最佳实践 - 验证

什么是 Adobe Workfront 的“最佳实践”？

最佳实践是代表有效、高效行动方针的指南；您和您公司的用户很容易采用；并且可以在您的组织中成功复制的实践。

当您查看这些建议时，请记住，一些 Workfront 最佳实践是通用的，而其他最佳实践可能更特定于相关主题。使用这些最佳实践作为框架来帮助指导您对 Workfront 系统的设置和使用。

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当您滚动浏览此页面时，首先您将找到该主题的所有最佳实践的概括列表。通过该列表，您可以查看建议，而无需深入了解有关“原因”的细节。

“这些为什么是最佳实践？”概括列表后面的区域提供了一些最佳实践的更多详细信息以及为什么将它们视为应考虑使用 Workfront 实例实施的流程、工具等。

有关 Workfront 中验证功能的最佳实践

这些为什么是最佳实践？

最佳实践

请花些时间创建验证工作流模板。

原因如下

模板不仅可以加快和简化验证的创建和分配过程，而且还可以在整个验证工作流中使类似类型的资源保持一致。它们还可确保为每个验证收件人分配适当的验证角色和电子邮件提醒，并且还可确保设置截止日期。

最佳实践

在 Workfront 设置中禁用“对校样发表注释时从 Workfront 发送电子邮件”设置。

原因如下

启用此设置后（默认启用），用户可能会针对验证的每条评论收到多封电子邮件通知——一封来自验证功能，一封来自 Workfront 本身。这些重复的通知会导致电子邮件通知受到干扰并出现混乱，并且可能会堵塞电子邮件收件箱，最终可能会导致用户忽略他们收到的验证通知。而这可能会意味着错过最后期限。

注释：此设置可在 Workfront 主菜单 > 设置 > 电子邮件 > 审核及审批中找到。

最佳实践

对于 Workfront 中的“打开文档验证的非收件人的角色”设置，仅使用“只读”或“审核人”。

原因如下

此设置的其他选项都需要作出验证决策，而这可能会破坏您的验证工作流。通常情况下，未添加到验证工作流的人员只需要查看验证或发表评论，而不需要实际审批验证，因此“只读”或“审核人”选项是您的最佳选择。

注释：此设置可在 Workfront 主菜单 > 设置 > 审核及审批中找到。

最佳实践

调整验证后端设置，以便用户看到 12 小时制格式的截止日期。

原因如下

默认是 24 小时制，这可能会让不熟悉的人感到困惑。要更改格式，请转到 Workfront 主菜单 > 校对 > 帐户设置 > 用户。双击选择一个用户，然后在个人设置分区中编辑日期格式字段。您需要一次选择一个用户来更改它们。

最佳实践

作为系统设置的一部分设立默认的验证期限。

原因如下

设置默认验证截止日期后（上传日期 + x 个工作日），如果验证创建者忘记添加截止日期，则 Workfront 会自动将此截止日期应用于上传的每个验证。

注释：可通过前往 Workfront 主菜单 > 验证 > 帐户设置 > 设置 > 验证默认值 > 截止日期（+ 工作日）字段找到此设置。

最佳实践

隐藏不相关验证决策选项。

原因如下

此决策选项通常会导致审批人感到困惑，因为组织通常不会定义何时应使用“不相关”选项。“不相关”选项通常表示该验证与验证收件人不相关，并且他们不需要作出审批或拒绝的决策。通过选择“不相关”，可以继续进行验证工作流。

大多数验证工作流中均不需要“不相关”选项。

注释：可通过转至 Workfront 主菜单 > 验证 > 帐户设置 > 决策来找到此设置。

最佳实践

请勿在验证设置中重新排序验证决策选项。

原因如下

每个验证决策设置都有一个特定的值/权重，如果重新排序，这可能会混淆验证配置。决策顺序和值/权重可用作验证阶段激活触发器，并且也可以在报告中使用。

注释：可通过转至 Workfront 主菜单 > 验证 > 帐户设置 > 决策来找到此设置。

最佳实践

设置验证角色和电子邮件提醒的用户默认值。

原因如下

分配验证工作流时，这些设置会自动填充，从而加快流程，并有助于保持整个验证工作流中的一致性。

注释：通过转至 Workfront 主菜单 > 验证 > 帐户设置 > 用户 > 并选择要设置默认值的用户，可以找到用户默认设置。

最佳实践

将验证创建者的验证角色设置为审核人。

原因如下

审核人验证角色可确保验证创建者能够发表评论并访问其他人留下的评论。大多数时候，验证创建者不需要对他们上传的验证作出决策。审批人、审核人及审批人、作者或主持人验证角色都需要作出决策。如果验证创建者分配获得这些验证角色中的一个但从未作出决策，这可能会对满足验证截止日期产生不利影响。

最佳实践

避免使用“审批人”验证角色。

原因如下

审批人验证角色不允许用户对此验证发表评论。这可能会导致用户拒绝验证，而不做任何解释，因为他们无法发表评论。请改用审核人及审批人验证角色，以便用户可以提供反馈。

最佳实践

避免使用“所有活动”验证电子邮件提醒选项。

原因如下

每当验证出现任何情况时（作出评论、发布回复、作出决策等），此选项都会发送验证电子邮件通知。收件人实质上会实时看到验证活动。

对于验证所有者和创建者来说，“决策”电子邮件提醒最适合多阶段验证工作流，而“最终决策”则最适合单阶段工作流。一般来说，可以将其他人都设置为“禁用”，除非他们希望收到其他人作出评论或决策的通知（在这种情况下，选择摘要电子邮件选项中的一个可能效果最好）。