모범 사례 - 증명

Adobe Workfront “모범 사례”란 무엇입니까?

모범 사례는 효과적이고 효율적인 작업 과정을 나타내는 지침입니다. 사용자와 귀사의 사용자가 쉽게 채택할 수 있으며 조직 전체에서 복제할 수 있습니다.

이러한 권장 사항을 검토할 때 일부 Workfront 모범 사례는 보편적인 반면 다른 모범 사례는 주제에 더 구체적일 수 있음을 명심하십시오. Workfront 시스템을 올바르게 설정하고 사용하는 데 있어 이들 모범 사례를 프레임워크로 사용하십시오.

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이 페이지를 스크롤하면 먼저 해당 주제에 대한 모든 모범 사례의 상위 수준 목록을 찾을 수 있습니다. 이를 통해 “이유”에 대한 세부 사항을 자세히 살펴보지 않고도 권장 사항을 검토할 수 있습니다.

“이러한 모범 사례를 채택하는 이유는 무엇입니까?” 영역(상위 수준의 목록 뒤)에서는 일부 모범 사례와 프로세스 및 도구 등으로 간주되는 이유에 대한 자세한 설명이 나와 있으며, Workfront 인스턴스를 사용하여 구현하는 것을 고려해야 합니다.

Workfront 증명 모범 사례

이러한 모범 사례를 채택하는 이유는 무엇입니까?

모범 사례

증명 워크플로 템플릿을 만드는 데 시간을 할애합니다.

이유

템플릿은 증명 작성 및 할당 프로세스의 속도를 높이고 간소화할 뿐만 아니라 유사한 자산 유형의 증명 워크플로 전반에 걸쳐 일관성을 제공합니다. 또한 각 증명 수신자에게 적절한 증명 역할과 이메일 경고가 할당되고 기한이 설정되었는지 확인합니다.

모범 사례

Workfront 설정에서 “증명에 대한 댓글이 제시되면 Workfront에서 이메일 보내기” 설정을 비활성화합니다.

이유

이 설정이 활성화되면(기본적으로 활성화됨) 사용자는 증명 기능에서 하나, Workfront 자체에서 하나 등 증명에 대한 각 댓글에 대해 여러 이메일 알림을 받을 수 있습니다. 이러한 중복 알림은 이메일 알림 중단 및 혼란뿐만 아니라 전체 이메일 받은 편지함으로 이어져 궁극적으로는 사용자가 받은 증명 알림을 무시할 수 있습니다. 이로 인해 기한을 놓칠 수도 있습니다.

메모: 이 설정은 Workfront 메인 메뉴 > 설정 > 이메일 > 검토 및 승인에서 확인할 수 있습니다.

모범 사례

Workfront에서 “문서 증명을 여는 수신자가 아닌 사람의 역할” 설정에 대해 읽기 전용 또는 검토자만 사용합니다.

이유

이 설정에 대한 다른 옵션은 모두 증명 결정을 내려야 하며, 이 경우 증명 워크플로를 방해할 수 있습니다. 일반적으로 증명 워크플로에 추가되지 않은 사람은 증명을 보거나 댓글을 작성하기만 하면 되고 실제로 증명을 승인하지 않으므로 읽기 전용 또는 검토자 옵션이 가장 좋습니다.

메모: 이 설정은 Workfront 메인 메뉴 > 설정 > 검토 및 승인에서 확인할 수 있습니다.

모범 사례

사용자가 12시간 시계 형식으로 기한을 볼 수 있도록 증명 백엔드 설정을 조정합니다.

이유

기본값은 24시간 형식이므로 이에 익숙하지 않은 사람들에게는 혼란을 야기할 수 있습니다. 형식을 변경하려면 Workfront 메인 메뉴 > 증명 > 계정 설정 > 사용자로 이동하십시오. 사용자를 더블 클릭하여 선택한 다음 개인 설정 섹션에서 날짜 형식 필드를 편집합니다. 사용자를 변경하려면 한 번에 한 명씩 선택해야 합니다.

모범 사례

시스템 설정의 일부로 기본 증명 기한을 구성합니다.

