Best Practice – Projektvorlagen

Was ist eine „Best Practice“ für Adobe Workfront?

Best Practices sind Richtlinien, die eine effektive, effiziente Vorgehensweise darstellen, die von Ihnen und den Benutzenden in Ihrem Unternehmen leicht übernommen werden können und die sich in Ihrem Unternehmen erfolgreich wiederholen lassen.

Bei der Durchsicht dieser Empfehlungen sollten Sie bedenken, dass einige Best Practices von Workfront universell sind, während andere eher themenspezifisch sind. Verwenden Sie diese Best Practices als Rahmen, um die Einrichtung und Verwendung Ihrer Workfront-Systeme zu unterstützen.

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Wenn Sie durch diese Seite blättern, finden Sie zunächst eine allgemeine Liste aller Best Practices für das Thema. Auf diese Weise können Sie die Empfehlungen überprüfen, ohne sich mit den Details des „Warum“ vertraut zu machen.

Die Frage „Warum sind das Best Practices?“ nach der Übersichtsliste finden Sie weitere Details zu einigen der Best Practices und dazu, warum Prozesse, Werkzeuge usw. als solche angesehen werden und Sie sie in Ihrer Workfront-Instanz implementieren sollten.

Best Practices für Projektvorlagen

Warum sind das Best Practices?

Best Practice

Verwenden Sie Vorlagen beim Erstellen von Projekten.

Das sind die Gründe

Projektvorlagen nehmen Projekt-Managerinnen und -Managern (und anderen, die Projekte erstellen) das Rätselraten darüber ab, welche Aufgaben ein Projekt enthalten sollte, wie die Zeitleiste zu strukturieren ist usw. Vorlagen sind die effektivste Methode, um die Projekterstellung zu beschleunigen.

Das liegt vor allem daran, dass Vorlagen bei Projekten ähnlicher Art für Konsistenz sorgen, sodass Personen, Prozesse und Datenpunkte jedes Mal auf die gleiche Weise detailliert werden. Selbst Projekte mit kurzen Durchlaufzeiten (ein oder zwei Tage) und minimalen Aufgaben können von der Erstellung mit Projektvorlagen profitieren.

Diese projektübergreifende Konsistenz führt zu präziseren Daten, die bei der Entscheidungsfindung für Ihr Team, Ihre Abteilung und das gesamte Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.

Best Practice

Legen Sie eine Namenskonvention für Projektvorlagen fest.

Das sind die Gründe

Eine einheitliche Benennung erleichtert das Finden von Vorlagen. Dies hilft Projekt-Managerinnen und -Managern und anderen, die Projekte erstellen, dabei, die richtige Vorlage auszuwählen, wenn es über mehrere Teams oder Abteilungen hinweg ähnlich benannte Vorlagen gibt.

Best Practice

Legen Sie eine ausgewählte Benutzergruppe fest, die Projektvorlagen erstellen und aktualisieren kann.

Das sind die Gründe

Gut ausgearbeitete, konsistente Projektvorlagen sind der Schlüssel zu einem guten Arbeits-Management und einer genauen Berichterstellung. Schränken Sie die Anzahl der Benutzenden ein, die Vorlagen bearbeiten können, um versehentliche oder nicht genehmigte Änderungen zu vermeiden.

Best Practice

Verwenden Sie die Projektfreigabe in einer Projektvorlage, um automatisch Zugriff auf Projekte zu gewähren, die mit dieser Vorlage erstellt wurden.

Das sind die Gründe

Der Zugang zu bestimmten Projekten wird über das Projekt selbst gewährt. Wenn immer dieselbe Gruppe von Personen Zugriff auf Projekte benötigt, die mit einer bestimmten Vorlage erstellt wurden, fügen Sie sie unter der Option „Projektfreigabe“ zur Vorlage hinzu. Sie können den Zugriff auf Projekte nicht nur sofort nach ihrer Erstellung steuern, sondern es werden auch Skalierbarkeitsmaßnahmen optimiert, falls die Berechtigungen in Zukunft geändert werden müssen.

Anweisungen zum Freigeben von Projekten, die mit einer Vorlage erstellt wurden, finden Sie im Kapitel „Freigeben von Projekten, die mit einer Vorlage erstellt wurden“ unter Freigeben einer Projektvorlage.

Hinweis: Die Freigabe von Vorlagen ermöglicht den Zugriff auf die Vorlage selbst. Benutzende müssen mindestens über Ansichtsberechtigungen verfügen, um Projekte mit der Vorlage erstellen zu können.

