모범 사례 - 라이선스 및 액세스 수준

Adobe Workfront “모범 사례”란 무엇입니까?

모범 사례는 효과적이고 효율적인 작업 과정을 나타내는 지침입니다. 사용자와 귀사의 사용자가 쉽게 채택할 수 있으며 조직 전체에서 복제할 수 있습니다.

이러한 권장 사항을 검토할 때 일부 Workfront 모범 사례는 보편적인 반면 다른 모범 사례는 주제에 더 구체적일 수 있음을 명심하십시오. Workfront 시스템을 올바르게 설정하고 사용하는 데 있어 이들 모범 사례를 프레임워크로 사용하십시오.

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이 페이지를 스크롤하면 먼저 해당 주제에 대한 모든 모범 사례의 상위 수준 목록을 찾을 수 있습니다. 이를 통해 “이유”에 대한 세부 사항을 자세히 살펴보지 않고도 권장 사항을 검토할 수 있습니다.

“이러한 모범 사례를 채택하는 이유는 무엇입니까?” 영역(상위 수준의 목록 뒤)에서는 일부 모범 사례와 프로세스 및 도구 등으로 간주되는 이유에 대한 자세한 설명이 나와 있으며, Workfront 인스턴스를 사용하여 구현하는 것을 고려해야 합니다.

라이선스 및 액세스 수준 모범 사례

이러한 모범 사례를 채택하는 이유는 무엇입니까?

모범 사례

액세스 수준을 설정할 때 사용자를 위해 더 낮은 액세스부터 시작합니다.

이유

작업을 수행하는 데 필요한 최소한의 액세스 권한으로 사용자를 시작합니다. 액세스 권한이 부족하여 작업을 수행할 수 없는 사용자는 일반적으로 추가 액세스 권한을 요청합니다. 사용자에게 너무 많은 액세스 권한을 바로 부여하면 보안 문제가 발생할 수 있습니다. 또한 액세스 권한을 박탈하는 편보다 사용자에게 더 많은 액세스 권한을 부여하는 편이 항상 더 좋습니다.

모범 사례

‘검토’ 및 ‘요청’ 라이선스를 할당할 때 흔히 기본적으로 ‘검토’로 지정되는데, 이 라이선스가 사용자에게 Adobe Workfront에서 더 많은 권한을 제공하기 때문입니다.

이유

‘검토’ 및 ‘요청’ 라이선스 모두 Workfront에서 무제한의 사용자에게 할당할 수 있지만 ‘요청’ 라이선스는 사실상 요청을 만들고 업데이트하는 선으로 제한됩니다. ‘검토’ 라이선스는 ‘요청’ 라이선스보다 프로젝트 및 작업에 더 많이 액세스할 수 있을 뿐만 아니라 포트폴리오 및 프로그램 보기, 문서 편집, 리소스 관리 도구 액세스도 가능합니다.

모범 사례

사용자가 시스템 전체를 공유할 수 있어야 하는 특별한 이유가 없는 한 모든 액세스 수준의 각 오브젝트에서 “시스템 전체 공유” 확인란을 선택 취소합니다.

이유

오브젝트 시스템 전체 공유는 흔히 특정 사용자가 Workfront에서 항목을 볼 수 있도록 하는 버팀목 역할을 합니다. 이러한 상황은 Workfront 그룹 구조가 미흡하거나 공유 권한이 완전히 이해되지 않은 경우에 발생합니다. 항목이 시스템 전체에서 공유되면 모든 사람이 공유된 항목을 볼 수 있습니다. 시스템에 보관되는 정보 유형에 따라 개인 정보 보호 문제가 발생할 수 있습니다.

예를 들어 Workfront 내부의 여러 공급업체와 협력하여 진행 상황을 확인하고 승인을 제공하는 등의 경우가 있습니다. “시스템 전체 공유” 확인란이 옵션이면 이를 선택하거나 기본값으로 설정하여 모든 공급업체가 정보를 사용할 수 있도록 할 수 있습니다.

옵션을 아예 선택 취소하면 공유 권한이 있는 사용자가 오브젝트를 공유할 특정 사람(회사, 그룹 또는 팀)을 결정해야 하도록 설정할 수 있습니다.