이유

기본 증명 기한이 설정되어 있을 때(업로드 일자 + 영업일 x일) 증명 작성자가 기한을 추가하는 것을 잊은 경우 Workfront는 업로드된 모든 증명에 이 기한을 자동으로 적용합니다.

메모: 이 설정은 Workfront 메인 메뉴 > 증명 > 계정 설정 > 설정 > 증명 기본값 > 기한(+ 영업일) 필드로 이동하여 찾을 수 있습니다.

모범 사례

관련 없음 증명 결정 옵션을 숨깁니다.

이유

조직에서 관련 없음 옵션을 사용해야 하는 경우를 정의하지 않는 경우가 많기 때문에 이러한 결정 옵션은 종종 승인자 사이에 혼란을 일으킵니다. 관련 없음 옵션은 일반적으로 증명이 증명 수신자와 관련이 없으며, 승인 또는 거부 결정을 내릴 필요가 없음을 나타냅니다. 관련 없음을 선택하면 증명 워크플로를 계속할 수 있습니다.

관련 없음 옵션은 대부분의 증명 워크플로에서 필요하지 않습니다.

메모: 이 설정은 Workfront 메인 메뉴 > 증명 > 계정 설정 > 결정으로 이동하여 찾을 수 있습니다.

모범 사례

증명 설정에서 증명 결정 옵션을 재정렬하지 마십시오.

이유

재정렬할 경우 각 증명 결정 설정에는 증명 구성에 혼란을 줄 수 있는 특정 값/가중치가 있습니다. 결정 순서 및 값/가중치는 증명 단계 활성화 트리거 및 보고에 사용됩니다.

메모: 이 설정은 Workfront 메인 메뉴 > 증명 > 계정 설정 > 결정으로 이동하여 찾을 수 있습니다.

모범 사례

증명 역할 및 이메일 경고에 대한 사용자 기본값을 설정합니다.

이유

이러한 설정은 증명 워크플로를 할당하고 프로세스 속도를 높이며 증명 워크플로 전체의 일관성에 기여할 때 자동으로 채워집니다.

메모: 사용자 기본 설정은 Workfront 메인 메뉴 > 증명 > 계정 설정 > 사용자 > 기본값을 설정할 사용자를 선택하여 찾을 수 있습니다.

모범 사례

증명 작성자의 증명 역할을 검토자로 설정합니다.

이유

검토자 증명 역할은 증명 작성자가 댓글을 달고 다른 사람이 남긴 댓글에 액세스할 수 있도록 합니다. 대부분의 경우, 증명 작성자는 업로드한 증명에 대한 결정을 내릴 필요가 없습니다. 승인자, 검토자 및 승인자, 작성자 또는 중재자 증명 역할은 모두 결정을 내려야 합니다. 증명 작성자에게 이러한 증명 역할 중 하나가 할당되었지만 결정을 내리지 않으면 증명 기한에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

모범 사례

승인자 증명 역할을 사용하지 마십시오.

이유

승인자 증명 역할은 사용자가 이 증명에 대해 댓글을 다는 것을 허용하지 않습니다. 이로 인해 사용자가 댓글을 달 수 없기 때문에 어떠한 설명도 없이 증명을 거부하는 결과를 초래할 수 있습니다. 사용자가 피드백을 제공할 수 있도록 검토자 및 승인자 증명 역할을 대신 사용합니다.

모범 사례

모든 활동 증명 이메일 경고 옵션을 사용하지 마십시오.

이유

이 옵션은 댓글이 작성되고, 답글이 게시되고, 결정이 내려지는 등 증명과 관련된 일이 발생할 때마다 증명 이메일 알림을 보냅니다. 수신자는 본질적으로 발생하는 증명 활동을 보고 있습니다.

증명 소유자 및 작성자의 경우, 결정 이메일 알림은 다단계 증명 워크플로에 가장 적합하며 최종 결정은 단일 단계 워크플로에 가장 적합합니다. 일반적으로 다른 사람의 댓글이나 결정에 대한 알림을 받지 않으려는 경우(이 경우 요약 이메일 옵션 중 하나가 가장 적합할 수 있음)를 제외하고는 비활성화됨으로 설정할 수 있습니다.