最佳实践 - 项目模板

什么是 Adobe Workfront 的“最佳实践”？

最佳实践是代表有效、高效行动方针的指南；您和您公司的用户很容易采用；并且可以在您的组织中成功复制的实践。

当您查看这些建议时，请记住，一些 Workfront 最佳实践是通用的，而其他最佳实践可能更特定于相关主题。使用这些最佳实践作为框架来帮助指导您对 Workfront 系统的设置和使用。

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当您滚动浏览此页面时，首先您将找到该主题的所有最佳实践的概括列表。通过该列表，您可以查看建议，而无需深入了解有关“原因”的细节。

“这些为什么是最佳实践？”概括列表后面的区域提供了一些最佳实践的更多详细信息以及为什么将它们视为应考虑使用 Workfront 实例实施的流程、工具等。

项目模板最佳实践

这些为什么是最佳实践？

最佳实践

创建项目时使用模板。

原因如下

有了项目模板，项目经理（和其他创建项目的人）便不用对项目应包含哪些任务、如何构建时间线等进行猜测。模板是加速项目创建的最有效方法。

模板有助于在类似类型的项目之间提供一致性，以便每次都以相同的方式详细说明人员、流程和数据点，这一点很重要。对于使用项目模板创建的项目，即使是快速周转（一两天）和任务很少的项目也可以从这种创建方法中受益。

项目之间的这种一致性会带来更准确的数据，这在为您的团队、部门和整个组织作出决策时至关重要。

最佳实践

建立项目模板的命名约定。

原因如下

一致的命名使模板更容易找到。当多个团队或部门存在类似名称的模板时，这还可以帮助项目经理和其他创建项目的人员选择正确的模板。

最佳实践

建立一组可以创建和更新项目模板的精选用户。

原因如下

拥有精心构建、一致的项目模板是良好工作管理和准确报告的关键。限制可以编辑模板的用户数量，以避免出现意外或未经审批的更改。

最佳实践

在项目模板上使用项目共享功能可自动授予对使用该模板创建的项目的访问权限。

原因如下

对特定项目的访问权限是通过项目本身授予的。如果同一组人员始终需要访问使用特定模板创建的项目，请将他们添加到模板上的“项目共享”选项下。您不仅可以在项目创建后立即控制对项目的访问，而且如果将来需要更改权限，这还可以简化可扩展性工作。

有关如何共享使用模板创建的项目的说明，请参阅共享项目模板中标记为“如何共享使用模板创建的项目”的章节。

注释：模板共享可授予对模板本身的访问权限。用户必须至少具有查看权限才能使用模板创建项目。

最佳实践

将工作角色或团队分配给任务，而不是个人。

原因如下

当单个用户更改职位或离开组织时，您必须手动更新包含该人员的项目模板。对于系统或组管理员或项目经理来说，这十分耗时。

如果您在模板上使用工作角色或团队，人员配置更改不会对您的项目模板产生直接影响，因为分配有该工作角色或该团队的任何人都可以分配获得该工作。这有助于确保工作不会被遗漏。工作角色分配还会使向各个用户分配工作变得更加容易，因为 Workfront 可以向您显示分配了该工作角色的人员列表。

此外，Workfront 的资源规划工具使用工作角色来帮助您计算所需的资源并规划未来的工作。

最佳实践

在项目模板中创建任务时避免过于细化。将项目模板中的任务数量限制为完成工作所需的数量。

原因如下

过于复杂的项目模板会给用户（项目经理、资源管理者、团队成员等）带来不良的体验。太多的任务会使得项目时间线难以管理，任务截止日期重叠，并且多个任务会分配给相同的工作角色或个人。

最佳实践

使用任务描述来捕获任务的小步骤，而不是将其分解为多个任务。

原因如下

如果连续的多个任务被分配给同一工作角色/个人，则表明这些任务可以合并。向用户分配太多任务可能会让他们感觉有更多工作需要完成，这可能会影响 Workfront 的采用。

最佳实践

确保模板任务包括任务持续时间、规划小时数和前置任务。

原因如下

这三个方面——持续时间、规划小时数和前置时间——是项目时间线的组成部分。这些是了解工作需要多长时间以及何时需要完成的关键。Workfront 的资源管理工具使用持续时间和规划小时数，以及工作角色分配，可用来计算资源产能、可用性等。

如果您不确定第一次如何估计持续时间或规划小时数，请与项目团队合作定义一些初始估计值。使用模板后，再次与项目团队会面，以确定可以进行哪些更改来使模板更加准确。如果用户在 Workfront 中记录时间，您可以将项目的规划小时数与实际小时数进行比较，以了解哪些地方需要调整。

最佳实践

预先配置项目详细信息，并在模板上附加自定义表单。

原因如下

确保在项目模板上填写所有项目的标准信息。这不仅有助于加快项目创建速度，还能确保具备必要的信息并且能够在项目之间保持一致。

当使用模板将请求转化为项目时，附加与请求自定义表单匹配的项目自定义表单，以提取提交的信息。

有关如何将自定义表单附加到项目模板等对象的说明，请参阅将自定义表单附加到对象。

最佳实践

定期审查和更新项目模板。

原因如下

随着流程和团队的变化，应该对项目模板进行更新。建立定期的节奏（例如每季度一次）来检查并查看哪些模板没有得到积极使用。您可以停用这些模板，这样它们会在 Workfront 中保留，但不会出现在模板选择列表中。

有关如何停用项目模板的说明，请参阅停用项目模板。

最佳实践

在您共享模板并且其他人开始使用模板之前，请检查模板以确保它们具有所有需要的信息。

原因如下

由于模板会被一次又一次地用于制作项目，因此您需要确保所有内容都设置正确且完整。这可以实现所有项目的一致性，并可带来准确的报告数据。

除了持续时间和规划小时数等任务设置之外，在共享模板之前需要检查的一些事项包括：

最佳实践

当您调整模板上的“计划模式”选项时，请检查并更新任务限制。

原因如下

在项目中混合不同的任务限制可能会导致意外且混乱的规划日期计算。例如，当为“计划模式”选项选择“开始日期”时，默认情况下，会为该项目中创建的任何任务分配“尽快”的任务限制。如果您稍后将“计划模式”选项切换为“完成日期”，则默认情况下所创建的任何任务都具有“尽可能晚”的任务限制。无意中将带有这些限制的任务混合在一起可能会导致人们混淆项目时间线中的规划日期。

要更好地了解任务限制以及如何使用它们，请参阅了解和管理持续时间类型和任务限制。

最佳实践

检查模板上的项目团队并删除不会为该项目工作的用户。

原因如下

当您从现有项目创建模板时，除非您在创建过程中选择“清除分配”选项，否则 Workfront 会在“人员”部分中引入在项目中分配到任务/问题的人员。当您使用模板时，建议您删除之前分配获得任务的这些人员，或更改您自己在模板上所做的分配。

所有这些用户都会在项目的“人员”和“计划”部分中列为项目团队的一部分。因此，他们会被传递至从该模板创建的所有项目。这可能会导致用户感到困惑，因为作为项目团队的一部分，他们会收到有关项目活动的通知，在“我所在的项目”列表中看到该项目，并获得对该项目及其任务、问题和文档的访问权限。

有关如何在项目模板中编辑项目团队的说明，请参阅在项目模板中编辑项目团队。