Best Practice

Weisen Sie Aufgabengebiete Rollen oder Teams zu, nicht Einzelpersonen.

Das sind die Gründe

Wenn eine einzelne Person die Position wechselt oder das Unternehmen verlässt, müssen Sie die Projektvorlagen, die diese Person enthalten, manuell aktualisieren. Dies erfordert Zeit für einige System- oder Gruppen-Admins oder Verantwortliche im Projekt-Management.

Wenn Sie Aufgabengebiete oder Teams für Vorlagen verwenden, wirken sich Personaländerungen nicht direkt auf Ihre Projektvorlagen aus, da jede Person, der dieses Aufgabengebiet oder Team zugewiesen wurde, die Arbeit übernehmen könnte. So können Sie sicherstellen, dass keine Arbeit durch die Maschen schlüpft. Aufgabengebietszuweisungen vereinfachen auch die Zuweisung von Aufgaben an einzelne Benutzende, da Workfront Ihnen eine Liste der Personen anzeigen kann, denen dieses Aufgabengebiet zugewiesen wurde.

Darüber hinaus dienen Aufgabengebiete dazu, mithilfe der Ressourcenplanungs-Tools von Workfront die benötigten Ressourcen zu berechnen und die zukünftige Arbeit zu planen.

Best Practice

Vermeiden Sie es, bei der Erstellung von Aufgaben in einer Projektvorlage zu sehr ins Detail zu gehen. Begrenzen Sie die Anzahl der Aufgaben in einer Projektvorlage auf die Aufgaben, die zum Abschließen der Arbeit erforderlich sind.

Das sind die Gründe

Zu komplizierte Projektvorlagen führen zu einer schlechten Erfahrung für die Benutzenden – Beschäftigte in den Bereichen Projekt- und Ressourcen-Management, Team-Mitglieder und andere. Zu viele Aufgaben erschweren die Verwaltung der Projektzeitleiste mit überlappenden Aufgabenfristen und mehreren Aufgaben, die denselben Aufgabengebieten oder Einzelpersonen zugewiesen sind.

Best Practice

Verwenden Sie die Aufgabenbeschreibung, um die kleinen Schritte der Aufgabe zu erfassen, anstatt sie in mehrere Aufgaben zu unterteilen.

Das sind die Gründe

Wenn mehrere Aufgaben hintereinander dem gleichen Aufgabengebiet oder derselben Person zugewiesen sind, ist das ein Hinweis darauf, dass diese Aufgaben zusammengefasst werden könnten. Wenn einer Person zu viele Aufgaben zugewiesen werden, hat sie möglicherweise das Gefühl, mehr Arbeit erledigen zu müssen, was die Akzeptanz von Workfront beeinträchtigen kann.

Best Practice

Stellen Sie sicher, dass die Vorlagenaufgaben Aufgabendauer, geplante Stunden und Vorgänger enthalten.

Das sind die Gründe

Diese drei Dinge – Dauer, geplante Stunden und Vorgänger – sind die Bausteine der Zeitleiste für das Projekt. Sie sind wichtig, um zu wissen, wie lange die Arbeit dauern wird und bis wann sie fertiggestellt werden muss. Die Ressourcenmanagement-Tools von Workfront verwenden Zeiträume und geplante Stunden sowie Aufgabengebietzuweisungen, um Ressourcenkapazität, Verfügbarkeit und mehr zu berechnen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie die Dauer oder die geplanten Stunden zum ersten Mal schätzen sollen, arbeiten Sie mit dem Projekt-Team zusammen, um einige erste Schätzungen festzulegen. Sobald Sie die Vorlage verwendet haben, treffen Sie sich erneut mit dem Projekt-Team, um zu bestimmen, wo Änderungen vorgenommen werden könnten, um die Vorlage genauer zu machen. Wenn Benutzende die Zeit in Workfront protokollieren, können Sie die geplanten Stunden eines Projekts mit den tatsächlichen Stunden vergleichen, um zu sehen, wo Anpassungen erforderlich sind.

Best Practice

Vorkonfigurieren Sie die Projektdetails und fügen Sie der Vorlage benutzerdefinierte Formulare hinzu.

Das sind die Gründe

Vergewissern Sie sich, dass die für alle Projekte geltenden Standardinformationen in die Projektvorlage eingetragen sind. Dies beschleunigt nicht nur die Projekterstellung, sondern stellt auch sicher, dass die erforderlichen Informationen vorhanden und projektübergreifend konsistent sind.

