모범 사례 - 프로젝트 템플릿

Adobe Workfront “모범 사례”란 무엇입니까?

모범 사례는 효과적이고 효율적인 작업 과정을 나타내는 지침입니다. 사용자와 귀사의 사용자가 쉽게 채택할 수 있으며 조직 전체에서 복제할 수 있습니다.

이러한 권장 사항을 검토할 때 일부 Workfront 모범 사례는 보편적인 반면 다른 모범 사례는 주제에 더 구체적일 수 있음을 명심하십시오. Workfront 시스템을 올바르게 설정하고 사용하는 데 있어 이들 모범 사례를 프레임워크로 사용하십시오.

이 페이지 탐색

이 페이지를 스크롤하면 먼저 해당 주제에 대한 모든 모범 사례의 상위 수준 목록을 찾을 수 있습니다. 이를 통해 “이유”에 대한 세부 사항을 자세히 살펴보지 않고도 권장 사항을 검토할 수 있습니다.

“이러한 모범 사례를 채택하는 이유는 무엇입니까?” 영역(상위 수준의 목록 뒤)에서는 일부 모범 사례와 프로세스 및 도구 등으로 간주되는 이유에 대한 자세한 설명이 나와 있으며, Workfront 인스턴스를 사용하여 구현하는 것을 고려해야 합니다.

프로젝트 템플릿 모범 사례

이러한 모범 사례를 채택하는 이유는 무엇입니까?

모범 사례

프로젝트를 만들 때 템플릿을 사용합니다.

이유

프로젝트 템플릿은 프로젝트에 포함해야 하는 작업, 타임라인을 구성하는 방법 등에 대해 프로젝트 관리자(및 프로젝트를 만드는 다른 사람들)가 추측해야 하는 상황을 해소합니다. 템플릿은 프로젝트 만들기 속도를 높이는 가장 효과적인 방법입니다.

중요한 점은 템플릿이 비슷한 유형의 프로젝트 간에 일관성을 제공하므로 사람, 프로세스 및 데이터 포인트가 매번 동일한 방식으로 상세화된다는 것입니다. 처리 시간이 빠르고(1~2일) 작업이 최소한도인 프로젝트도 프로젝트 템플릿을 사용하여 만들면 유리합니다.

프로젝트 전반에 걸친 이러한 일관성 덕분에 더 정확한 데이터가 생성되며, 이는 팀, 부서 및 조직 전체를 위한 의사결정을 내릴 때 매우 중요합니다.

모범 사례

프로젝트 템플릿에 대한 명명 규칙을 설정합니다.

이유

일관된 이름을 지정하면 템플릿을 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 여러 팀이나 부서에 비슷한 이름의 템플릿이 있는 경우 프로젝트 관리자와 프로젝트를 만드는 다른 사람들이 올바른 템플릿을 선택하는 데 도움이 됩니다.

모범 사례

프로젝트 템플릿을 만들고 업데이트할 수 있는 선별된 사용자 그룹을 설정합니다.

이유

잘 작성되고 일관된 프로젝트 템플릿을 사용하는 것이 좋은 작업 관리와 정확한 보고의 핵심입니다. 우발적이거나 승인되지 않은 변경을 방지하기 위해 템플릿을 편집할 수 있는 사용자 수를 제한합니다.

모범 사례

프로젝트 템플릿에서 ‘프로젝트 공유’를 사용하여 해당 템플릿을 사용해 만든 프로젝트에 대한 액세스 권한을 자동으로 부여합니다.

이유

특정 프로젝트에 대한 액세스 권한은 프로젝트 자체를 통해 부여됩니다. 동일한 그룹의 사람들이 특정 템플릿으로 만들어진 프로젝트에 항상 액세스해야 하는 경우 템플릿의 프로젝트 공유 옵션 아래에서 해당 사용자를 추가하십시오. 프로젝트가 만들어지자마자 액세스를 제어할 수 있을 뿐만 아니라 향후 권한을 변경해야 하는 경우 확장성 관련 작업이 간소화됩니다.

템플릿을 사용하여 만든 프로젝트를 공유하는 방법에 대한 지침은 프로젝트 템플릿 공유에서 “템플릿을 사용하여 만든 프로젝트를 공유하는 방법”으로 레이블이 지정된 챕터를 참조하십시오.

