ベストプラクティス - プロジェクトテンプレート
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Adobe Workfront の「ベストプラクティス」とは
ベストプラクティスは、効果的で効率的な一連の行動を表すガイドラインです。お客様や会社のユーザーが簡単に採用でき、組織全体で正常に複製することができます。
これらのレコメンデーションを確認する際は、Workfront のベストプラクティスには普遍的なものもあれば、トピックに特化したものもあることにご留意ください。これらのベストプラクティスは、Workfront システムの設定や使用の指針となるフレームワークとしてご活用ください。
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このページをスクロールすると、最初にトピックに関するすべてのベストプラクティスの概要リストが表示されます。これにより、「理由」の詳細に踏み込まなくても、レコメンデーションを確認することができます。
「これらがベストプラクティスである理由」概要リストの後にあるエリアでは、ベストプラクティスの数例と、これがプロセスやツールなどとみなされる理由についてより詳細に説明しています。Workfront インスタンスでの実装を検討する必要があります。
プロジェクトテンプレートのベストプラクティス
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プロジェクトを作成する際には、テンプレートを使用します。
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プロジェクトテンプレートの命名規則を確立します。
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プロジェクトテンプレートを作成および更新できる特定のユーザーグループを設定します。
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プロジェクトテンプレートでプロジェクト共有を使用して、そのテンプレートで作成されたプロジェクトへのアクセスを自動的に許可します。
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個人ではなく、担当業務またはチームをタスクに割り当てます。
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プロジェクトテンプレートでタスクを作成する際は、細分化しすぎないようにします。プロジェクトテンプレート内のタスク数を、作業の完了に必要な範囲に制限します。
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タスクを複数に分割するのではなく、タスクの説明を使用してタスクの詳細な手順を記録します。
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テンプレートタスクには、タスクの期間、予定時間数および先行タスクを必ず含めるようにします。
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プロジェクト詳細を事前設定し、カスタムフォームをテンプレートに添付します。
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プロジェクトテンプレートを定期的に確認および更新します。
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テンプレートに必要な情報がすべて含まれていることを確認してから他のユーザーと共有し、使用を開始します。
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テンプレートの「スケジュールの基点」オプションを調整する際は、タスクの制約を確認および更新します。
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テンプレートのプロジェクトチームを確認し、プロジェクトに関連付けられることのないユーザーを削除します。
これらがベストプラクティスである理由
ベストプラクティス
プロジェクトを作成する際には、テンプレートを使用します。
その理由は次のとおりです。
プロジェクトテンプレートは、プロジェクトにどのようなタスクを含めるべきか、タイムラインをどのように構築すべきかなどのプロジェクトマネージャー(およびプロジェクトを作成する他のユーザー)によくある疑問を解消します。テンプレートは、プロジェクトの作成速度を上げる最も効果的な方法です。
