모범 사례 - 조직 단위

Adobe Workfront “모범 사례”란 무엇입니까?

모범 사례는 효과적이고 효율적인 작업 과정을 나타내는 지침입니다. 사용자와 귀사의 사용자가 쉽게 채택할 수 있으며 조직 전체에서 복제할 수 있습니다.

이러한 권장 사항을 검토할 때 일부 Workfront 모범 사례는 보편적인 반면 다른 모범 사례는 주제에 더 구체적일 수 있음을 명심하십시오. Workfront 시스템을 올바르게 설정하고 사용하는 데 있어 이들 모범 사례를 프레임워크로 사용하십시오.

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이 페이지를 스크롤하면 먼저 해당 주제에 대한 모든 모범 사례의 상위 수준 목록을 찾을 수 있습니다. 이를 통해 “이유”에 대한 세부 사항을 자세히 살펴보지 않고도 권장 사항을 검토할 수 있습니다.

“이러한 모범 사례를 채택하는 이유는 무엇입니까?” 영역(상위 수준의 목록 뒤)에서는 일부 모범 사례와 프로세스 및 도구 등으로 간주되는 이유에 대한 자세한 설명이 나와 있으며, Workfront 인스턴스를 사용하여 구현하는 것을 고려해야 합니다.

조직 단위 모범 사례

이러한 모범 사례를 채택하는 이유는 무엇입니까?

모범 사례

Workfront에서 조직 단위를 설정하기 전에 주요 보고 카테고리 및 요구 사항을 확인합니다.

이유

찾고 있는 지표 및 Workfront 내에서 수집하려는 사용자와 작업에 대한 정보를 알면 이러한 요구 사항을 충족하는 조직 구성 단위를 빌드하는 데 집중할 수 있습니다.

모범 사례

기존 Workfront 조직 구조를 주기적으로 평가하여 요구 사항을 충족하는지 확인합니다.

이유

조직이 성장하거나 조직 내에서 Workfront가 확장됨에 따라 프로세스의 효율성과 사용자가 작업과 관련된 방식을 개선할 수 있는 새롭고 다양한 방법을 찾을 수 있습니다. 따라서 조직 단위의 구성 방식을 주기적으로 평가하면 해당 구조가 여전히 작동하는지 또는 업데이트가 필요한지 알 수 있습니다.

모범 사례

사용자 기반을 분기별로 또는 최소 6개월마다 감사합니다.

이유

시간이 지남에 따라 조직에서 Workfront를 사용하고 도구 사용을 늘리면 정보가 시스템에 축적됩니다. 여기에는 사용자 수, 사용된 라이선스 수, 생성된 회사, 그룹 또는 팀 수 등이 포함됩니다.

시간이 지남에 따라 조직도 변화를 겪을 수 있습니다. 예를 들어 지난 분기에 부서 구조 조정이 있었습니다. 또는 일부 직원이 다른 기회를 찾기로 결정했을 수도 있습니다. 이는 Workfront에 라이선스를 사용하는 사용자가 있고, 리소스 예측이나 작업 할당에 영향을 줄 수 있는 팀이나 그룹의 격차가 있을 수 있음을 의미합니다.

Workfront에서 조직 단위 및 사용자에 대한 분기별 감사를 수행하는 것은 시스템 운영을 원활하고 효율적으로 유지하는 데 중요합니다. 또한 Workfront 활용도가 꾸준하거나 증가하고 직원들이 지속적인 작업 관리를 위해 이메일이나 스프레드시트가 아닌 Workfront를 사용하고 있는지 확인하기에 좋은 시기입니다.

모범 사례

그룹 관리자가 될 사용자를 확인하고 교육합니다.

이유

Adobe Workfront 및 해당 그룹이 시스템을 사용하는 방법을 잘 이해하고 그룹 관리자 역할에 전념할 시간이 있는 사람을 선택합니다.

그룹 관리자는 자신이 관리하는 그룹 및 하위 그룹에 대한 상태를 설정하거나 프로젝트 환경 설정을 수정하거나 타임시트 프로필을 만들 수 있습니다. 또한 그룹 사용자를 관리하고, 액세스 수준을 조정하고, 레이아웃 템플릿을 할당할 수 있습니다.

이를 통해 시스템 관리자는 Workfront의 일상적인 설정 및 유지 관리에서 벗어날 수 있습니다. 또한 Workfront의 다른 그룹을 방해하지 않고 각 그룹이 자체 설정 및 작동 환경 설정을 더 잘 제어할 수 있습니다.

모범 사례

일반적으로 내부 사용자에게는 하나의 회사만 필요합니다.

