Analise e planeje uma estratégia do DAM do Workfront
Antes de começar a configuração do DAM do Workfront para sua organização, é essencial estabelecer uma estratégia organizacional e uma estratégia de metadados/palavras-chave.
Analise seus processos de fluxo de trabalho cuidadosamente para que possa alcançar suas metas no DAM. Ativos organizados e bem anotados são a chave para a usabilidade do DAM do Workfront, adoção de usuários e o sucesso geral no DAM do Workfront.
O Workfront sugere que você analise o seguinte:
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Identifique suas metas: sua organização precisa saber o que deseja alcançar com o DAM do Workfront para que as configurações sejam feitas corretamente e a adoção pelo usuário seja bem-sucedida. Examine seus processos atuais e identifique quais etapas ainda são necessárias e o que precisa ser alterado.
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Estrutura de pastas: a estrutura de pastas é como seus ativos serão organizados no DAM. Suas pastas serão organizadas por projeto, departamento, ano ou alguma outra categorização? É importante observar que as pastas são a maneira como os usuários recebem acesso aos ativos. Uma estrutura de pastas bem organizada também pode facilitar a localização de ativos.
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Esquema de metadados: o esquema é um conjunto de campos de metadados utilizados em ativos no DAM do Workfront. Esses campos podem incluir informações de direitos autorais, criador e localização. Se estiver usando aplicativos de terceiros para adicionar metadados, considere como gostaria que esses campos fossem mapeados no DAM do Workfront.
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Taxonomia de palavras-chave: as palavras-chave são palavras descritivas sobre um ativo. Uma taxonomia é uma lista predefinida de termos que os usuários podem selecionar para adicionar palavras-chave aos ativos. A taxonomia é a chave para manter o controle e a consistência ao trabalhar com palavras-chave.
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Processos de fluxo de trabalho: outro passo fundamental no uso bem-sucedido do DAM do Workfront é estabelecer processos de fluxo de trabalho para sua organização. Isso vai além de apenas decidir quem carregará os ativos. Veja alguns aspectos a serem considerados (esta não é uma lista completa):
- Para quais pastas os ativos devem ser carregados?
- Quais campos de metadados são necessários para cada ativo?
- Os metadados são adicionados antes ou depois do upload?
- Quem pode fazer upload de ativos?
- Quem pode adicionar metadados?
- É necessário usar uma taxonomia de palavras-chave? Ou os usuários podem adicionar mais palavras-chave?
- Quais são as práticas recomendadas para adicionar metadados? Como as datas são formatadas? Você insere o nome da empresa ou o nome do cliente?
- Como novos usuários obtêm uma conta no DAM do Workfront?
Para o sucesso a longo prazo, é essencial planejar a estrutura do sistema antes de iniciar as configurações, o esquema de metadados, o treinamento do usuário final e a manutenção contínua.