重要なのは、テンプレートを使用すると同じタイプのプロジェクトを一貫した手順で進めることができ、メンバー、プロセス、データポイントに関する記録を常に同じ方法で詳細に残すことができるという点です。短期間(1 日または 2 日)で完了する、タスクが最小限のプロジェクトに関しても、プロジェクトテンプレートを使用するメリットがあります。
プロジェクト間でこのような一貫性を保つことで、チーム、部門、組織全体での意思決定に欠かせない、より正確なデータを得ることができます。
ベストプラクティス
プロジェクトテンプレートの命名規則を確立します。
その理由は次のとおりです。
一貫した名前を付けると、テンプレートを見つけやすくなります。また、複数のチームや部門で同じ名前のテンプレートが使用されている場合、プロジェクトマネージャーやプロジェクトを作成する他のユーザーが適切なテンプレートを選択できるようになります。
ベストプラクティス
プロジェクトテンプレートを作成および更新できる特定のユーザーグループを設定します。
その理由は次のとおりです。
適切に作成された、一貫性のあるプロジェクトテンプレートを使用することが、適切な作業管理と正確なレポーティングの鍵となります。テンプレートを編集できるユーザー数を制限して、誤った変更や未承認の変更を防ぎます。
ベストプラクティス
プロジェクトテンプレートでプロジェクト共有を使用して、そのテンプレートで作成されたプロジェクトへのアクセスを自動的に許可します。
その理由は次のとおりです。
特定のプロジェクトへのアクセスは、そのプロジェクトを通じて許可されます。同じグループのユーザーが特定のテンプレートで作成されたプロジェクトに常にアクセスする必要がある場合は、テンプレートの「プロジェクト共有」オプションに該当するグループを追加します。これにより、プロジェクトを作成してすぐにプロジェクトのアクセス権限を制御できるだけでなく、今後権限を変更する必要性が生じた場合にスケーラビリティの取り組みを簡素化できます。
テンプレートを使用して作成したプロジェクトを共有する方法については、プロジェクトテンプレートの共有の「テンプレートを使用して作成したプロジェクトを共有する方法」の章を参照してください。
メモ:テンプレートを共有すると、テンプレート自体へのアクセスが許可されます。テンプレートを使用してプロジェクトを作成するには、そのユーザーが少なくとも表示権限を持っている必要があります。
ベストプラクティス
個人ではなく、担当業務またはチームをタスクに割り当てます。
その理由は次のとおりです。
個々のユーザーの役職が変わったり、ユーザーが組織を離れたりした場合は、そのユーザーを含むプロジェクトテンプレートを手動で更新する必要があります。この作業にはシステム管理者、グループ管理者またはプロジェクトマネージャーの一部が関与し、時間がかかります。
テンプレートで担当業務またはチームを使用する場合、その担当業務またはそのチームに割り当てられているユーザーであれば誰でも作業を割り当てることができるので、人材の配置の変更はプロジェクトテンプレートに直接影響しません。これは、作業漏れを防ぐのに役立ちます。また、Workfront ではその担当業務が割り当てられているユーザーのリストを表示できるので、担当業務の割り当てにより、個々のユーザーへの作業の割り当ても容易になります。
また、Workfront のリソース計画ツールでは、担当業務を使用して、必要なリソースの計算や将来の作業の計画を立てることができます。
ベストプラクティス
プロジェクトテンプレートでタスクを作成する際は、細分化しすぎないようにします。プロジェクトテンプレート内のタスク数を、作業の完了に必要な範囲に制限します。
その理由は次のとおりです。
複雑すぎるプロジェクトテンプレートは、ユーザー(プロジェクトマネージャー、リソースマネージャー、チームメンバーなど)のエクスペリエンスが低下します。タスクが多すぎると、タスクの期限が重複したり、同じ役割または個人に複数のタスクが割り当てられたりして、プロジェクトのタイムラインを管理しにくくなります。
ベストプラクティス
タスクを複数に分割するのではなく、タスクの説明を使用してタスクの詳細な手順を記録します。
その理由は次のとおりです。
連続した複数のタスクが同じ担当業務/個人に割り当てられている場合は、それらのタスクを組み合わせることができます。ユーザーに割り当てられたタスクが多すぎると、完了すべき作業がまだあると感じられ、Workfront の導入に影響を与える可能性があります。
ベストプラクティス
テンプレートタスクには、タスクの期間、予定時間数および先行タスクを必ず含めるようにします。
その理由は次のとおりです。
期間、予定時間数、先行タスクの 3 つは、プロジェクトのタイムラインの構成要素です。これらは、作業にかかる時間と完了すべきタイミングを知るための鍵です。Workfront のリソース管理ツールは、期間と予定時間数、および担当業務の割り当てを使用して、リソースのキャパシティや可用性などを計算します。