이유

Workfront 회사는 비즈니스 영역뿐만 아니라 전체 조직을 위한 회사여야 합니다. 내부 사용자를 다른 회사로 분할하면 Workfront에서 작업할 수 있는 권한에 문제가 발생할 수 있습니다. Workfront 그룹은 내부 사용자를 구성하는 기본 방법입니다.

모범 사례

Workfront 인스턴스에서 추적하거나 인스턴스에 대한 로그인 권한이 필요한 외부 클라이언트 또는 공급업체를 위한 회사를 만듭니다.

이유

외부 공급업체가 있는 회사를 만들면 해당 공급업체가 Workfront에서 빌드 중인 콘텐츠 또는 제품의 진행 상황을 검토하는 동시에 시스템에 있는 동안 액세스를 제한할 수 있습니다.

Workfront 액세스는 공급업체 회사의 사용자에게 할당된 오브젝트 공유 및 액세스 수준의 조합으로 권한이 부여됩니다. 예를 들어 이러한 사용자가 자신의 회사에 있는 사람만 볼 수 있도록 제한을 설정하거나 요청 대기열 및 요청과 같은 특정 항목에 대한 권한을 부여하여 특정 회사의 사용자만 볼 수 있도록 할 수 있습니다. 이렇게 하면 Workfront에 보관하는 정보의 개인 정보를 보호할 수 있습니다.

모범 사례

Workfront 그룹을 최소화하고 조직 부서와 연관시킵니다.

이유

그룹은 주로 Workfront에서 작업을 관리하는 부서에 필요합니다. 예를 들어 마케팅 부서에는 자체 그룹이 필요할 수 있지만, 작업을 요청하기 위해 Workfront에만 있는 다른 부서의 사용자는 기본 그룹에 배치할 수 있습니다.

모범 사례

그룹을 사용하여 부서 구조를 나타내고 팀을 사용하여 작업 구조를 나타냅니다.

이유

홈 그룹은 사용자와 프로젝트 모두의 필수 필드입니다. 이렇게 하면 사용자와 사용자가 관련된 높은 수준의 작업을 구성하고 보고할 수 있습니다.

그러나 프로젝트 작업을 통해 또는 요청 대기열을 통해 여러 사람에게 할당하는 경우에는 팀에만 할당할 수 있습니다.

모범 사례

그룹 관리자를 활용하여 시스템 관리자가 사용자 및 설정을 관리하도록 지원합니다.

이유

시스템 관리자는 전역 시스템 설정을 포함하여 Workfront의 모든 항목에 액세스할 수 있습니다. 그룹 관리자가 액세스할 수 있는 설정은 시스템 관리자가 제어하며 해당 특정 그룹에만 적용됩니다.

그룹 관리자가 있으면 시스템 관리자가 많은 책임을 위임할 수 있으므로, Workfront의 일상적인 유지 관리가 아니라 전체적인 항목에 집중할 수 있습니다. 그룹 관리자는 그룹의 요구 사항을 보다 쉽게 파악하여 사용자에게 더 나은 서비스를 제공할 수 있습니다.

모범 사례

그룹 관리자가 자신의 하위 그룹을 만들 수 있도록 허용합니다.

이유

그룹 관리자는 자신의 하위 그룹을 만들고 관리할 수 있습니다. 시스템 관리자가 하위 그룹을 만들 수 있지만, 이를 그룹 관리자에게 위임하면 시간을 매우 단축할 수 있습니다. 또한 그룹 관리자가 그룹 및 하위 그룹의 요구 사항과 작업 흐름에 더 익숙해지므로 그룹 구성원에게 더 나은 Workfront 환경을 제공할 수 있습니다.

모범 사례

홈 팀에 레이아웃 템플릿을 할당합니다.

이유

작업과 관련하여 팀이 협력하고 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 즉, 동일한 보고서와 도구에 더 쉽게 액세스할 수 있습니다. 레이아웃 템플릿을 사용하면 해당 환경을 만들고 팀이 이미 가지고 있는 프로세스를 개선하거나 향상할 수 있습니다.

모범 사례

더 큰 조직 단위를 사용하여 사람들과 항목을 공유합니다.

이유

Workfront에서 항목(프로젝트, 보고서 등)을 공유할 때 그룹 및 팀과 같은 더 큰 조직 단위를 사용하여선택한 사용자 집합과 동시에 빠르고 쉽게 오브젝트를 공유할 수 있습니다. 개별 사용자의 이름을 공유 창에 추가하는 것은 번거롭고 시간이 많이 소요될 수 있습니다.

이렇게 하면 항목에 대한 공유를 더 쉽게 유지할 수 있습니다. Workfront에서 팀원이 업데이트되면 항목의 공유 권한이 자동으로 업데이트되어 새 팀원에게 항목에 대한 액세스 권한이 부여되고 이전 팀원의 액세스 권한이 제거됩니다.