모범 사례 - 타임라인 계획 및 관리

Adobe Workfront “모범 사례”란 무엇입니까?

모범 사례는 효과적이고 효율적인 작업 과정을 나타내는 지침입니다. 사용자와 귀사의 사용자가 쉽게 채택할 수 있으며 조직 전체에서 복제할 수 있습니다.

이러한 권장 사항을 검토할 때 일부 Workfront 모범 사례는 보편적인 반면 다른 모범 사례는 주제에 더 구체적일 수 있음을 명심하십시오. Workfront 시스템을 올바르게 설정하고 사용하는 데 있어 이들 모범 사례를 프레임워크로 사용하십시오.

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이 페이지를 스크롤하면 먼저 해당 주제에 대한 모든 모범 사례의 상위 수준 목록을 찾을 수 있습니다. 이를 통해 “이유”에 대한 세부 사항을 자세히 살펴보지 않고도 권장 사항을 검토할 수 있습니다.

“이러한 모범 사례를 채택하는 이유는 무엇입니까?” 영역(상위 수준의 목록 뒤)에서는 일부 모범 사례와 프로세스 및 도구 등으로 간주되는 이유에 대한 자세한 설명이 나와 있으며, Workfront 인스턴스를 사용하여 구현하는 것을 고려해야 합니다.

타임라인 계획 및 관리 모범 사례

이러한 모범 사례를 채택하는 이유는 무엇입니까?

모범 사례

완료된 모든 프로젝트에는 완료되었음을 나타내는 상태가 표시되어야 합니다.

이유

완료된 모든 프로젝트가 ‘완료’(또는 이에 상응하는) 상태인지 확인하면 Workfront 인스턴스가 깔끔한 최신 상태로 유지됩니다. 프로젝트 상태를 최신 상태로 유지하고 확실히 종료하면 사용자가 어떤 작업이 이미 완료되었는지 쉽게 알 수 있으므로 현재의 우선 순위에 집중할 수 있습니다. 또한 프로젝트, 작업, 리소스 등에 대한 보고서 데이터가 정확하게 유지됩니다.

모범 사례

프로젝트를 복사할 때 새 프로젝트의 상태를 ‘계획’으로 설정합니다.

이유

‘계획’ 상태(또는 이에 상응하는 상태)는 프로젝트가 준비되기 전에 할당, 타임라인 변경 등에 대한 Workfront 알림이 전송되는 것을 방지합니다. 프로젝트를 복사할 때 프로젝트 옵션이 있는 대화 상자가 나타납니다. 여기에서 상태를 변경한 후 다른 옵션을 조정하여 원본 프로젝트에서 복사된 버전으로 데이터가 복사되지 않도록 하십시오.

모범 사례

실제 시간과 계획된 시간을 비교할 수 있도록 사용자가 작업에 소요된 실제 시간을 기록하도록 합니다.

이유

작업에 소요되는 시간을 알면 프로젝트 템플릿을 업데이트하여 향후 프로젝트 계획의 정확도를 높일 수 있습니다. 또한 Workfront의 리소스 관리 도구를 사용한 리소스 예측이 더 정확해집니다.

모범 사례

특정 시작 및 완료 일자를 선택하는 대신 가능한 경우 작업 기간 및 전임 작업을 사용하여 프로젝트 타임라인을 작성하고 업데이트합니다.

이유

유연한 작업 제한(‘최대한 빨리’ 및 ‘최대한 늦게’)과 함께 기간 및 전임 작업을 사용하면 프로젝트 계획을 통해 “연쇄 적용되는” 자동 타임라인 일자 변경이 가능합니다. 예를 들어 작업 기간이 하루 증가하면 작업의 계획된 완료 일자가 변경되고, 다음 작업의 완료 일자도 변경됩니다.