참고: 템플릿 공유는 템플릿 자체에 대한 액세스 권한을 부여합니다. 템플릿으로 프로젝트를 만들려면 사용자에게 최소한 ‘보기’ 권한이 있어야 합니다.

모범 사례

개인이 아닌 작업에 직무 역할 또는 팀을 할당합니다.

이유

개별 사용자가 직위를 변경하거나 조직을 떠나면 해당인이 포함된 프로젝트 템플릿을 수동으로 업데이트해야 합니다. 이로 인해 시스템 일부 또는 그룹 관리자나 프로젝트 관리자의 시간이 소요됩니다.

템플릿에서 작업 역할 또는 팀을 사용하는 경우, 해당 작업 역할 또는 해당 팀에 할당된 모든 사람에게 작업이 할당될 수 있으므로 직원 변경 사항이 프로젝트 템플릿에 직접적인 영향을 미치지 않습니다. 따라서 변동 사항 때문에 업무에 차질이 생기지 않습니다. 작업 역할 할당을 사용하면 Workfront에서 해당 작업 역할이 할당된 사람들의 목록을 표시할 수 있으므로 개별 사용자에게 작업을 더 쉽게 할당할 수 있습니다.

또한 작업 역할은 Workfront의 리소스 계획 도구에서 사용되어 필요한 리소스를 계산하고 향후 작업을 계획하는 데 도움이 됩니다.

모범 사례

프로젝트 템플릿에서 작업을 만들 때 너무 세분화되지 않도록 합니다. 프로젝트 템플릿의 작업 수를 작업을 완료하는 데 필요한 작업으로 제한합니다.

이유

프로젝트 템플릿이 지나치게 복잡하면 사용자(프로젝트 관리자, 리소스 관리자, 팀원 등)가 좋지 않은 경험을 하게 됩니다. 작업이 너무 많으면 작업 기한이 겹치고 동일한 작업 역할이나 개인에게 여러 작업이 할당되어 프로젝트 타임라인을 관리하기 어렵습니다.

모범 사례

작업 설명을 사용하여, 작업을 여러 작업으로 나누는 대신 작업의 작은 단계를 캡처합니다.

이유

연속된 여러 작업이 동일한 직무 역할/개인에게 할당된 경우, 해당 작업이 결합될 수 있음을 나타냅니다. 사용자에게 할당된 작업이 너무 많으면 완료해야 할 작업이 더 많은 것처럼 느끼게 되어 Workfront 채택에 영향을 미칠 수 있습니다.

모범 사례

템플릿 작업에 작업 기간, 계획된 시간 및 전임 작업이 포함되어 있도록 합니다.

이유

기간, 계획된 시간, 전임 작업과 같은 세 가지가 프로젝트 타임라인의 구성 요소입니다. 이는 작업에 소요되는 시간과 작업을 완료해야 하는 시기를 아는 데 중요합니다. Workfront의 리소스 관리 도구 사용 기간 및 계획된 시간과 작업 역할 할당을 통해 리소스 용량, 가용성 등을 계산합니다.

기간 또는 계획된 시간을 처음으로 예측하는 방법을 잘 모를 경우 프로젝트 팀과 협력하여 몇 가지 초기 예측을 정의합니다. 템플릿을 사용한 후에는 프로젝트 팀과 다시 만나 템플릿을 더 정확하게 만들기 위해 변경할 수 있는 부분을 판단합니다. 사용자가 Workfront에서 시간을 로깅하는 경우 프로젝트의 계획된 시간을 실제 시간과 비교하여 조정이 필요한 부분을 확인할 수 있습니다.

모범 사례

프로젝트 세부 정보를 미리 구성하고 템플릿에 사용자 정의 양식을 첨부합니다.

이유

모든 프로젝트에 대한 표준 정보가 프로젝트 템플릿에 작성되어 있도록 해야 합니다. 이렇게 하면 프로젝트 만들기 속도를 높이는 데 도움이 될 뿐만 아니라 필요한 정보가 마련되어 있도록 하고 프로젝트 간에 일관성을 확보할 수 있습니다.

