모범 사례 - 요청 대기열

Adobe Workfront “모범 사례”란 무엇입니까?

모범 사례는 효과적이고 효율적인 작업 과정을 나타내는 지침입니다. 사용자와 귀사의 사용자가 쉽게 채택할 수 있으며 조직 전체에서 복제할 수 있습니다.

이러한 권장 사항을 검토할 때 일부 Workfront 모범 사례는 보편적인 반면 다른 모범 사례는 주제에 더 구체적일 수 있음을 명심하십시오. Workfront 시스템을 올바르게 설정하고 사용하는 데 있어 이들 모범 사례를 프레임워크로 사용하십시오.

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이 페이지를 스크롤하면 먼저 해당 주제에 대한 모든 모범 사례의 상위 수준 목록을 찾을 수 있습니다. 이를 통해 “이유”에 대한 세부 사항을 자세히 살펴보지 않고도 권장 사항을 검토할 수 있습니다.

“이러한 모범 사례를 채택하는 이유는 무엇입니까?” 영역(상위 수준의 목록 뒤)에서는 일부 모범 사례와 프로세스 및 도구 등으로 간주되는 이유에 대한 자세한 설명이 나와 있으며, Workfront 인스턴스를 사용하여 구현하는 것을 고려해야 합니다.

요청 대기열 모범 사례

이러한 모범 사례를 채택하는 이유는 무엇입니까?

모범 사례

요청 대기열의 각 요소(요청 대기열 프로젝트, 주제 그룹, 대기열 주제 및 라우팅 규칙)에 대한 설명이 나와 있습니다.

이유

그룹 관리자, 향후 시스템 관리자 또는 요청 대기열을 유지 관리하는 기타 사용자는 설명을 통해 요청 대기열의 각 부분이 수행하는 작업을 정확히 알 수 있습니다.

설명 정보는 새 요청 창에서 필드의 정보 아이콘 위로 마우스를 가져가도 표시됩니다.

설명은 길 필요가 없으며, 요소의 목적이나 용도에 대한 간단한 주석만 있으면 됩니다.

모범 사례

요청 대기열 프로젝트를 다른 프로젝트와 구별하기 위해 “현재”와 동일한 “요청 대기열” 또는 “운영”이라는 프로젝트 상태를 만듭니다.

이유

요청 대기열은 프로젝트에 “활성화”되어 있고, 대기열이 활성화되려면 현재와 동일한 상태여야 합니다.

“현재” 상태의 실제 작업 프로젝트와 요청을 구분하기 위해 “요청 대기열” 또는 “운영”이라는 요청 대기열에서만 사용할 상태를 만듭니다. 그런 다음 이 상태를 사용하여 보고서를 작성하는 동안 요청 대기열 프로젝트를 제외하거나 포함할 수 있습니다.

모범 사례

문제 승인을 사용할 때 “거부됨”이라는 문제 상태를 만들고 거부된 경우 옵션을 “거부됨” 상태로 설정합니다.

이유

“거부됨” 상태를 사용하면 요청이 검토되고 거부되었음을 알 수 있습니다.

모범 사례

요청 대기열에 “범용” 사용자 정의 양식을 할당하여 엔터프라이즈 수준의 일관된 데이터를 최대한 많이 캡처합니다.

이유

“범용” 사용자 정의 양식은 제출되는 요청 유형에 관계없이 요청에 필요한 표준 정보를 수집합니다.

“범용” 사용자 정의 양식을 사용하면 만들고 유지 관리해야 하는 사용자 정의 양식의 수를 줄일 수 있습니다. 또한 모든 요청이 같은 방식으로 동일한 정보를 수집하여, 보고 및 데이터 분석의 일관성을 유지합니다.

모범 사례

“모든 사람”과 요청 대기열을 공유하지 마십시오. 사용자가 필요에 맞는 대기열만 볼 수 있도록 대기열 세부 정보 설정을 설정합니다.

이유

대부분의 경우 요청 대기열은 팀, 공급업체, 고객 등과 같은 특정 사람들과만 공유하면 됩니다. 요청자가 요청 대기열 목록에서 필요한 항목만 볼 수 있으면 항목을 쉽게 찾고 탐색할 수 있습니다.

모범 사례

트래픽 관리자, 시스템 관리자 또는 할당된 사용자가 문제에 대해 직접 작업할 수 있도록 요청 대기열 보고서가 포함된 대시보드를 빌드하고 할당합니다.

이유

사용자에게 들어오는 요청에 대한 빠르고 쉬운 액세스를 제공하면 셔플에서 작업이 손실되지 않습니다.