期間や予定時間数を見積もるのが初めてで方法がわからない場合は、プロジェクトチームに依頼して初期見積もりを定義してください。テンプレートを使用したら、プロジェクトチームに再度連絡し、テンプレートをより正確にするための変更箇所を判断します。ユーザーが Workfront で時間を記録している場合は、プロジェクトの予定時間数と実際の時間数を比較して、調整が必要な場所を確認できます。
ベストプラクティス
プロジェクト詳細を事前設定し、カスタムフォームをテンプレートに添付します。
その理由は次のとおりです。
すべてのプロジェクトに標準的な情報が、プロジェクトテンプレートに入力されていることを確認します。これにより、プロジェクトの作成が迅速化されるだけでなく、必要な情報が確実に存在し、プロジェクト間で一貫性を保てるようになります。
テンプレートを使用してリクエストをプロジェクトに変換する際に、リクエストのカスタムフォームに一致するプロジェクトカスタムフォームを添付して、送信された情報を取り込みます。
プロジェクトテンプレートなどのオブジェクトにカスタムフォームを添付する方法については、カスタムフォームのオブジェクトへの添付を参照してください。
ベストプラクティス
プロジェクトテンプレートを定期的に確認および更新します。
その理由は次のとおりです。
プロセスやチームが変更されたら、プロジェクトテンプレートを更新する必要があります。定期的に(四半期など)、あまり活用されていないテンプレートを確認する手順を確立します。これらを非アクティブ化すると、Workfront には残りますが、テンプレート選択リストには表示されなくなります。
プロジェクトテンプレートの非アクティブ化方法については、プロジェクトテンプレートの非アクティブ化を参照してください。
ベストプラクティス
テンプレートに必要な情報がすべて含まれていることを確認してから他のユーザーと共有し、使用を開始します。
その理由は次のとおりです。
テンプレートはプロジェクトの作成に何度も使用されるので、適切かつ完全に設定されていることを確認する必要があります。これにより、すべてのプロジェクトで一貫性が保たれ、レポート用の正確なデータが得られます。
期間や予定時間数などのタスク設定に加えて、テンプレートを共有する前に確認すべき事項を以下に示します。
- スケジュールの基点設定
- タスクの制約
- プロジェクト所有者、スポンサー、グループ、会社
- ポートフォリオとプログラム
- マイルストーンパスと手順
- 承認プロセス
- プロジェクトでタスクを割り当てたユーザーが、プロジェクトへの投稿アクセス権を持っていることを確認してください
- リソース プール
- リマインダ通知
- スケジュール
- 通貨設定(該当する場合)
- 標準ドキュメントを添付
- 必要なカスタムフォームを添付
- プロジェクトチームに余分なユーザーが割り当てられていないことを確認します
ベストプラクティス
テンプレートの「スケジュールモード」オプションを調整する際は、タスクの制約を確認および更新します。
その理由は次のとおりです。
1 つのプロジェクトで様々なタスク制約を組み合わせると、予定日の計算で予期しない結果になったり、混乱を招いたりする可能性があります。例えば、「スケジュールモード」オプションで「開始日」を選択すると、そのプロジェクトで作成されたタスクには、デフォルトで「できるだけ早く」というタスク制約が割り当てられます。後で「スケジュールモード」オプションを「完了日」に切り替えると、作成したタスクにはデフォルトで「できるだけ遅く」タスク制約が設定されます。意図しないタスクの組み合わせとこれらの制約が混在すると、プロジェクトタイムラインの予定日が混乱する可能性があります。
タスクの制約とその使用方法について詳しくは、期間のタイプとタスクの制約の理解と管理を参照してください。
ベストプラクティス
テンプレートのプロジェクトチームを確認し、プロジェクトで作業しないユーザーを削除します。
その理由は次のとおりです。
既存のプロジェクトからテンプレートを作成する場合、作成時に「割り当てのクリア」オプションを選択しない限り、Workfront はプロジェクトでタスク/イシューを割り当てられたユーザーを「ユーザー」セクションに引き継ぎます。また、テンプレートを使用して作業しているときに、以前に作業を割り当てられたユーザーを削除したり、テンプレートで自分で行った割り当てを変更したりできます。
これらのユーザーはすべて、プロジェクトチームの一部として、プロジェクトの「ユーザー」セクションと「スケジュール」セクションに表示されます。その結果、そのテンプレートから作成されるすべてのプロジェクトに反映されます。プロジェクトチームの一員として、プロジェクトのアクティビティに関する通知を受け取り、「自分が参加するプロジェクト」リストのプロジェクトを参照し、プロジェクトとそのタスク、イシュー、ドキュメントへのアクセス許可を取得するので、これによりユーザーが混乱する可能性があります。
プロジェクトテンプレートでのプロジェクトチームの編集方法については、プロジェクトテンプレートでのプロジェクトチームの編集を参照してください。