Fügen Sie benutzerdefinierte Formulare für Projekte hinzu, die mit den benutzerdefinierten Formularen für Anfragen übereinstimmen, um die übermittelten Informationen bei der Konvertierung der Anfrage in ein Projekt mithilfe der Vorlage zu übernehmen.

Anweisungen, wie Sie ein benutzerdefiniertes Formular an ein Objekt wie eine Projektvorlage anhängen können, finden Sie unter Anhängen eines benutzerdefinierten Formulars an ein Objekt.

Best Practice

Prüfen und aktualisieren Sie die Projektvorlagen regelmäßig.

Das sind die Gründe

Wenn sich Prozesse und Teams ändern, sollten die Projektvorlagen aktualisiert werden. Legen Sie einen regelmäßigen Rhythmus fest, z. B. vierteljährlich, um zu überprüfen, welche Vorlagen nicht aktiv genutzt werden. Sie können diese deaktivieren, damit sie zwar noch in Workfront sind, aber nicht in den Vorlagenauswahllisten angezeigt werden.

Weitere Informationen zum Deaktivieren einer Projektvorlage finden Sie unter Deaktivieren einer Projektvorlage.

Best Practice

Überprüfen Sie Vorlagen, um sicherzustellen, dass sie alle erforderlichen Informationen beinhalten, bevor Sie sie freigeben und andere beginnen, sie zu verwenden.

Das sind die Gründe

Da die Vorlagen immer wieder für die Erstellung von Projekten verwendet werden, sollten Sie sicherstellen, dass alles richtig und vollständig eingerichtet ist. Dies führt zu Konsistenz aller Projekte und zu präzisen Daten für die Berichterstellung.

Neben Aufgabeneinstellungen wie Dauer und geplante Stunden sollten einige Aspekte vor der Freigabe von Vorlagen überprüft werden:

Best Practice

Wenn Sie die Option „Zeitplanmodus“ für eine Vorlage anpassen, überprüfen Sie die Aufgabenbeschränkungen und aktualisieren Sie sie.

Das sind die Gründe

Die Vermischung verschiedener Aufgabenbeschränkungen in einem Projekt kann zu unerwarteten und verwirrenden Planterminberechnungen führen. Wenn z. B. „Startdatum“ für die Option „Zeitplanmodus“ ausgewählt ist, wird allen in diesem Projekt erstellten Aufgaben standardmäßig die Aufgabenbeschränkung „So bald wie möglich“ zugewiesen. Wenn Sie später die Option „Zeitplanmodus“ auf „Fertigstellungsdatum“ umstellen, werden alle erstellten Aufgaben standardmäßig mit der Aufgabenbeschränkung „So spät wie möglich“ versehen. Eine unbeabsichtigte Mischung von Aufgaben mit diesen Beschränkungen kann dazu führen, dass geplante Zeitpunkte in Ihrer Projektzeitleiste durcheinander geraten.

Weitere Informationen finden Sie unter Verstehen und Verwalten von Dauertypen und Aufgabenbeschränkungen, um Aufgabenbeschränkungen besser zu verstehen und zu verwenden.

Best Practice

Überprüfen Sie das Projekt-Team auf der Vorlage und entfernen Sie Personen, die nicht an dem Projekt arbeiten werden.

Das sind die Gründe

Wenn Sie eine Vorlage aus einem bestehenden Projekt erstellen, übernimmt Workfront die Personen, die dem Projekt im Personenbereich zugewiesen waren, es sei denn, Sie wählen bei der Erstellung die Option „Zuweisungen löschen“. Und während Sie mit Ihrer Vorlage arbeiten, möchten Sie vielleicht diejenigen Personen entfernen, denen zuvor Arbeit zugewiesen wurde, oder eine Zuweisung ändern, die Sie selbst in der Vorlage vorgenommen haben.

Alle diese Personen werden als Teil des Projekt-Teams in den Abschnitten „Mitglieder“ und „Planung“ des Projekts aufgeführt. Infolgedessen werden sie auf alle Projekte übertragen, die mit dieser Vorlage erstellt werden. Dies könnte für die Person verwirrend sein, da sie als Teil des Projekt-Teams Benachrichtigungen über Aktivitäten im Projekt erhält, das Projekt in der Liste „Projekte, an denen ich mitarbeite“ sieht und Berechtigungen für das Projekt und seine Aufgaben, Probleme und Dokumente erhält.

Anweisungen, wie Sie das Projekt-Team in einer Projektvorlage bearbeiten können, finden Sie unter Bearbeiten des Projekt-Teams in einer Projektvorlage.