모범 사례

대기열을 생성할 필요가 없는 사용자를 위해 레이아웃 템플릿을 사용하여 프로젝트의 왼쪽 패널 메뉴에서 요청 대기열 설정 옵션을 제거합니다.

이유

이렇게 하면 모든 요청 대기열이 생성을 위한 적절한 프로세스(예: 거버넌스 위원회의 검토)를 거쳐 시스템 또는 그룹 관리자가 올바르게 설정할 수 있습니다.

또한 조직에 필요한 요청 유형에 집중하고 대기열 목록을 정리할 수 있습니다.

모범 사례

사용자가 Workfront 관련 질문을 하고, 시스템 설정에 관련된 요청을 하고, 새 사용자 교육 일정을 잡을 수 있도록 시스템 관리자 요청 대기열을 만듭니다.

이유

사용자가 질문을 제출하고 관리자가 Workfront 관련된 문제를 수집, 모니터링 및 응답할 수 있는 중앙 위치를 제공합니다.

또한 이 정보를 사용하여 시스템 관리자 역할의 시간, 노력 및 가치를 리더십에 보여 주고 추가 시스템 관리자에 대한 정당성을 입증합니다.

모범 사례

사용되지 않는 대기열을 확인하고 공유 해제하기 위해 정기적으로 요청 대기열을 감사합니다.

이유

Adobe Workfront 시스템의 설정 및 항목을 정기적으로 감사하면 시스템을 정리하고 불필요한 항목을 제거할 수 있습니다. 대기열이 더 이상 사용되거나 모니터링되지 않는 경우, 작업 요청이 무효화되지 않도록 사용자가 더 이상 대기열에 액세스할 수 없도록 합니다.

모범 사례

주제 그룹을 통해 요청 대기열에서 10개가 넘는 대기열 주제를 구성하여 더 짧고 관리하기 쉬운 목록을 만듭니다.

이유

주제 그룹은 선택할 초기 옵션 목록을 줄여서 사용자 채택을 늘리고 혼란을 줄입니다. 이를 통해 사용자가 요청을 제출하려고 할 때 당황하지 않고 원하는 것을 쉽게 찾을 수 있습니다.

또한 시스템 관리자 및/또는 요청 대기열 관리자는 사용자를 위한 원활한 탐색 경로를 생성하고, 제출되는 요청 유형을 더 효율적으로 구성하고 보고할 수 있습니다.

모범 사례

여러 대기열을 생성하는 대신 주제 그룹 및 대기열 주제로 요청 대기열을 분류하여 사용자가 사용할 수 있는 총 요청 대기열 수를 제어합니다.

이유

요청 대기열이 너무 많으면 사용자가 필요한 것을 찾기 어렵습니다.

또한 대기열이 적으면 트래픽 조정자, 시스템 관리자 또는 대기열을 관리하는 다른 사람들이 여러 요청 대기열 프로젝트를 탐색하지 않고도 필요한 정보를 더 빨리 찾을 수 있습니다.

요청 대기열마다 다른 액세스가 필요하거나 대기열 통합이 사용자에게 혼란을 줄 수 있는 경우, 여러 요청 대기열을 만듭니다.

모범 사례

각 대기열 주제에 대한 라우팅 규칙을 설정합니다. 최소한 기본 라우팅 규칙을 설정합니다.

이유

라우팅 규칙을 사용하면 수신 요청이 항상 할당되므로 작업이 중단되지 않습니다.

모범 사례

선택적 라우팅이 필요한 경우, 주제 그룹 및 대기열 주제를 활용합니다.

이유

라우팅 규칙은 사용자 정의 양식의 필드에 적용할 수 없습니다. 따라서 서로 다른 요청 유형을 서로 다른 팀/개인에게 라우팅해야 하는 경우, 작업이 적절하게 라우팅될 수 있도록 각 요청 유형을 고유한 주제 그룹/대기열 주제로 만듭니다.

모범 사례

개인이 아닌 팀에 요청을 라우팅합니다.

이유

팀에 요청이 전송되면 요청이 이루어지고 향후 작업에 수반될 수 있는 작업에 대한 가시성을 전체 팀에 제공합니다. 누구나 팀 페이지에서 새 항목을 확인하거나 대시보드의 보고서를 통해 새 항목을 추적할 수 있습니다.

또한 수신 요청을 검토하거나 할당하는 트래픽 관리자 또는 기타 사용자가 없는 경우, 백업을 자동으로 사용할 수 있으며 요청 정보에 액세스할 수 있습니다.