Prática recomendada: unidades organizacionais

O que é uma “prática recomendada” do Adobe Workfront?

As práticas recomendadas são diretrizes para um curso de ação eficaz e eficiente; elas podem ser facilmente adotadas por qualquer usuário da empresa e replicadas com sucesso em toda a organização.

Ao revisar essas recomendações, lembre-se de que algumas práticas recomendadas do Workfront são universais, enquanto outras podem ser mais específicas para um determinado assunto. Use essas práticas recomendadas como uma base para orientar as configurações e o uso do sistema do Workfront.

Navegar nesta página

Ao percorrer esta página, você encontrará primeiro uma lista resumida de todas as práticas recomendadas para o tópico. Isso permite revisar as recomendações sem se aprofundar nos detalhes e motivos por trás delas.

A seção “Por que essas práticas são recomendadas?” , encontrada após a lista resumida, fornece mais detalhes sobre algumas práticas recomendadas e por que elas são consideradas como um processo, ferramenta ou recurso que você deve considerar implementar na sua instância do Workfront.

Práticas recomendadas para unidades organizacionais

Por que essas práticas são recomendadas?

Prática recomendada

Identifique as principais categorias e necessidades de relatórios antes de configurar unidades organizacionais no Workfront.

Entenda o porquê

Saber que métricas você está procurando e que informações você gostaria de coletar no Workfront sobre os usuários e o trabalho que eles realizam permite que você se concentre na construção de suas unidades organizacionais para atender a essas necessidades.

Prática recomendada

Avalie periodicamente sua estrutura organizacional existente do Workfront para garantir que ela atenda às suas necessidades.

Entenda o porquê

À medida que sua organização cresce, ou à medida que o Workfront se expande dentro de sua organização, você encontrará maneiras novas e diferentes de melhorar a eficiência dos processos e a forma como os usuários se relacionam com o trabalho. Portanto, avaliar periodicamente como as unidades organizacionais estão estruturadas pode dar a chance de saber se aquela estrutura ainda funciona ou se precisa ser atualizada.

Prática recomendada

Faça uma auditoria na base de usuários a cada trimestre ou pelo menos a cada semestre.

Entenda o porquê

À medida que sua organização usa o Workfront ao longo do tempo e aumenta o uso da ferramenta, as informações se acumulam no sistema. Isso inclui o número de usuários, o número de licenças utilizadas, quantas empresas, grupos ou equipes foram criadas etc.

Com o tempo, sua organização também poderá passar por mudanças. Por exemplo, talvez no último trimestre tenha ocorrido uma reestruturação do departamento. Ou talvez alguns funcionários decidiram ver outras oportunidades. Isso significa que você tem usuários no Workfront adquirindo licenças e possivelmente lacunas em equipes ou grupos que podem afetar estimativas de recursos ou atribuições de trabalho.

Fazer uma auditoria trimestral das unidades organizacionais e dos usuários no Workfront é fundamental para manter seu sistema operando de maneira contínua e eficiente. Este também é um bom momento para garantir que a utilização do Workfront seja constante ou crescente e que os funcionários estejam usando o Workfront para gerenciamento contínuo do trabalho, em vez de email ou planilhas.

Prática recomendada

Identifique e treine usuários para serem administradores de grupo.

Entenda o porquê

Selecione pessoas com um forte conhecimento do Adobe Workfront e de como seus grupos usam o sistema, e que tenham tempo para se dedicar a ser administradores de grupo.

Os administradores de grupo podem definir os status, modificar as preferências do projeto ou criar perfis de folha de horas para os grupos e subgrupos que gerenciam. Eles também podem gerenciar usuários para seus grupos, ajustar níveis de acesso e atribuir modelos de layout.

Isso libera o administrador do sistema de algumas das configurações e manutenção diárias do Workfront. Ele também dá a cada grupo mais controle sobre suas próprias configurações e preferências operacionais, sem interferir em outros grupos no Workfront.

Prática recomendada

Normalmente, apenas uma empresa é necessária para seus usuários internos.

Entenda o porquê

Uma empresa do Workfront deve ser para toda a organização, não apenas para uma área do negócio. Se você dividir seus usuários internos em empresas diferentes, isso poderá causar problemas com as permissões de trabalho no Workfront. Um grupo do Workfront é o método preferido para organizar usuários internos.

