ベストプラクティス - プルーフ

Adobe Workfront の「ベストプラクティス」とは

ベストプラクティスは、効果的で効率的な一連の行動を表すガイドラインです。お客様や会社のユーザーが簡単に採用でき、組織全体で正常に複製することができます。

これらのレコメンデーションを確認する際は、Workfront のベストプラクティスには普遍的なものもあれば、トピックに特化したものもあることにご留意ください。これらのベストプラクティスは、Workfront システムの設定や使用の指針となるフレームワークとしてご活用ください。

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このページをスクロールすると、最初にトピックに関するすべてのベストプラクティスの概要リストが表示されます。これにより、「理由」の詳細に踏み込まなくても、レコメンデーションを確認することができます。

「これらがベストプラクティスである理由」概要リストの後にあるエリアでは、ベストプラクティスの数例と、これがプロセスやツールなどとみなされる理由についてより詳細に説明しています。Workfront インスタンスでの実装を検討する必要があります。

Workfront でのプルーフのベストプラクティス

これらがベストプラクティスである理由

ベストプラクティス

時間をかけてプルーフワークフローテンプレートを作成します。

その理由は次のとおりです。

テンプレートは、プルーフの作成と割り当てプロセスを迅速かつ効率化するだけでなく、類似したタイプのアセットのプルーフワークフロー全体で一貫性を提供します。また、各プルーフ受信者に適切なプルーフの役割とメールアラートが割り当てられ、期限が設定されていることも確認します。

ベストプラクティス

Workfront 設定の「プルーフにコメントが作成されたら Workfront からメールを送信する」設定を無効にします。

その理由は次のとおりです。

この設定が有効になっている場合（デフォルトでは有効）、ユーザーはプルーフに関するコメントごとに複数のメール通知（1 つはプルーフ機能から、もう 1 つは Workfront 自体から）を受信する可能性があります。このように通知が重複すると、メール通知の中断と混乱や、メールのインボックスがいっぱいになることにつながり、最終的にユーザーが受信したプルーフ通知を無視してしまい、期限を見逃してしまう可能性があります。

メモ：この設定は、Workfront メインメニュー／設定／メール／レビューと承認にあります。

ベストプラクティス

Workfront の「ドキュメントプルーフを開く非受信者の役割」設定には、読み取り専用またはレビュアーのみを使用します。

その理由は次のとおりです。

この設定の他のオプションはすべて、プルーフ決定を行う必要があり、スローによってプルーフワークフローに影響を与える可能性があります。一般に、プルーフワークフローに追加されていない人物は、プルーフを実際に承認する必要はなく、プルーフを表示したりコメントを付けたりするだけなので、「読み取り専用」または「レビュアー」オプションが最適です。

メモ：この設定は、Workfront メインメニュー／設定／レビューと承認にあります。

ベストプラクティス

プルーフバックエンドの設定を調整して、期限が 12 時間形式で表示されるようにします。

その理由は次のとおりです。

デフォルトは 24 時間形式なので、この時間形式に慣れていないユーザーにとっては混乱を招く可能性があります。形式を変更するには、Workfront のメインメニュー／プルーフ／アカウント設定／ユーザーに移動します。ユーザーをダブルクリックして選択し、「個人用設定」セクションの日付形式フィールドを編集します。設定を変更するには、各ユーザーを一度に 1 人ずつ選択する必要があります。

ベストプラクティス

システム設定の一部として、デフォルトのプルーフの期限を指定します。

その理由は次のとおりです。

デフォルトのプルーフの期限が設定されていると（アップロードの日付 + x 営業日）、プルーフの作成者が期限を追加しなかった場合に、Workfront がアップロードされたすべてのプルーフに対してこの期限を自動的に適用します。

メモ：この設定は、Workfront のメインメニュー／プルーフ／アカウント設定／設定／プルーフのデフォルト／期限（+ 営業日）フィールドに移動すると見つかります。

ベストプラクティス

「関係なし」プルーフ決定オプションを非表示にします。

その理由は次のとおりです。

「関係なし」オプションを使用するタイミングを組織が定義していない場合が多いので、この決定オプションは往々にして、承認者の間で混乱を引き起こします。「関係なし」オプションは、通常、そのプルーフがプルーフの受信者には関係がなく、承認または却下の決定を行う必要がないことを示します。「関係なし」を選択することで、プルーフのワークフローを続行できます。

「関係なし」オプションは、ほとんどのプルーフのワークフローでは必要ありません。

メモ：この設定は、Workfront のメインメニュー／プルーフ／アカウント設定／決定に移動すると見つかります。

ベストプラクティス

プルーフ設定でプルーフ決定オプションを並べ替えないようにします。

その理由は次のとおりです。

プルーフ決定の各設定には特定の値や重み付けがあり、並べ替えを変更した場合、プルーフの設定に混乱を招く可能性があります。決定の順序や値／重み付けは、プルーフのステージのアクティベーショントリガーとして、また、レポートで使用されます。

メモ：この設定は、Workfront のメインメニュー／プルーフ／アカウント設定／決定に移動すると見つかります。

ベストプラクティス

プルーフの役割とメールアラートに対するユーザーのデフォルトを設定します。

その理由は次のとおりです。

これらの設定は、プルーフのワークフローを割り当てる際に自動的に入力されるため、プロセスが迅速化され、プルーフのワークフロー間の一貫性につながります。

メモ：ユーザーのデフォルト設定は、Workfront のメインメニュー／プルーフ／アカウント設定／ユーザーに移動すると見つかるので、そこでデフォルトを設定するユーザーを選択します。

ベストプラクティス

プルーフ作成者のプルーフの役割を、レビュアーとして設定します。

その理由は次のとおりです。

レビュアーのプルーフの役割に設定することで、プルーフの作成者は、コメントの作成および他のユーザーが残したコメントへのアクセスが可能になります。ほとんどの場合、プルーフの作成者は、アップロードしたプルーフについて決定を下すことは求められません。承認者、レビュアー兼承認者、作成者、またはモデレーターのプルーフの役割はいずれも、決定を行う必要があります。プルーフの作成者にこれらのプルーフの役割のいずれかが割り当てられ、しかし決定がいつまでも行われない場合、プルーフの期限に悪影響を与える可能性があります。

ベストプラクティス

承認者プルーフの役割の使用を避けます。

その理由は次のとおりです。

承認者のプルーフの役割では、ユーザーはこのプルーフに対してコメントを作成できません。すると、コメントを作成できなかったことが理由で、何の説明もなく、ユーザーがプルーフを却下するという結果につながる可能性があります。代わりに、レビュアー兼承認者のプルーフの役割を使用すると、ユーザーがフィードバックを提供できるようになります。

ベストプラクティス

「すべてのアクティビティ」プルーフメールアラートオプションを避けます。

その理由は次のとおりです。

このオプションは、コメントが作成された場合や、返信が投稿された場合、決定が行われた場合など、プルーフで何かが発生するたびに、プルーフのメール通知を送信します。受信者は基本的に、何かが発生するとプルーフのアクティビティを確認します。

プルーフの所有者や作成者には、「決定」のメールアラートが複数ステージのプルーフのワークフローに最適で、「最終決定」は単一ステージのワークフローに最適です。通常、コメントや決定を行う他のユーザーについての通知を希望している場合を除き、他のユーザーは全員「無効」に設定できます（この場合、概要メールオプションのいずれかが最適な場合があります）。