템플릿을 사용하여 요청을 프로젝트로 전환할 때 제출된 정보를 가져오려면 요청 사용자 정의 양식과 일치하는 프로젝트 사용자 정의 양식을 첨부합니다.

프로젝트 템플릿과 같은 오브젝트에 사용자 정의 양식을 첨부하는 방법에 대한 지침은 오브젝트에 사용자 정의 양식 첨부를 참조하십시오.

모범 사례

프로젝트 템플릿을 정기적으로 검토하고 업데이트합니다.

이유

프로세스와 팀이 변경되면 프로젝트 템플릿을 업데이트해야 합니다. 활발히 사용되고 있지 않은 템플릿이 무엇인지 점검하고 확인하기 위해 분기별처럼 정기적인 주기를 설정합니다. 이들 템플릿을 비활성화하여 여전히 Workfront에 남아 있지만 템플릿 선택 목록에는 나타나지 않도록 할 수 있습니다.

프로젝트 템플릿을 비활성화하는 방법에 대한 지침은 프로젝트 템플릿 비활성화를 참조하십시오.

모범 사례

템플릿을 확인하여, 템플릿을 공유하고 다른 사람들이 템플릿을 사용하기 전에 필요한 정보가 모두 있는지 확인합니다.

이유

템플릿은 프로젝트를 만드는 데 계속해서 사용되므로 모든 것이 적절하고 완벽하게 설정되었는지 확인해야 합니다. 이 부분이 확인되면 모든 프로젝트에서 일관성을 유지하고 정확한 보고 데이터를 확보할 수 있습니다.

기간 및 계획된 시간과 같은 작업 설정 외에도 템플릿을 공유하기 전에 검토해야 할 몇 가지 사항은 다음과 같습니다.

모범 사례

템플릿에서 “일정 모드” 옵션을 조정할 때 작업 제한을 검토하고 업데이트합니다.

이유

프로젝트에서 서로 다른 작업 제한을 혼합하면 계획 일자 계산 시 예상치 못한 혼란이 발생할 수 있습니다. 예를 들어 “일정 모드” 옵션에 대해 시작 일자를 선택하면 기본적으로 해당 프로젝트에서 만들어진 모든 작업에 ‘최대한 빨리’ 작업 제한이 할당됩니다. 나중에 “일정 모드” 옵션을 ‘완료 일자’로 전환하면 만들어진 모든 작업에 기본적으로 “최대한 빨리” 작업 제한이 적용됩니다. 이러한 각 제한이 있는 작업을 의도하지 않게 혼합하면 프로젝트 타임라인에서 계획된 일자가 혼동될 수 있습니다.

작업 제한 사항 및 이를 사용하는 방법을 더 잘 이해하려면 기기간 유형 및 작업 제한 사항의 이해 및 관리를 참조하십시오.

모범 사례

템플릿에서 프로젝트 팀을 확인하고 프로젝트에 참여하지 않을 사용자를 제거합니다.

이유

기존 프로젝트에서 템플릿을 만드는 중에 “할당 지우기” 옵션을 선택하지 않으면 Workfront는 “사용자” 섹션의 프로젝트에서 작업/문제가 할당된 사람들을 가져옵니다. 그리고 템플릿으로 작업할 때 이전에 작업이 할당된 사람을 제거하거나, 템플릿에서 본인이 직접 지정한 할당을 변경할 수도 있습니다.

이러한 모든 사용자는 프로젝트의 “사용자 및 일정” 섹션에서 프로젝트 팀의 일부로 나열됩니다. 결과적으로 해당 템플릿에서 만들어진 모든 프로젝트에 전파됩니다. 이는 해당 사용자에게 혼란을 줄 수 있는데, 프로젝트 팀원으로서 프로젝트 활동에 대한 알림을 받고, ‘내가 진행 중인 프로젝트’ 목록에서 프로젝트를 보고, 프로젝트 및 해당 작업, 문제 및 문서에 대한 권한을 얻게 되기 때문입니다.

프로젝트 템플릿에서 프로젝트 팀을 편집하는 방법에 대한 지침은 프로젝트 템플릿에서 프로젝트 팀 편집을 참조하십시오.