Prática recomendada

Crie empresas para clientes ou fornecedores externos que você deseja rastrear em sua instância do Workfront ou que precisam de direitos de logon em sua instância.

Entenda o porquê

A criação de uma empresa com fornecedores externos permite que eles entrem no Workfront para revisar o progresso do conteúdo ou produto que está sendo criado para eles, restringindo seu acesso enquanto estiverem no sistema.

O acesso ao Workfront é concedido com uma combinação de compartilhamento de objetos e níveis de acesso atribuídos aos usuários na empresa do fornecedor. Por exemplo, você pode definir restrições para que esses usuários possam ver apenas pessoas de sua própria empresa e/ou conceder permissões para determinados itens, como filas de solicitações e solicitações, para que apenas usuários de uma empresa específica possam vê-los. Isso ajuda a estabelecer a privacidade das informações mantidas no Workfront.

Prática recomendada

Reduza ao mínimo os grupos do Workfront e correlacione-os aos departamentos da sua organização.

Veja o porquê

Os grupos são necessários principalmente para departamentos que gerenciam seu trabalho no Workfront. Por exemplo, o departamento de marketing pode precisar de seu próprio grupo, mas os usuários de outros departamentos que estão somente no Workfront para solicitar trabalho podem ser colocados no Grupo padrão.

Prática recomendada

Use grupos para representar a estrutura do departamento e equipes para representar a estrutura de trabalho.

Veja o porquê

Um grupo interno é um campo obrigatório para usuários e projetos. Isso cria uma boa maneira de organizar e relatar os usuários e o trabalho de alto nível no qual eles estão envolvidos.

No entanto, quando se trata de fazer uma atribuição (por meio de uma tarefa no projeto ou por meio de uma fila de solicitações) a um conjunto de pessoas, isso só pode ser feito para uma equipe.

Prática recomendada

Conte com os administradores de grupo para ajudar os administradores de sistema a gerenciar usuários e configurações.

Veja o porquê

Os administradores do sistema têm acesso a tudo no Workfront, incluindo configurações globais do sistema. As configurações que os administradores de grupos podem acessar são controladas pelo administrador do sistema e se aplicam somente a esse grupo específico.

Quando a empresa conta com administradores de grupo, os administradores de sistema podem delegar várias responsabilidades, permitindo que eles se concentrem em itens mais amplos, em vez de na manutenção diária do Workfront. Os administradores de grupo podem manter contato com mais facilidade com as necessidades de seus grupos, o que proporciona um melhor serviço aos usuários.

Prática recomendada

Permita que administradores de grupo criem seus próprios subgrupos.

Veja o porquê

Os administradores de grupo podem criar e gerenciar seus próprios subgrupos. Embora administradoesr de sistema possam criar subgrupos, delegar essa tarefa a quem administra o grupo pode economizar muito tempo. Também pode resultar numa melhor experiência do Workfront para os membros do grupo, pois quem administrada o grupo estará mais familiarizado com as necessidades e workflows do grupo e subgrupo.

Prática recomendada

Atribua modelos de layout às equipes internas.

Veja o porquê

É importante garantir que suas equipes estejam em sintonia quando se trata de trabalho. Isso significa facilitar o acesso aos mesmos relatórios e ferramentas. Os modelos de layout permitem que você crie esse ambiente e aprimore, e possivelmente aperfeiçoe, os processos que sua equipe já possui.

Prática recomendada

Use unidades organizacionais maiores para compartilhar itens com grupos de pessoas.

Veja o porquê

Usar uma unidade organizacional maior, como grupos e equipes, ao compartilhar itens no Workfront, como projetos, relatórios etc., significa que você pode compartilhar o objeto de forma rápida e fácil com um grupo selecionado de pessoas, todas ao mesmo tempo. Adicionar nomes de usuários individuais à janela de compartilhamento pode ser complicado e demorado.

Isso também torna mais fácil manter o compartilhamento de um item. À medida que os membros da equipe são atualizados no Workfront, as permissões de compartilhamento de um item são atualizadas automaticamente, concedendo acesso ao item a novos membros da equipe e removendo o acesso de ex-membros da equipe.