모범 사례

액세스 수준의 ‘추가 제한 설정’에서 “사용자가 댓글을 삭제하는 것을 허용하지 않음” 설정을 활성화하는 것을 고려합니다.

이유

이 옵션을 활성화하면 이전 커뮤니케이션이 Workfront에서 제거되지 않습니다. 일부 조직에서는 감사 목적으로 전체 댓글 기록을 보관해야 합니다.

모범 사례

그룹 관리자를 위해 시스템 관리자 수를 제한합니다.

이유

시스템 관리자는 전역 시스템 설정을 포함하여 Workfront의 모든 항목에 액세스할 수 있습니다. 그룹 관리자가 액세스할 수 있는 설정은 시스템 관리자가 제어하며 해당 특정 그룹에만 적용됩니다.

그룹 관리자가 있으면 시스템 관리자가 많은 책임을 위임할 수 있으므로, Workfront의 일상적인 유지 관리가 아니라 전체적인 항목에 집중할 수 있습니다. 그룹 관리자는 그룹의 요구 사항을 보다 쉽게 파악하여 사용자에게 더 나은 서비스를 제공할 수 있습니다.

모범 사례

처음부터 새 액세스 수준을 만드는 대신 기존 액세스 수준을 복사하고 수정합니다.

이유

기존 액세스 수준을 복사하면 새 액세스 수준에 대해 일관된 기반이 제공되므로 초기 설정이 동일합니다. 또한 시스템 관리자가 처음부터 액세스 수준을 완전히 설정할 필요가 없기 때문에 시간이 절약됩니다.

모범 사례

‘설명’ 상자에 각 액세스 수준이 수행할 수 있는 작업을 문서화합니다.

이유

각 오브젝트 유형에 대한 설정을 나열하는 설명을 통해 자세히 설명하십시오. 이렇게 하면 현재와 미래의 시스템 관리자가 설정을 검토하기 위해 액세스 수준 자체를 상세히 확인할 필요 없이 각 액세스 수준의 역할을 정확히 알 수 있습니다.

또한 보고서에서 액세스 수준을 볼 때 액세스 수준끼리 더 쉽게 비교할 수 있습니다. 설명 필드를 보기에 빠르게 추가하여 서로 다른 점과 여러 액세스 수준이 만들어진 이유를 빠르게 확인할 수 있습니다.

모범 사례

자신에게 작업 목표를 달성하는 데 필요한 액세스 수준만 부여합니다. 시스템에서 대다수 사용자의 요구를 충족하는 4~5가 이상적입니다.

이유

액세스 수준을 통해, Workfront 오브젝트가 사용자와 공유될 때 사용자가 편집, 삭제 등에 필요한 권한을 보유하게 됩니다. 개별 항목에 대한 공유를 더 구체적으로 구성할 수 있으므로 액세스 수준을 더 일반적으로 만들 수 있습니다.

또한 액세스 수준이 적으면 시스템을 복잡하지 않은 상태로 유지 관리하고 전략을 구현하는 것이 더 쉬워지므로 사람들이 회사에 합류하거나 부서를 전환할 때 온보딩을 더 빠르게 진행할 수 있습니다.

모범 사례

최소 두 명의 사용자에게 전역 시스템 관리자 액세스 수준을 할당합니다.

이유

Workfront가 현재의 방식으로 구성된 이유, Workfront를 관리/유지 관리하는 방법 및 사용자를 지원하는 방법을 한 명 이상이 이해하고 있어야 합니다. 한 사람이 부재 중이거나, 조직을 떠나거나, 바쁜 경우에도 시스템을 성공적으로 관리할 수 있는 정보와 지식을 가진 다른 사람이 존재하게 됩니다.

모범 사례

액세스 수준에서 기능을 제거하는 대신 공유를 통해 사용자가 Workfront 항목으로 수행할 수 있는 작업을 제한합니다.

이유

액세스 수준은 사용자가 전역 수준에서 특정 항목으로 수행할 수 있는 작업을 제어합니다. 각 프로젝트, 작업, 포트폴리오, 문서 등에 대한 공유 권한은 개별 사용자가 해당 특정 항목으로 수행할 수 있는 작업을 제어합니다. 특정 액세스 수준을 보유한 모든 사람의 기능을 제거하는 대신 특정 항목에 대한 공유 권한을 미세 조정하여 사용자의 제어 능력을 제한할 수 있습니다.