작업에 대한 특정 시작 및 완료 일자를 선택하면 작업 제한이 일자를 “잠그는” 제한으로 변경됩니다(‘필수 시작 일자’, ‘필수 완료 일자’, ‘고정 일자’). 즉, 사용자가 일부 타임라인 일자를 수동으로 업데이트해야 합니다.

모범 사례

사용자에게 작업 상태, 완료율, 실제 시간을 매일(또는 매주 정해진 일정에 따라) 업데이트하도록 요청합니다.

이유

Workfront의 보고서는 Workfront에 입력된 데이터만큼만 정확합니다. 상태 및 완료율과 같은 작업 진행률을 나타내는 정보를 정기적으로 업데이트하지 않으면 작업 진행률을 보여 주는 보고서의 정확성이 떨어집니다. 매일 업데이트하면 실시간 보고 데이터의 정확도가 가장 높아집니다.

작업 상태는 이전 작업이 완료되고 새 작업을 시작할 수 있는 시기를 사용자에게 알리는 역할도 합니다. 작업 항목의 실제 진행 상황을 반영하여 작업 상태를 변경하지 않으면 Workfront에서 적절한 알림을 보낼 수 없습니다.

모범 사례

변경 사항이 있을 때 알림이 자동으로 전송되지 않도록 프로젝트 계획을 업데이트할 때 프로젝트 상태를 ‘계획’으로 설정합니다.

이유

프로젝트 계획을 변경하면 작업 할당, 계획된 시작 및 완료 일자, 기타 설정이 변경됨에 따라 여러 알림이 생성될 수 있습니다. 이는 사용자에게 지장이 될 수 있으며 적절한 할당, 기한 등에 대해 혼란을 줄 수 있습니다.

‘계획’ 상태에서는 프로젝트 계획이 아직 개발 중이거나 프로젝트가 준비되지 않았기 때문에 Workfront에서 프로젝트 팀원(작업/문제를 할당받은 사용자 또는 프로젝트에 액세스할 수 있는 이외의 사람)에게 프로젝트에 대한 알림을 보내지 않습니다. 변경이 완료된 후 프로젝트 상태를 다시 ‘현재’로 변경하면 알림이 전송됩니다. 이 프로세스를 따르면 사용자가 받는 알림의 양을 최소화하는 데 도움이 됩니다.

모범 사례

프로젝트에서 작업이 할당되지 않은 사용자를 프로젝트 팀에서 제거합니다.

이유

누군가에게 프로젝트의 작업이나 문제를 할당하면 프로젝트의 ‘일정 및 사용자’ 섹션에 있는 프로젝트 팀 목록에 해당 사용자가 추가됩니다. 그러나 이 사용자는 할당에서 제거하더라도 프로젝트 팀 목록에 남아 있습니다. 이는 해당 사용자에게 혼란을 줄 수 있는데, 프로젝트 팀원으로서 프로젝트 활동에 대한 알림을 받고 ‘내가 진행 중인 프로젝트’ 목록에서 프로젝트를 보게 되기 때문입니다.

또한 프로젝트 팀원은 프로젝트와 작업, 문제 및 문서에 대한 권한을 얻습니다. 이로 인해 사용자가 Workfront에서 필요하지 않거나 보유해서는 안 되는 항목에 액세스할 수 있게 됩니다.

모범 사례

주로 데이터를 보고자 Workfront를 사용하는 사용자를 위해 왼쪽 패널 메뉴 상단에 ‘프로젝트 지표’를 배치합니다.

이유

프로젝트를 관리하거나 작업 할당을 이행하지 않는 대부분의 리더, 경영진 및 기타 사용자는 프로젝트를 처음 열 때 이 수준의 프로젝트 지표가 표시되는 것을 선호하는 경우가 많습니다. 레이아웃 템플릿을 사용하여 ‘프로젝트 지표’를 프로젝트 페이지의 왼쪽 패널 메뉴 상단으로 이동하여 사용자에게 더 잘 보이고 쉽게 액세스 가능하도록 하십시오.