークフローテンプレートの作成
  • プルーフの受信者の割り当て
  • レビューおよび承認プロセスの期限の設定
  • 他のユーザーとの自動ワークフローテンプレートの共有

追加のステージアクティベーションオプション

プルーフワークフローのステージを開始するタイミングを決定する「日時」オプションと「前のステージの期限が過ぎたとき」オプションの 2 つのオプションは、使用したとしてもめったに使用しません。

2 番目のオプションは、あなたが多数の人物のレビューを行っていて、その全員が完了するのを待ちたくない場合にのみ有効です。これは、「レビューを完了するために一定の時間を与えますが、その後は機会がなくなります」というようなオプションです。ただし、これでもレビュープロセスが遅くなる可能性があります。

「前のステージの期限が過ぎたとき」を使用していて、期限が過ぎるのを待ちたくない場合は、いつでも手動でステージをアクティベートできることを覚えておくことが重要です。

ベストプラクティス

ベストプラクティスその理由は次のとおりです
プルーフ作成者のプルーフの役割を、レビュアーとして設定します。レビュアーのプルーフの役割に設定することで、プルーフの作成者は、コメントの作成および他のユーザーが残したコメントへのアクセスが可能になります。ほとんどの場合、プルーフの作成者は、アップロードしたプルーフについて決定を下すことは求められません。承認者、レビュアー兼承認者、作成者、またはモデレーターのプルーフの役割はいずれも、決定を行う必要があります。プルーフの作成者にこれらのプルーフの役割のいずれかが割り当てられ、しかし決定がいつまでも行われない場合、プルーフの期限に悪影響を与える可能性があります。
承認者プルーフの役割の使用を避けます。承認者のプルーフの役割では、ユーザーはこのプルーフに対してコメントを作成できません。すると、ユーザーは、コメントを作成できなかったことが理由で、何の説明もなくプルーフを却下してしまう可能性があります。代わりに、レビュアー兼承認者のプルーフの役割を使用すると、ユーザーがフィードバックを提供できるようになります。
「すべてのアクティビティ」プルーフメールアラートオプションを避けます。このオプションは、コメントが作成された場合や、返信が投稿された場合、決定が行われた場合など、プルーフで何かが発生するたびに、プルーフのメール通知を送信します。受信者は基本的に、何かが発生するとプルーフのアクティビティを確認します。

プルーフの所有者や作成者には、「決定」のメールアラートが複数ステージのプルーフのワークフローに最適で、「最終決定」は単一ステージのワークフローに最適です。通常、コメントや決定を行う他のユーザーについての通知を希望している場合を除き、他のユーザーは全員「無効」に設定できます（この場合、概要メールオプションのいずれかが最適な場合があります）。
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